机关档案综合管理实施办法.doc

PAGE PAGE 1 机关档案综合管理实施办法 第一章 总 则 第一条 为加强本机关档案的科学管理，更好地为本机关工作服务，根据国家《档案法》和《机关档案工作业务建设规范》精神，制定本办法。 第二条 本机关档案是本机关在履行职能过程中形成的全部档案的总和。 第三条 档案工作是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率、维护本单位历史真实面貌的重要工作。 第四条 机关档案工作要坚持集中统一管理的原则。 第五条 机关档案管理工作，要认真贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策、法规和档案行政管理股（室)的规定、办法。 第二章 档案工作体制 第六条 档案工作实行集中统一领导。档案工作列入领导议事日程，列入机关管理范围，列入各科（股）室、科室的职责和岗位责任制，作为考核领导政绩的内容之一。由办公室一名副主任分工领导，办公室主任亲自抓，成立档案工作领导小组、鉴定小组，建立综合档案室，明确档案工作的领导，配备一名专职档案工作干部，各科（股）室一名兼职档案人员，参与机关档案工作管理由此组成本机关档案管理网络。 第七条 实行统一管理、统一制度、统一做法。各股（室）在各项工作中形成的具有保存价值的文件材料（包括收发文件、报表、图纸、录像带、照片、录音带、光盘奖状、证书、纪念品等），均由各股（室）收集，并按规定及时移交综合档案室整理归档，集中统一管理。 第八条 机关综合档案室基本任务：在档案工作领导小组的领导下，对本机关各股（室)形成的各种文件材料的收集、整理、立卷、归档工作进行指导和监督. 第三章 档案管理 第九条 档案的管理是全机关的管理，机关各股（室)要加强《档案法》的宣传教育，增强全体干部职工的档案意识，严格按规定积极做好档案文件材料的收集、移交工作，做到归档的文件材料齐全、完整。 第十条 档案室严格按照档案管理规范化、标准化的规定，对各门类、载体的档案进行统一分类、统一编号、统一规格整理、统一归档、统一管理。 第十一条 建立健全档案工作的各项制度，严格按制度办事，搞好档案管理的制度化建设。 第十二条 机关领导及有关干部外出学习、考察和参加各种会议带回来的文件材料，要按照归档范围的规定，及时向档案室移交归档。 第十三条 做好档案的登记、统计工作，对档案的收进、移交、保管、利用等情况进行登记、统计，并按规定向档案管理机关报送档案工作基本情况统计表。 第十四条 机关应定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。档案的鉴定工作，应在分管机关负责人的领导下，由档案和有关部门的人员共同组成鉴定小组，按规定进行。 第十五条 销毁失去保存价值的档案，由鉴定小组提出意见，登记造册，经机关负责人批准后，由二人在指定地点监销，并在销毁清册上签字，情况特殊的专门档案另有销毁规定的按有关规定执行。 第十六条 搞好档案室的基础设施建设，并保证档案库房的“八防”措施的落实。 第十七条 机关应定期组织人员对档案保管的情况进行全面检查，发现不利档案安全保管管理的情况要立即整改，对破损或变质的档案要及时修补、复制或作其他技术处理。 第十八条 各股（室）当年形成的全部档案，必须在次年的三月份前完成初步整理后移交机关综合档案室，机关综合档案室必须于6月前完成，统一整理便于工作。 第十九条 档案保管人员调动工作时，应在调动前办好交接手续，人事股（室)才办理调出手续。 第四章 档案信息的开发利用 第二十条 档案工作人员熟悉所藏档案的情况，主动了解机关各项工作对利用档案的需要，积极做好提供利用工作。 第二十一条 编制案卷目录、著录卡片、索引等检索工作，收集档案利用事例，并编写好全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇编、专题文件汇编等。 第二十二条 建立和健全档案借阅利用效果反馈记录。 第二十三条 档案开发与提供利用，必须严格执行档案提供利用的规定和保密制度，确保档案的安全。 附则 第二十四条 本办法根据上级有关规定，结合本局实际，由办公室制订，经本局主要负责人批准后施行。 第二十五条 本办法自二00九年三月一日起施行。 档案分类和编号方案 为了适应本局档案综合管理的需要，统一档案实体分类，实现档案分类、整理、排列、检索、编目标准化和规范化，提高工作效率，充分发挥档案的作用，更好地为财政工作报务，根据省档案局印发的《广东省机关档案分类办法》，结合本局实际，制订本方案。 一、分类原则 1、本局档案分类原则是以本局工作活动形成的全部档案为对象，依据工作职能，结合档案性质内容和档案载体形态特点，进行科学分类。 2、分类后的档案，分别用英文字母顺序编大类代字，大类以下属尖用阿拉伯数字为代号民。 3、本方案适用于本局全部档案分类、组卷和排架管理， 有类设类，无类空类。 二、类别设置 本局档案原则上分为七大类： 1、文书