办公室事务处理案例 接打电话等.docVIP

小林刚受了领导的批评，心情不好。这时办公室桌上两部电话同时响了起来，小林拿起一部，没好气地说：“你好，华润公司，请讲。” “我是周洲，请转告刘助理，我明天9点下飞机，叫她派车来接，同时带上编号TG5193的那份合同，我有急用。千万别忘了。”这个电话的声音有些含糊不清，显然是用手机从远距离打来的。 另一部电话仍然在响。小林拿起电话：“喂？” “化工公司吗，我找李主任。” “什么化工公司？” “你们是生产肥料的嘉华化工公司吗？我找销售部李主任。” “我们是华润公司，你打错了。”说完把电话重重地一挂。 一会儿，刘助理走过来问。 “小林，周副总有没有来过电话？” “是叫刘洲吗？刚来过。”小林想起了要通知刘助理的那个电话。 “他说了些什么？”刘助理问。 “他说要你接机，好像还要带份文件。” “哪个航班，几点，哪份文件？”刘助理问道。 “这个，我记不清了，”小林红着脸低下了头…… 问题：请指出小林在接电话过程中存在哪些问题？如果你是小林，你会如何处理这几个电话？（讨论法） 答案： 1、应控制情绪，面带微笑，温和礼貌接电话。 2、小林没有做好电话记录。 3、在听不太清楚的情况下应让对方再重述一遍，或者再拨回去搞清楚，因是领导交代的重要事情。 4、第一个电话还未完成，也未向对方解释和抱歉就接了第二个电话，很不礼貌。 5、不能粗暴对待打错的电话。不要说“打错了“就马上很重地挂掉，而应礼貌地说“我想你拨错号码了”，再轻轻地挂上。 6、要善于自制，正确对待领导的批评。不能将负面情绪带入工作中去，使工作状况更恶化，错上加错。小陈是某机关办公室的秘书。有一次他正在办公室办公，突然电话铃声响了。此时 陈秘书正在整理文件，停了一会才拿起话筒问道：“请问你找谁？”对方回答说找老刘，陈秘书随即将话筒递给邻桌的刘秘书说：“刘秘书，你的电话。”没想到，刘秘书接到电话没讲几句，就和对方吵起来了，最后刘秘书大声说道：“你今后要帐时先找对人再发火。这是办公室，没有你要找的那个刘天亮！”说完就挂断了电话。 原来，这个电话是打给宣传科刘天亮的，结果打到了办公室，而对方只是含糊地说找老刘，小陈误以为要找刘秘书，结果造成了这场误会。 问题：请分析陈秘书受理电话时错在哪里？（讨论法） 答案： 一是应玲响即接；二应自报家门； 三要搞清对方何人、何事、找何人。