物业办公室管理规定.docVIP

物业办公室管理规定1.0?? 目的规范办公区的管理工作。2.0?? 适用范围适用物业管理有限公司及下属各管理处办公区的日常管理工作。3.0?? 职责3.1行政人事部负责人负责公司办公区的日常管理监督工作。3.2管理处经理负责管理处办公区的日常管理监督工作。3.3行政人事部文员负责管理处办公区公共区域的日常管理工作。3.4各管理部负责人负责管理处办公区域的日常管理工作。3.5各岗位工作人员负责本岗位的日常管理工作。4.0?? 程序要点4.1物品摆放。4.1.1办公区的桌、台、椅、凳均须按规定位置放置，不得随意调整。4.1.2各岗位员工上班前需检查所属物品是否丢失及损坏，发现丢失或损坏的应及时向部门负责人报告，并采取相应的补救措施。须申领或修理的，按《办公用品管理标准作业规程》或《报修管理标准作业规程》办理。4.1.3上班时应保持桌面整洁、有序、不允许摆放与工作无关的其他用品。4.1.4下班前应将桌面清理干净，办公椅放在办公桌的恰当位置。4.1.5行政人事部文员及各管理处负责人应在上班前10分钟打开办公区内的照明设备、空调通风设备，检查公共区域物品摆放是否整齐、有序。4.1.6遇到雨天，各管理处负责人应当在办公区门前显眼位置放置公益伞、防滑设施及标识。4.1.7办公区严禁高声喧哗。4.2常用办公设备的使用。常用办公设备包括：电脑、打印机、复印机、传真机、碎纸机、电话及其他设备。4.2.1电脑。A） 经公司电脑培训合格或具有电脑操作证的员工方可单独使用电脑，否则须在电脑管理员陪同下使用。B） 启动与关闭的一般程序：----启动电源插座开关；----启动稳压器开关；----启动电脑主机开关；----启动显示器开关（电脑开始正常操作）；----关闭电脑程序：首先在“开始”栏选择“关闭计算机”对话框，用鼠标点击“关闭计算机”，然后按开启程序的反方向操作。C） 电脑应避免频繁的开关程序，暂时不用的，可将电脑转换为休眠状态。D） 正确使用电脑的详细程序按有关电脑操作工具书的指导进行操作。4.2.2打印机。A） 联机。一般情况下，打印机与电脑连通之后，无须再进行联机。B） 打印机启动与关闭的一般程序：----启动打印机的开关；----放好所需打印机的纸张；----在电脑对话框进行打印操作；----关闭程序按启动程序的反方向操作。C）打印机应避免频繁的开关机操作。D）使用打印机的详细程序按有关打印机操作说明书的指导进行操作。E） 打印文稿经部门负责人、行政人事部、管理处经理或分管人员批准，在文稿上签字后方可予以打印。F） 打印出的文稿应进行校对。一般情况下由发稿部门/人校对，然后将校对好的文稿经电脑修改后，再进行打印。G） 为节约纸张，文稿未进行校对之前，打印时应使用可以使用的旧纸张或旧文稿的背面打印。4.2.3复印机。A） 管理人员应在开始上班时接通复印机插座电源：----开启复印机开关，复印机需自动预热；----检查复印纸是否放好（可以开始工作）；----复印机管理人员下午下班时关闭复印机开关；----关闭复印机电源插座；----正确使用复印机的程序按复印机有关操作说明书进行操作。B） 复印程序----所有需复印的文件、资料必须先在《复印记录本》上登记，然后再复印；----复印页数在两份（含）以上或三页以上的，须部门负责人在《打印复印审批表》上批准签字后，方可复印；----复印人员做好登记以后，调定复印纸规格及复印的深浅后，选定复印数按“开始”键复印；----复印机管理员检查复印数量及登记记录是否属实，属实的，在《复印记录本》上签名确认；不属实的，将情况汇报行政部经理处理：一般情况下，第一次违规给予口头警告；第二次或以上违规给予书面警告处分；----如果复印机出错，应将报废纸张数量予以登记。C）复印机一般情况下每天开机、各机各一次，尽量避免频繁开关。C） 为节约纸张不重要的复印件应使用可以复印的废纸张背面复印。4.2.4传真机：传真机一般情况下保持24小时开机。正确使用传真机的程序按传真机有关操作说明书进行操作。A） 接收传真：----传真应注意检查传真纸是否用完及传真信号是否稳定；----收到传真件后，由传真机管理员及时将传真件取下，并将传真的有关内容（发送单位、发送人、传真题目、传真时间、接收部门、接收人等登记在《传真登记表》内；----10分钟以内通知接收部门/人领取传真件，并要求在《传真登记表》中签收，并注明签收时间。B） 发送传真实行一级审批制度：部门传真件由部门负责人审批；公司/管理处的传真件由公司行政人事部/管理处经理审批，内容包括：----传真机管理员依据传真审批单的内容在《发送传真记录本》上登记，内