(最新)档案管理制度汇编细则.doc

— PAGE 2 — 第 PAGE 1 页 共 NUMPAGES 60 页 ********有限公司 **内字〔2012〕25号 关于印发《****有限公司 档案管理制度汇编》（修订）的通知 各部门（所）： 《*****有限公司档案管理制度汇编》（修订）业经公司研究同意，现印发给你们，请认真遵照执行。 本管理制度汇编已包含2012年1月5日颁发的《装饰工程档案管理办法》。该办法中的《项目档案报审表》（编号CB-05-1至CB-05-4）取代程序文件中的《竣工工程资料归档记录表》（编号：CB-05）。各部门移交工程、设计、软装项目档案使用CB-05-1至CB-05-3这三种表格，各部门移交工程、设计、软装以外的各类档案，使用CB-05-4表格。如该办法与本汇编有冲突之处，以本汇编为准。 同时，2000年8月颁发的《********有限公装饰公司档案管理制度汇编》即日起废止。 特此通知。 二〇一二年七月十六日 *********有限公司 档案管理制度汇编（修订） 一、总则 （一） 为加强本公司档案工作业务建设，实现档案工作制度化、规范化、科学化，更有效地为公司管理工作服务，根据《企业档案工作规范》（DA/T 42-2009）及《广州市执行归档文件整理规则实施细则》，结合公司实际情况，制定本办法。 （二）本公司的档案是完整地、系统地反映本公司各项工作和经营活动的真实记录，是考查和研究公司历史的重要依据。各部门在工作和业务经营活动中形成的装饰工程、设备、基建、科研、文书、声像、人员、会计、实物档案等均须由公司综合档案室集中统一管理，不得分散保存，以维护公司档案的完整与安全。 二、档案机构及其职责 （一） 本公司设置综合档案室，配备专职档案人员，归口由公司综合部管理。由主管综合部工作的公司领导分管，日常工作由综合部负责人领导。业务上接受越秀地产档案管理部门的监督和指导。 （二）公司档案室的基本职责： 1、组织实施党和国家关于档案工作的有关方针、政策、法规和档案管理部门制订的有关规定、办法、细则。 2、制订本公司档案工作的规定、管理办法和计划等。 3、在统一领导、分级管理的原则下，根据本专业的管理要求，对档案材料的积累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导。 4、负责对本公司形成的各门类档案实行综合管理，积极提供利用。 5、办理领导交办的其他有关档案业务工作。 三、各部门设立兼职档案员，其主要职责是： 1、认真执行本公司档案工作的规章制度，主动向综合档案室反映档案工作情况，积极配合其开展工作，并接受综合档案室的监督、指导和检查。 2、根据本公司《各部门归档范围明细表》，负责做好本部门档案材料的收集整理工作，并在规定期限内向综合档案室移交，确保本公司档案的完整、真实和安全。 3、配合公司综合档案室做好档案的鉴定、销毁工作。 三、档案的接收与整理 （一） 建立、健全归档制度。凡在本公司工作活动中形成的具有保存价值的文件材料（包括0装饰工程、1设备仪器、2基建、3科研、4、文书档案、5声像档案、6人员档案、7会计档案、8实物档案），应定期交档案室归档。 （二） 档案综合管理范围及归档时间： 1、装饰工程，是反映本公司承包装饰工程的真实记录，包括工程、设计、软装，是本公司档案的重要组成部分。 （1）委托书、主合同、投标文件、接洽记录等文件，在主合同签订后一个月内，完成归档。 （2）软装、施工项目在工程竣工后三个月内归档。设计项目，图纸提交完毕后两个月内归档。在该规定的时间内未完成的经济性文件、项目核算表及项目竣工后与业主、施工单位的往来文件，在文件完成后一个月内归档。 2、设备仪器类，包括在全公司范围内使用的，具有参考价值的设备说明书、图纸、合格证、保修卡、安装证明等成套材料（每种型号设备只归档一套材料）。由主管部门积累、预立卷，在设备投入使用后3个月内交公司档案室整理、归档。 3、基建档案，指本公司自有物业产生的工程项目（含办公场地装修、改造等工程）从立项至竣工所形成的文字、图表材料。工程部在项目竣工验收后收集、整理、立卷，并在工程竣工验收后3个月内交公司档案室归档。 4、科研类，是指承接集团科研项目的记录文件。研究课题在鉴定验收后两个月内归档。暂不申报或中断、停止的研究课题，在课题结束或中断、停止后两个月内归档。 5、文书档案,包括公司上级下发的、公司内部各部门在各项工作中形成的、具有保存价值的文字材料。属本公司发文的，经办公自动化流程办结后，由发文部门内勤将两份纸质正文连同公司领导签名的呈批表一起及时送综合部归档；属外单位来文的，综合部收到后呈领导审批，通过电脑