物资车辆及电脑网络管理办法.doc

物资车辆及电脑网络管理办法 1.目的 规范公司物资采购、材料库房、自有车辆及电脑网络系统的管理，确保公司物资采购来自合格供方，材料管理规范有序,供应及时，减少浪费，自有车辆及电脑网络系统运行正常。 2.适用范围 公司所有物品采购、材料、库房、车辆、电脑等固定或流动资产的管理。 3.职责 3.1管理处主任负责所在楼盘《物资材料申购单》的汇总和初步审核；并于每月末送交公司物管部办公室。 3.2物管部办公室负责物资材料、车辆及电脑网络的日常管理及本规定执行情况的督查，并设物资材料库房，库管员由公司行政后勤兼任。库管员在收到《物资材料申购单》后，应根据库存物资状况和质量监控情况，及时核对、增删拟申购物资；同时，做好物资材料的入库、保管、发放等工作。 3.3公司核价人员由公司办、物管办主任兼任，负责对《物资材料申购单》所载物资材料进行报批前核价，并负责实施合格供方的适时增删。 3.4以每份《物资材料申购单》为一个批次，物管部主任负责审核批准预计总金额≤300元/批次的物资材料申购、车辆维修、保险办理以及交通事故的解决资金等；＞300元/批次须以书面形式单独报告说明原因，报公司总经理董事长审核批准后方可执行。物资材料申购不得划整为零越权审批，否则，一经发现，按越权审批的等值金额处罚审批人，同时按公司相关制度给予行政处罚。 3.5各部门经理或由其指定的电脑操作员负责本部门所有电脑、网络设备的操作和日常管理。公司行政网络管理员全面负责本所有电脑的系统建设、维护、管理和相关的技术培训、咨询服务等工作。 4.流程管理规定 4.1物资采购 4.1.1计划内采购流程 每月25-31日，各部门、管理处根据次月工作计划填写《物资材料申购单》，交公司办公室、物业管理部办公室按库存物资状况进行核对、增删，填写“库存数量”和“可采购数量”再经相应核价员核价后呈公司总经理审批。经审批后，行政办应在5日内安排采购人员按批准采购数量集中购买；购回公司的物资材料应交库管员验证登记，并在相应发票上签字确认。已经实施采购的《物资材料申购单》应存入库房，作为各部门、管理处领用物资的计划依据，未提前计划的物资，库管员不得擅自发放。 4.1.2计划外采购 1）各管理处因故障抢修、事故抢险等特殊情况急需，且一次购买总价值＜200元的物资，在与库管员电话确认公司库房无备品时，可直接就近购买投入使用。≥200元的物资，可由管理处主任通过电话方式按3.4条权限报请审批人同意后直接就近购买并投入使用；所有应急购买的物资，事后应及时通知库管员到现场验证、登记，并在发票上签字确认。凡越权购买的物资材料，其超额部分不予报销。 2）批准采购的物资若因故未及时采购，采购人员应向该物资需用部门说明情况。需用部门应积极协助采购、提供采购信息或选用替代物品，并及时向因此而受到影响的业主或住户说明原因。 3）凡物资采购发票必须有公司库管员签字。否则，一律不予报销费用。 4.2库房与物资领用管理 4.2.1库管员负责公司物资入库验收、登记、发放及库存物资的日常管理工作。必要时应及时到各部门、管理处现场清点急用物资，并在购买发票上签字。 4.2.2库存物资应分类存放，编号上架，建立物资卡片。行政人事部应每月清库一次，做到账、卡、物相符，并严格实施防火、防盗、防爆、防潮、防霉等防护措施。 4.2.3每月上旬是各部门、管理处领用物资时间，除特殊情况外，应按计划一次性领取。领用程序：由领用人根据《物资材料申购单》所列计划，分类填写《领料单》，经管理处主任签字后，由库管员发放相关物资。但领取重要工程材料、工具、设备、对讲机、重要安防器材、打印机、电脑等贵重物品时，须经物管部主任报公司总经理签字认可。否则，一切后果由库管员承担。 4.2.4领用个人工具，除按物资领用程序办理领用手续外，库管员应及时录入其《个人工具台账》，请领用人签字确认，并定期盘查。未到使用年限擅自发放工具，造成的一切损失由库管员承担。 4.2.5各管理处在公司库房领取或应急临时采购物资材料后，应由物管员及时录入《物资材料耗用登记表》，每次发放使用，必须请具体使用人在台账中签字确认。但对外有偿服务使用的物资材料应以《求助报修投诉处理单》上载明的实际数据为核销凭证。暂时未使用的材料必须集中存入管理处材料柜，不得分散存放。对各楼盘材料物资的领、用、库存、核销情况，由公司库管员负责进行随机抽查核对，并登记库存物资。如出现分散存放、登记不全、被盗等情况，造成的一切损失由管理处主任承担。 4.2.6物管部应按公司共用工具/设备、部门/管理处共用工具/设备及个人工具建立《工具/设备分类及使用年限明细表》，经公司总经理审核后存档备查。公司共用工具/设备收归公司库房，各部门、管理处书面借用后应及时归还。各部门、管理处共用工具/设备/仪表等由相应部门或管理处