流程项目中风险防范与调动相关业务人员积极性.docVIP

流程项目中风险防范与调动相关业务人员积极性 　　你说：推动流程管理时，要防范哪些风险？又怎么调动相关人员的积极性呢？ 　　我说：未雨绸缪，运用调动大法，不把流程推进的成绩归功于自己。 　　按照流程管理推进的不同时点，我们依次列举出了各种容易出现的风险、各时点相关人员容易出现的心理、被推进者可能采取的积极或消极态度、推进者可能采取的积极或消极态度、风险防范或问题化解可能采取的措施（见表1）。 　　通过所列示的风险名称，就可以理解它的具体含义。例如“目标侵蚀”风险，即当原有目标被侵蚀后，自然张力减小，企业的提升动力也随之减小（见图1）。 　　如果以上风险没有被预先识别、主动规避，流程管理在实施的过程中就难以避免地会有一些抵触、怀疑情绪蔓延。因此，找到了解各种抗拒变革的方式以及应对办法，做到在变革中知己知彼，是对流程管理的实施十分有益的。 　　变革阻碍产生的主要原因包括：不确定性、丢面子、失去控制、对个人能力的忧虑、威胁到个人的利益、对变革代理人缺乏信任、对变革不容忍、对工作安全的威胁、担心失去社会关系、不愿意放弃旧的习惯、失落感、对执行变革缺少支持等等。当上面的这些担心转化为各种抵抗变革的方式，会出现哪些现象呢？最常见的有以下几种： 　　对新流程置之不理 　　有的员工完全不理睬新流程，因为他们相信，只要没人使用，新流程就会静悄悄地消失。要对付这种抗拒方式，可以将新流程的成功与个人培训计划、年度评比或其他已建立起来的业务流程联系在一起，这样新流程就不能被忽略了。 　　不能完全或正确理解流程 　　要保证人们适应新的流程，适当的培训是必不可少的，尤其是当他们已经熟悉了旧流程的时候。这时可以试试下面的办法： 　　沟通：诸如用电子邮件的形式向员工阐述新流程； 　　一对一培训：有的人在小规模的人际环境中更容易接受变革，因为这种环境能让他们提出关心的问题，慢慢接受变革； 　　核对单/备忘单：这些工具能为不清楚新流程的人提供有用的建议和指导。它们的形式多样，可以是放在个人用品旁边的一张明信片，也可以??放在内部网上的快速参考资料。 　　怀疑变革的有效性 　　来自独立机构的建议能使变革的有效性更具说服力。在其他公司或部门相类似的成功案例也能帮助员工接受变革。因此，在全面展开新流程计划之前，建议先做好功课，准备几个成功案例。 　　批评新流程的工具或软件应用 　　另一个抵抗变革的员工会普遍使用的方法就是批评支持该流程的软件工具或应用缺乏灵活性。针对这种抗拒方法，就要确保有针对这些工具和应用的反馈机制，使用户建议和持续改进成为可能，反馈机制的另一个明显的好处是能激发用户的责任感和贡献感。虽然并非所有用户的建议都会实施，但它至少使企业与员工双赢成为可能。 　　推迟新流程的实施时间 　　有人会建议说现在还不是变革的时候。说实话，从来就没有变革的好时候，总会有一些内在或外在因素与流程改进相对抗。然而，如果流程改进确实能带来商业利益，越早实施，其价值就能越早实现。 　　为了更好地调动各级业务人员的主动性和积极性，笔者总结了各类调动的方法，这里将部分内容列举出来与大家共享： 　　其一，沟通交流类 　　方法名称：高层领导现场参观 　　适用对象：高层领导 　　方法简述：在项目的开始、项目进行中和项目结束后，都可以采用这种高层领导到兄弟企业、标杆企业进行现场参观、学习、交流的方式，来了解并借鉴他人的成功经验和失败教训，以便企业少走甚至不走弯路。 　　方法名称：有问必答 　　适用对象：公司所有员工 　　方法简述：企业在推进流程优化的项目过程中，由于企业各级人员大多数都是第一次接触这种项目，因此难免会产生各种各样的问题和困惑。为了方便大家轻装上阵，就要为员工提供各种平台，有话就说，有问题就问，项目组人员要针对大家的问题和看法，及时回答，及时解决。 　　方法名称：我问你答 　　适用对象：公司所有员工 　　方法简述：为了使企业员工能够更好地理解和参与到流程优化项目中来，在整个项目过程中通过简报的形式在每一期都刊登两个与流程优化项目有关的问题。通过奖励的方式调动大家参与项目的积极性，同时也解决了大家对项目的疑虑和问题。 　　方法名称：征询合理化建议 　　适用对象：公司所有员工 　　方法简述：集思广益，搜集和听取大家的意见和建议。在工作开展的各个阶段或针对某一项任务让大家提供各种想法和建议，以便把工作做得更好。 　　方法名称：问题树回顾交流 　　适用对象：公司所有员工 　　方法简述：问题树是按照一种结构化的思维方式，它能够把问题整理归类，层层展开。在对问题树进行回顾交流时，按照问题的分类，对所列出的问题树从叶到根全面浏览。分清哪些问题已经解决，方法是什么；哪些问题没有解决，为什么；哪些问题是关键问题，必须解决