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对档案管理信息化思考 　　【摘 要】互联网的飞速发展对科技、经济和人类社会的进步产生了极其深远的影响。随着计算机信息技术的发展，各种高效扫描设备及各种数字技术的应用，使我国的办公自动化水平大大提高，多媒体技术在档案部门的应用，也使得传统的档案管理模式受到挑战。本文针对档案管理信息化的基本内涵以及档案管理信息化进程中应该注意的问题进行了详细论述。 　　【关键词】互联网；标准化；数字化；参与程度；规划 　　一、建立档案管理信息系统的必要性 　　当今的世界，在现代数字通信和计算机技术的支持下，人们利用互联网，实现了信息交流和信息共享。国际互联网的飞速发展将对科技、经济和人类社会的进步产生极其深远的影响。随着计算机信息技术的发展，各种高效扫描设备及各种数字技术的应用，使我国的办公自动化水平大大提高，多媒体技术在档案部门的应用，也使得传统的档案管理模式受到挑战。 　　如何全方位、多角度、高质量、高效率地揭示档案信息的内容及特征，方便、快捷地为利用者提供服务将成为档案工作者迫切追求的目标。档案作为真实的历史记录，是大量历史文件的汇总，是比较浩大而复杂的一种本源信息系统，因而其管理水平的高低直接影响档案价值实现的程度。因此必须进一步提高档案的科学管理水平，加速档案的现代化管理，以适应信息时代对档案工作提出的新的要求。 　　二、如何实现我国档案管理信息化 　　我认为档案管理信息化的基本内涵应包括三方面：档案信息管理标准化、档案信息存储数字化和档案信息利用网络化，以下将分别说明。 　　1.档案信息管理标准化 　　档案信息管理标准化是指在实现档案实体管理逐步转向信息管理的过程中所必须依赖的业务规范和技术标准。这些规范和标准应该由档案行政管理部门统一制定、颁布、施行。在我国档案管理信息化过程中，一个难以解决的问题就是：管理体制、管理方式不同，难于实现标准化。由于档案自身的复杂性，我国政府的档案管理体系亦比较复杂，分散管理是其突出特点。除中央、地方档案馆外，各政府机构亦管理着相当有年头的档案，有的甚至保??着大量建国初期的档案。由于多头管理，各有政策，造成了管理标准化的困难。所以，指定统一的业务规范和技术标准是实现档案信息化的前提和基础，也是必须首先解决的重要问题。档案信息管理标准化的主要包括档案信息采集标准化、档案信息存贮标准化、档案信息管理标准化、档案信息网络标准化、档案信息管理软件标准化等五个方面的内容。 　　档案信息采集标准化要求档案信息在著录与标引时，要严格按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、1999年修订的国家档案局发布的《档案著录规则》、以及其他相关的法规进行。但是，目前的标准仅仅规范信息著录项目而末进一步规范著录项目的数据格式，从而导致档案信息采集时互不一致而影响了数据关系；另一方面，由于信息采集标准随意更改，致使档案信息无法集中和交流。由此可见，制定一个全国统一的档案信息采集标准势在必行。档案信息存贮标准化是指在将档案信息全文转化为数字信息进行存贮时，所应该采取的标准。档案信息存储的数字化意味着档案的载体材料和记录方式有了巨大的变化，是对传统档案存储方式的根本变革。数字档案是利用计算机，通过输入、扫描等方式，将单纯的文字载体变成数字信息，存储在计算机中。与传统档案资料相比，数字档案更易于保存、查询、修改、并且可以通过互联网快速传递，档案存储数字化大大提高档案的利用率，并降低了档案管理的成本。但是，这也提出了一个问题，那就是必须有一个全国统一的存储标准，如果在存储过程中随心所欲，那么就打大降低了档案所反映信息的价值，会造成档案管理工作的混乱。档案信息管理与档案实体管理的明显区别在于信息载体的特殊性，需要由档案行政管理部门研制定有关标准，如电子文件归档管理标等。网络必须分出层次，以决定利用档案信息的范围。网络信息和网络体系结构都需要标准化，二者统一才能使网络信息快速、准确地传输和使用。档案信息管理软件标准化，主要体现在应用软件的通用性和统一性两个方面。近几年，电子归档系统得到逐步开发应用。一批优秀的档案计算机管理系统被推广应用。在档案工作中起着越来越重要的作用。但是，电子文件归档系统的开发应用目前还处在初级阶段，各项功能还有待完善。而且标准化问题在档案软件越发体现出来，从目前已开发的电子归档管理软件看，无论在设计思想还是在具体运用上，尚缺乏明确统一的规范标准，与文档实践工作还存在脱节的地方。因此，制定明确统一的电子文件归档管理规范标准应迅速提上议事日程，否则会造成更加混乱的问题。 　　2.档案信息存储数字化 　　主要包括三个方面的内容：档案目录数字化、档案编研成果数字化、档案全文数字化，其中档案全文数字化是档案数字化的核心问题。 　　3.档案信息利用网络化 　　二十一世纪人类已经