计划、个人成效时间管理.ppt

你每天在做什么？ 打扰 （电话或没有预约） 重要性次序无所调整 没有目标、次序和计划 叫人同一时间完成多项工作却懂得拒绝 个人缺乏组织能力 缺乏自律 会议 资料不完整或有所延误 文书工作和繁文缛节 分不清责任和权力 面对这样的工作， 应该怎么办？ 抓住重点之一：等待 现在是10点45分，11点有个会议，这十五分钟我做点什么？ 上班坐公车需要1个小时，这一个小时我除了提高警惕防小偷和揩油的外能做点什么吗？ 去银行办事，叫号之后要排半小时队我除了心急火燎地看着那个该死的号码牌外还能做点什么吗？ 抓住重点二：电话粥 如果是为了娱乐和消遣，那就煲吧 如果是为了联络感情，那继续 如果是为了讨论晚上吃什么，在哪里吃，哪个小摊上的烤肉便宜一毛钱，说到自己都想不出说什么了，还恋恋不舍的话，请面壁去吧 对于电话 你总有这种错觉，不管来电者想要做什么，他的需要都比你当时所做的事来得重要。 良好的电话交谈技巧，有几个简单的方法： 暗示他谈话即将结束，尽量简短扼要。 提到您有时间限制时，就说待会儿得开一个会，开会之前有一分钟的时间，问对方还需要任何帮助吗? 坦率直言：拜托，等一下我得走了，老板要我几分钟之内到达他办公室，明天见 抓住重点之三：满桌的文件 归类，以自己熟悉的方式归类 定位，以自己熟悉的方式定位 配件放在一个盒子里面，在家里也一样 无意义的文件看一遍都嫌多，既然已经看了，扔了吧 定期淘汰 抓住重点之四：来者不拒 有拒绝的理由，不必每次都要有理由。 拒绝太慢反而会造成抱怨太多。 害怕冒犯某人——想好借口，当然越实话越好 抓住重点四：反正时间还早… 这件事令人感到为难, 但是它非做不可, 因此我将立即做完它, 以便尽早忘掉它. 养成速战速决的习惯 将事情切成好几块小块任务, 快速地完成每一块的任务 完成最关键的部份, 让事情看起来像做完 80% 一般 以后，经常反省自己： 1、我做了什么根本不需要做的事？ 2、我做了什么能够由别人，并且应该由别人做的事？ 3、我做了什么耗时过长的事？ 4、我做了什么会浪费别人时间的事？ 面对这样的工作， 如何更好的工作？ 使用工具之一：熟练 请注意以下数字： 当你能把运用Excel、Word、PowerPoint和Outlook这些常用的办公软件的熟练程度提高10%，你每天为自己挣得的时间大概是0.5小时，一个月就挣了15个小时，一年挣180个小时，用这些时间你可以看120场电影，可以看240集电视剧，可以去丽江古城泡7天，如果折合成工作时间的话是22.5天，恭喜你，年底双薪到手了！ 使用工具之二：辅助 从强迫到自然：我知道没有计划不好，但是… 没时间做计划 工作差不多都是那一摊了，计划有什么用？ 好吧，就算我做了计划，计划也常常被打断 计划限制了我的自由 所以，还是到时候再说吧 最后我们来一个高难度的：干扰排除 干扰源在哪儿 干扰的来源： 同事的打岔 电话干扰 办公室环境 小 结 如何管理时间？ ▲　建立目标 ▲ 每天做时间计划 ▲ 编排优先次序，定下期限 ▲ 运用时间管理原则（找出最重要之事并先完成它） ▲ 改善技巧，排除打扰 ▲ 凭借组织安排打电话 ▲ 利用“Quiet An Hour” (清静一小时），学习说“不” ▲ 一次性时间处理文件 ▲ 跟随会议议程，控制会议时间 ▲ 请别人帮忙 ▲ 克服人性弱点，走出时间陷阱！ 重要和紧要的区别可从这四位空间中得到理解；我们常常把‘紧要’的事当作‘重要’的事来做，天天都在忙，忙来忙去不知道在忙什么。我们必须具体分析何谓‘重要’的事？何谓‘紧要’之事？ 如果四位空间的侧重点不同，会给人生带来什么影响？建议人们要重点考虑的是做重要但不紧要的事，这样才会获得平衡、健康、圆满的人生 究竟如何管理时间？总结前面所说，必须 建立目标，目标的建立是根据价值观的取向，分阶段去完成它； 每天作时间计划，有了明确的目标，可把它分为长、中、短期目标，把握今日是最重要的时刻，‘一日之计在于前’。每天晚上睡觉前可想出第二天要作的几件大事，当天上班时可一一列出来。如果能用时间卡来反映，更清楚明了， 编排优先次序，定下限期，当你做做任何事情时，你都要权衡轻重缓急，并且设定期限完成，在事情的轻重缓急上分三种类型；时间的轻重、重要性轻重以及时间和重要性轻重；对于重要性的事无论需要多长时间也应该去做； 运用时间管理原则，找出最重要的事先完成它； 改善技巧，排除打扰，电话与打扰是最常见的浪费时间现象，尤其是当你的朋友、上司打扰你时，应该学会排除打扰的技巧； 凭借组织安排打电话；当你不在使，你的电话怎样得到筛选；选择什么最佳时机回复电话，回复电话时需要哪些必要准备才节约时