文件管理控制流程说明.ppt

制作人： 时 间： 2016.01.12 文件管理控制流程说明 文件编码规则说明 文件编写要求说明 文件会签要求说明 目录 CONTENTS 文件受控管理说明 文件编写要求说明 说明 1.页眉/页脚要求统一标准化（如图） 2.编写内容格式要求及项目标题 1.前言/目的 （必有项） 2.适用范围（必有项） 3.职责/权限（根据文件实际需求） 4.内容（必有项） 5.附录/表单（根据文件实际需求） 6.支持文件（根据文件实际需求） 文件编码规则说明 编号规则 文件编码规则说明 各部门汉拼缩写 部门名称 销售总办 销售部 质量部 国际部 技术部 总工办 汉拼缩写 SC XS ZL GJ JS ZG 部门名称 采购部 制造部 总办 财务部 储运部 计划部 汉拼缩写 CG ZZ ZB CW CY JH 文件编码规则说明 受控编号规定 编号 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 名称 董事长 总经理 管理者代表 销售 副总 产品 副总 行政 副总 技术 总工 财务 总监 销售总办 销售部 编号 11 13 14 15 16 17 18 19 20 21 名称 国际部 技术部 采购部 制造部 质量部 财务部 储运部 总办 总工办 计划部 编号 31 32 名称 认证 公司 其他 文件编码规则说明 如何区分文件类别 1.一阶文件——QM质量手册 质量手册—描述整个公司的体系，要符合标准第4.2.2条要求就可以了。一般就用一份质量管理手册，把下面程序文件都放进去了。注：还有特殊情况也有针对某产品编制一份质量手册的。 2.二阶文件——程序文件和工程标准 程序文件—描述整个公司各个职能之间相互联系的那些活动的途径。也就是明确各个职能之间的分工和接口。譬如设计合同评审程序、开发程序、采购程序、制造程序、不合格品控制程序、售后服务程序等。这些程序由一个职能主管，其他职能配合来完成。用程序中明确各个职能做什么，谁先做什么，谁后做什么，要求达到什么水平，在什么地方完成，也就是回答“5W1H” 文件编码规则说明 如何区分文件类别 3.三阶文件——QO操作指导/检验指导 操作指导/检验指导—指导书—只描述如何做。包括用什么设备、工具、对什么进行加工、要求达到什么程度，测量什么内容，合格后交付到哪里？……凡是这个岗位中对质量有影响的各个因素都用文字写下来。通过培训，合格上岗。 4.四阶文件——表单·记录·外来标准资料·法规文件等 这些文件的特点是没有版次控制的要求。 文件编码规则说明 如何区分文件类别 5.特别说明“内部管理文件-QN” 内部管理文件—是从三阶文件“操作指导”分列细化出来的，是支持最好的完成“指导”的要求。管理也就是一种要求，要求去“怎么做”“按什么做”类似指导/说明。 6.标准章节号“9” A.内部管理文件为何增加“9”的代码是如何更好的区分“管理文件”与工程流程指导 B.在质量体系中没有小范围的规范管理文件的“章节号” 文件会签要求说明 管理文件的编制、审核和批准按下述规定执行 文件类别 编制 审核 会签 复核 批准 质量手册 质量部经理 管理者代表 相关部门负责人 总办负责人 总经理 程序文件/工作流程 责任部门相关人员 部门负责人 相关部门负责人 总办负责人 管理者代表 第三层次文件 责任部门相关人员 部门负责人 相关部门负责人 总办负责人 主管副总经理 内部管理文件 责任部门相关人员 部门负责人 主管副总 总办负责人 主管副总经理 各类技术文件 责任部门相关人员 部门负责人 相关部门负责人 / 主管副总经理 通用表格 及部门专用表格 责任部门相关人员 部门负责人 相关部门负责人 / 主管副总经理 管理文件的编制、审核和批准按下述规定执行： 文件会签要求说明 管理文件的编制、审核和批准按下述规定执行 管理文件的编制、审核和批准按下述规定执行： 质量管理体系文件拟制\修改完成后，由拟制\修改人员通过OA中会签流程提交会签和审批，会签和审批权限见本程序4.1的要求； 2.为确保公司质量管理体系的有效性能够得到控制，文件必须明确标识出文件的版本号、版次号，版本号采用大写英文字母表示。版次号表示文件更改的次数，用阿拉伯数字表示。第三层次技术文件的版本规定按各部门要求进行。 3.如在公司质