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浅谈提高地质档案管理工作重要性及方法 　　摘要：良好的档案管理工作是集收集、整理、鉴定、存储、统计为一体的，要想使这些职能的重要基础工作得以使用必须提供接入服务。在加强地质档案的安全保卫工作中，它不但要有效地发挥作用，并且还要能保证国家安全机密问题不泄露，这方面具有重要的现实意义。 　　关键词：地质档案；勘查单位；档案管理 　　中图分类号：G275 文献标识码：A 文章编号：1009-2374（2013）36-0084-02 　　国土资源部的信息载体是地质档案的有效管理，是我们了解、学习地球资源保护和合理利用的重要基础。地质数据被广泛应用于地球科学研究、矿产资源的勘探和开采、地质环境保护、防灾减灾和经济与社会的发展等方面的建设。随着中国经济的发展和社会的不断进步对地质数据的需求越来越大，地质数据的重要性也日益增加。因此充分发挥地质档案管理具有非常重要的意义。 　　1 建立完善的管理体系 　　随着中国经济的发展，要求地质记录管理是一个系统的工程，必须有完善的管理制度来约束。要做好地质管理记录，就必须建立健全一套和实际相适应的管理制度。将地质档案管理纳入日常的工作中，并根据单位实际情况制定一些相关的管理制度。在使用过程之中去完善管理体系，使地质档案能够得到高效的利用和管理，以确保其保密性。在数据的收集、归档、转让、使用等方面，都应该考虑到地质档案关于安全性和保密性的问题。 　　档案管理要求必须在规定的时限内提出申请归档和转移。这种做法的目的是单位在项目完成后，由项目团队指定专人收集数据，系统整理后由负责审查的人准备转会名单给该项目签约。签约后及时向记录部门转让，部门建档根据地质学的有关规定，统一卷宗归档，以提高综合档案在传输过程中的工作效率，其移交内容包括纸质文件和电子文件等。根据地质条件和文件归档项目组的相关质量评估，确保地质档案文件信息及时提出。 　　工作人员可根据不同借阅人需要利用不同的信息做一个系列的区分，例如地质调查部门人事权，借用没有涉及秘密性的文件，便可直接在档案室用相关证件登记借用；然而借用非地质调查部门的人事档案以及涉及到秘密性的文件时，必须通过分管领导签字确认方可借用。还有一些情况就是，一些下属的单位或者是其他单位需要借出此类性文件就必须由单位出具介绍信，并且负责审批的领导还需要签字确认。然后就贷款单位负责的一些秘密文件，必须由领导批准。 　　在日常管理中，确保文件有统一的出入方式。对外发送任何信息都应该由档案室统一进行发布，收集或是借用也必须由档案室来登记记录，这样做不仅有利于数据管理人员跟上技术工作单位的步伐，同时也加强了管理，有利于地质档案管理的保密性。 　　2 文件管理，提高服务质量 　　履行文件管理操作职责，质量管理记录的水平直接关系到服务质量的好坏。因此在加强档案工作者的业务培训中必须为档案管理人员补充必要的地质档案专业知识和技术。关注该文件的管理人员应不断学习充实自己。在学习过程中必须保持对知识理论和实践经验的责任感、使命感和紧迫感。要想不断提高自己的理论水平和业务素质就必须把理论研究和实际工作结合起来。 　　3 加强安全和保密 　　提高员工的安全意识，必须加强宣传和学习文件的安全性，强调档案管理工作的重要性，才能更好地自觉维护文件安全。对文件的管理和控制有“八防”要求：进行适当的记录保存、贷款安全的管理工作，工作中不断发现漏洞并及时补漏。强化员工的安全意识，确保无噪音、无事故、无其他安全隐患。 　　在文件安全管理过程中，要高度重视基础性工作保密法制的宣传教育，而这一基础必须常抓不懈。在数字化时代，我们应具有高度的警觉性和安全保密意识，单位应通过各种渠道定期地向员工宣传保密工作的重要性，让员工充分了解其应尽地义务和应承担的法律责任。做到事先检查，以达到预防的目的。档案保管员在外借秘密文件时，应告知借用人员数据的保密性或签署保密协议，以确保借用人将此事放在心上。 　　按照“秘密地质资料管理规则”在密室里隐藏文件的有关规定，文件应该是干净的，在确定分类信息的密级后及时调节标签，让经理和信贷员数据保密一目了然的分类信息的机密性，而不是来执行不同的管理。这样做所达到的目的不仅仅是为了信息的完全使用，同时也为了保密工作能更好开展。 　　4 加强硬件设施建设 　　为了保证档案管理的硬件设施向更高一个层次发展，我们必须增加硬件设施方面的投资。为了确保文件管理的质量和安全性，在文件空间以及相关设备设施方面必须大量投入。 　　文件空间的建设。在日常的使用中，文件空间除了库房还包括一系列其他附属建筑物，如办公室、阅览室、复印室等。许多单位因为办公用房紧张，所以档案空间只能为库房提供保障。其他附属建筑物，如检查室、复印室等都未设置，这在实际工作中给使用人员访问文件带来不便。还由于借