纸质档案与电子档案比较研究.docVIP

纸质档案与电子档案比较研究 　　摘 要：档案一直是人们生活必须的，虽然其存在和使用方式并不为一般人所熟知，但是却实实在在的关系到人们的日常生活。一份档案记录着一个人一生的始末，或者一个地区几十年的发展历程。对于重视传统和历史的中国人来说，档案的重要性不言而喻。随着时间的推移和社会的发展，档案的呈现形式从纸质逐渐转为电子形式。电子档案的出现给档案管理工作带来了方便，但也存在一些问题。本文就纸质档案和电子档案在存档方式、存档时间和空间、存档特殊性和存档意义四个方面对这两种档案进行比较研究，以期为档案管理工作提供帮助和建议。 　　关键词：纸质档案；电子档案；精准度；存留时间 　　档案的存在的历史可以追溯到王朝制度开始之时。自人们创造文字之时，档案也随之存在了，古时候的档案大多以“志”“考”的形式存在于历史典籍之中，因为记录于竹简、丝帛或纸张上，历经岁月，有很多遗失[1]。随着第三次可以革命的到来，档案的存在方式也得到了创新，电子档案的出现，为创建和管理档案提供了新的方式。现在档案管理工作人员接触的主要有纸质档案和电子档案两种，其中的异同，值得我们探究。 　　1 档案的简介 　　1.1 档案的定义 　　档案存在历史已久，其含义不言而明，是直接形成的历史记录。因为其“直接形成”的内涵，即表明档案文件是原始的，而其“历史记录”的阐述，即说明档案是能够阐述事实真实情况的原始文献，因此档案和图书情报、文物等是不同的。 　　1.2 档案的作用 　　档案的形成者是由社会各个群体组成的，其中包括官方和半官方机构，也包括自由组织和个人、家庭及家族等。因为档案是建立在其他真实的资料基础上的，这些资料包括语言、文字、图像等。因此，档案的最主要作用，是其对真实历史的承载[2]。 　　1.3 档案的价值 　　档案作为一种特殊的文献，是人类活动的产物，是人类精神文明的一部分，它既有现实价值，又有历史价值。档案的现实价值体现在它的现实作用上，即档案可以作为解释某事或某状态发生的依据，而其历史价值体现在它的回溯作用上，即档案能够用来进行历史??究，以便人们总结过去事件的经验和教训。现实作用和回溯作用相辅相成，建构了档案的价值体系。 　　2 纸质档案与电子档案的联系 　　档案的呈现方式有很多种，但总结来说分为纸质和电子两大类。纸质档案不言而明，是以文字方式或者图片方式记录上纸张上的信息的体现，而电子档案则包含很多，传统的电子档案有录音、录像等，现在，电子档案也包括在互联网上建立的信息。纸质和电子档案虽然呈现方式不同，但存在内在联系[3]。 　　2.1 记录内容的传承性 　　无论是纸质还是电子档案，都秉承着档案的特点，即对历史直接的记录。在记录内容方面，无论是书写在纸上还是录在磁带、光盘或是以音频格式记录上电脑上的资料，都是当时发生的事件的真实体现。例如法庭上一名证人的证词，无论是在纸质档案上还是电子档案上，其内容都应该是一样的，而且，技术上来讲，可以实现纸笔记录和录音方式的互相转移。因此说，纸质档案和电子档案是记录方式不同的，但是内容相同的档案建立方法，在记录内容上，是有传承性质的。 　　2.2 记录作用的一致性 　　无论是纸质档案还是电子档案，其存在的作用是一致的，都体现着档案的现实价值和回溯价值，这是由档案本省的特征决定的。纸质档案更为直观，可以直接由人眼直接获取所得信息，电子档案更加丰富，可以提供给人们更细节的信息。但是两种档案的作用都是记录真实发生的事件，对阅读档案的人来说，其可研究和可取证、可鉴定的价值是相同的[4]。 　　3 纸质档案与电子档案的区别 　　纸质档案与电子档案虽然都记录真实历史的方式，其本质并无差别，但在记录方式、记录时空上和保存方式上是有区别的。 　　3.1 记录方式上的区别 　　记录方式是纸质与电子档案最明显的区别。纸质档案是记录在纸张上的信息。无论其以文字、符号或者图像方式呈现信息，这些信息都是在纸张上被保留的。纸张是纸质档案存在的唯一载体，纸质档案被阅读的方式也只有一种[5]。电子档案的形式有很多，如影像资料和编码程序等。因此电子档案的载体和阅读方式也有多种。人们在进行记录和使用这些档案的时候，需要用到多种设备才能够完成。 　　3.2 记录时空上的区别 　　纸质与电子档案还存在着记录时空上的区别。纸质档案可以形成在事情产生和发展的当时，也可以在事情发生之后，由当事人或者旁观者根据事实整理得到。因此可以说纸质档案有记录的延迟性，即使当场记录的口述笔录，也不可能与事件发生同时进行。而电子档案却能够在事情发生的当下进行记录，电子档案的形成过程与事情发展可以是同步的，这是两种档案形式的最主要区别。 　　3.3 保存方式上的区别 　　另外，纸质档案与电子档案的保存方式不同。由于信息的载体不同，