秘书的素质(三).ppt

秘书的素质（三） 管理系 王 丽 第三章 秘书的素质 主要内容： 引入案例 小琳是北京万通机械股份有限公司总裁办的秘书。由于机械加工行业的利润率越来越低，所以，公司决定开发系列纳米产品，以形成新的利润增长点。 这天，公司召开临时董事会，讨论投资纳米产品项目的问题。由于大多数董事过去都是从事机械加工的，对“纳米”没什么了解，所以，尽管技术总监用原子、电子负荷等理论解释了好久，大家仍然感到有些云里雾里。 眼看着会议陷入僵局，总裁有些坐不住了，这时，坐在他身后负责会议记录的小琳悄声问他是否可以让自己解释一下什么是纳米。总裁马上点头，于是，小琳用非常通俗的语言解释了什么叫纳米、纳米产品的功效……会议收到了预期的目的。会议结束时，总裁宣布让小琳负责公司整个纳米项目的协调工作。 小琳的表现让总裁和公司的其他董事对她刮目相看，但对小琳来说，这实际上是水到渠成的事。小琳是英语专业的硕士毕业生，半年前来到总裁办工作，平时也只是打杂，如接电话、取文件、写通知等。但是，她并不认为自己是大材小用，感到委屈，她认为如果自己连“杂”都打不好，领导是不会把更重要的工作交给自己的。过去她对“纳米”也没多少了解，上个月的一天，总裁让她到四楼的研发部取份材料，说自己刚给技术总监打过电话。技术总监给她的是一份公司开发纳米产品的可行性报告。她习惯性地仔细阅读了自己经手的材料，看完可行性报告之后，她预感到公司有可能要进行这方面的投资，于是，她开始注意收集有关“纳米”的材料。她不仅注意收集信息，而且还充分利用自己工作上的便利条件，在与研发部打交道时，注意跟有关人员“套磁”，如经常开开玩笑说说笑话，向他们请教有关纳米方面的一些问题。见总裁办秘书向自己讨教，工程师们自然诲人不倦。久而久之，小琳不仅积累了丰富的纳米知识，而且还与从事纳米产品前期研发的工程师们建立了良好的关系。这样，当总裁让她负责协调整个项目时，她早已胸有成竹了…… 材料分析： 分析上面材料，可以看出，现代企业中，领导视秘书为左膀右臂，一个职业秘书素质的强弱高低，直接关系到工作的质量与效率。现代秘书的职业化，要求从事这一行业的人员必须具备较高的素养。 秘书素质 知识结构 能力要求 气质个性 知识结构 能力要求 1、表达能力。 包括口头表达能力与书面表达能力，能说会道是秘书的“看家本事”秘书虽然很少去演说，但却经常说话。上传下达要说话，汇报情况要说话，接待来访要说话，打电话要说话。 【小资料】 急事慢慢地说， 大事想清楚再说， 小事幽默的说， 没把握的事情小心的说， 做不到的事不乱说， 伤害人的事坚决不说， 没有发生的事不要胡说， 别人的事谨慎的说， 自己的事怎么想就怎么说， 现在的事做了再说， 未来的事未来说。 ——美国前国务卿鲍威尔 能力要求 2、办事能力。 秘书活动具有强烈的事务性特征， 办事成为秘书一项基础和经常性的工作，要具有一定的办事能力，必须做到 “知识面广，头脑清楚，思维敏捷，手脚 勤快，经验丰富”。 能力要求 3、组织管理能力。 统筹安排工作的能力 组织各项活动的能力 组织协调的能力 分析综合能力 调查研究能力 能力要求 4、交际能力。 秘书部门是沟通上下左右的枢纽部门，秘书每天都要接触各种人，与他们相处。 秘书只有善于交际，才使人容易接近，也容易被人依赖，办事的成功率才高。 事业成功＝15%专业技术＋85%人际关系和处世技巧。 能力要求 5、操作能力。 办公自动化、驾驶技术、摄影技术、 多媒体操作等。 能力要求 6、危机处理能力 由于秘书部门处于组织的中心位置，是组织内外信息集散的重要枢纽，所以秘书往往能够及时而全面地了解组织的运营状况，发现组织潜在的危机 气质个性 守时 谨慎 热情 合群 服从 秘书职场“顺口溜” 承上启下 迎来送往 斟茶送水 装点排场 甘当绿叶 写好文章 领导活动 张罗鼓掌 出谋划策 协调各方 起早贪黑 饿肚肌肠 脑瓜机灵 手勤腿长 人情世事 细心参详 提拔使用 人家先上 苦乐辛酸 自有向往 总结 一个优秀的秘书要具有： 1、良好的职业道德 2、优雅大方的职业形象 3、在知识结构上既博学多才又系统精深 4、优良的心里素质 秘书的素质 LOGO * * 第三章 秘书的职业道德 秘书的智能结构 秘书的气质个性 自信 机智 勤快 自制