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第七章 办公自动化系统 课程目标： 1.了解办公自动化系统的基本含义及发展情况 2.熟悉办公自动化系统的基本结构组成及主要技术 一、办公自动化系统 办公自动化系统(OAS是使办公业务借助各种办公设备，并用这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息系统。办公自动化系统的主要作用是使信息收集和资料处理机械化、自动化，提高办公效率。办公自动化系统月民成办公自动化系统主要由硬件、基本软件和专用处理系统组成。硬件包括计算机、通信网络、终端设备(输人输出设备)和其他各类专用设备。基本软件包括网络软件、系统软件、文件与数据库系统，此外还应包括数据处理语言、智能软件等。专用处理系统包括汉字信息处理、文字处理、表格处理、语音处理、图形和图像处理、电子邮件、决策支持等各项专用系统。 1.办公自动化系统的硬件设备 在办公自动化系统中包括以下几类设备。 （1）计算机设备:包括各种规格、型号的计算机。 （2）文字处理设备:包括中英文打字机、文字处理机、复印机、制版机、胶印机、电子和激光照排机等。 （3）语音处理设备:包括各种电话机、录音机、语音识别与合成系统。 （4）图形图像处理设备:包括录像机、扫描仪、绘图仪、传真机等。 （5）信息传输设备:包括传真机、电话通信系统、各种局域网、远程网等。 （6）其他支持设备:包括缩微处理系统、电视与电话会议系统、大屏幕投影设备等。 2.办公自动化系统中的信息处理 办公自动化系统的信息处理一般流程如图7-1所示 3.自动化系统功能 办公自动化系统大体上由五个部分组成:组织机构、办公空间、办公人员、办公信息和知识、办公技术手段。 其中主要包括: （1）办公人员，包括办公负责人及一般工作人员; （2）办公过程中涉及的各种数据，包括数字型及非数字型的数据; （3）办公活动的工作程序，也就是办公人员需遵守的规则和办公活动规范; （4）办公设备和技术手段，即以计算机为主的各种数据处理设备。 可将办公自动化系统的功能归纳为如图7-2所示的功能树。 二、物业管理信息系统 1.管理信息系统的基本框架 管理信息系统(management information system，简称MIS)，是由计算机技术、网络通信技术、信息处理技术、管理科学以及人组成的一个综合系统。在这个系统中，计算机网络成为整个系统结构的主体和系统运行的基础。管理信息系统的基本框架如图7-3所示。 2.管理信息系统开发的流程 信息系统的开发其实就是使用系统分析和系统设计方法的过程。即系统的分析、系统的设计、系统的开发、系统的运行与评价都要遵循系统化的流程，此基本流程分为五个阶段，如图7-4所示。 (二)物业管理信息系统的基本功能 物业信息管理系统应具备以下基本功能。 文字处理:完成各种文件、信函、单据等的起草、修改、编辑、排版、输出打印等功能。 数据处理:对物业管理事务中涉及的大量数据进行收集、整理、录人、存储、输出传输等。 图形图像处理:对物业管理事务中的图形、图像进行输人加工、传输、输出。 电子表格:具有对各种综合数据进行报表格式处理以及对各种报表格式数据进行输人、加工及输出的功能。 文档管理:对各种文件档案资料进行修改、发布、存储等处理。 3.物业管理信息系统的含义和功能 (一)物业管理信息系统的含义 物业管理信息系统是一个由人、计算机软硬件、通信设备等有机组成的能进行物业管理信息处理、维护和使用的完整的系统。 物业管理信息系统能够实测出物业管理过程的运行状况，处理日常事务，并利用各种数据预测将来，从全局出发辅助物业管理单位进行决策，充分利用信息资源控制物业公司行为，帮助物业管理公司高速实现其规划目标并提高管理效率和管理质量。 (三)物业管理信息系统的硬件和软件环境 1.硬件系统 硬件系统包括计算机主机及外部设备、数据通信及网络设备、声音处理设备、图形图像处理设备、信息存储设备和其他设备。 2.软件系统 软件系统包括计算机操作系统软件和网络软件、文字处理软件、电子表格软件、图形图像支持软件、电子邮件支持软件和其他应用软件。 4.物业管理信息系统整体构架 物业管理信息系统研究的是物业管理信息活动的全过程。根据物业管理活动所涉及的法规、内部组织管理、具体业务处理，以及物业管理问题研究和探讨，将整个系统分成物业管理法规管理、文献信息管理、物业公司管理、住宅小区管理、高层写字楼管理、工业物业管理、特殊物业管理、商业物业管理这八种管理信息系统。每种系统都包含许多内容，可对它们做进一步的细分，如图7-5所示。 (一)物业管理法规管理信息系统 (三)工业物业管理信息系统 (四)商业物业管理信息系统 (五)特殊物业管理信息系统 (六)住宅小