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Microsoft® OfficeOutlook® 2007 培训 管理邮箱 II：了解存储选项 [您的公司名称]提供： 课程内容 概述：存储动机与方式 课程：将邮件存储在自己的计算机中 该课程包含一个建议任务列表和一组测试题。 管理邮箱 II：了解存储选项 概述：存储动机与方式 假定您希望通过将邮件存储到自己的计算机上而不是服务器上来减小邮箱的大小。 或者您仅仅想从一台计算机上将某些与重要项目相关的邮件移到另一台计算机上。 您可以采用本课程介绍的两种存储方式中的任意一种，将邮件存储在Outlook 个人文件夹中。 管理邮箱 II：了解存储选项 课程目标 了解将邮件存储到自己计算机上的优点（和缺点）。 区分个人邮件存储的两种基本方式：存档和个人文件夹。 管理邮箱 II：了解存储选项 课程 将邮件存储在自己的计算机中 将邮件存储在自己的计算机中 使用个人文件夹的理由包括：释放服务器空间、改善记录保留情况以及增强可移植性。 在 Outlook 中创建和使用个人文件夹或 PST 很简单。 您希望使用这些方式的理由如下。 管理邮箱 II：了解存储选项 存储之前应慎重考虑 PST 指一次只能从一台计算机访问。 归档在 PST 中的邮件的可访问性不如存放在电子邮件服务器上的邮件。 如果登录另一台计算机，就无法在该计算机上读取这些邮件。 我们刚才只谈了本地存储的优点，但您应清楚本地存储并不是人人适用的方式。 请记住以下几点。 管理邮箱 II：了解存储选项 存储之前应慎重考虑 我们刚才只谈了本地存储的优点，但您应清楚本地存储并不是人人适用的方式。 请记住以下几点。 每次仅限一人打开一个 PST 文件。即使您将您的计算机和对某个 PST 文件的访问权限都设成共享，各用户必须先关闭此文件，另一个用户才可以打开它。 管理邮箱 II：了解存储选项 存储之前应慎重考虑 我们刚才只谈了本地存储的优点，但您应清楚本地存储并不是人人适用的方式。 请记住以下几点。 公司政策可能不允许本地存储。 有些公司明文规定了哪些邮件可以保留，哪些不可以保留。这些公司的保留策略可能不允许您创建 PST（或至少不鼓励您创建 PST）。 管理邮箱 II：了解存储选项 存档与时间密切相关 现在该讨论存储方式了。从存档讲起，存档也称自动存档。 通常安装 Outlook 时，自动存档已默认为启用。 因此，您在“您是否希望现在自动存档旧邮件？”消息中单击“是”以后，自动存档就开始工作了。 管理邮箱 II：了解存储选项 存档与时间密切相关 此图片提供了关于具体运行情况的概述。 要启动此过程，请单击是。 邮件已从您的邮箱移到… …一个名叫“存档文件夹”的文件中，该文件由 Outlook创建。 管理邮箱 II：了解存储选项 存档与时间密切相关 邮箱中的任何子文件夹自动在存档文件夹中生成镜像。根据邮件在您的邮箱中的归档位置将它们转至这些子文件夹。 也就是说，存档复制了现有邮箱结构，并在“存档文件夹”文件中模拟了该结构。 在此图片中，“存档文件夹”中出现的 Alpine Ski House 文件夹与 Contoso 文件夹与邮箱中的结构一模一样。 管理邮箱 II：了解存储选项 个人文件夹给予您最大限度的控制权 通过拖动邮件、使用菜单命令或自创规则来移动邮件。 优点？由于是您执行移动操作，所以您可以按自己喜欢的方式组织邮件。 与存档相比，您在采用个人文件夹方式时需要多费一点功夫。 您将成为创建文件夹并向其中存放邮件的人。 管理邮箱 II：了解存储选项 个人文件夹给予您最大限度的控制权 这听起来像您吗？如果是，具有个人文件夹给予您的控制权确实是一种乐趣。 喜欢收件箱空空如也。 喜欢一阅读完邮件就对其进行归档。 喜欢按项目、主题或其他主要类别分组邮件。 管理邮箱 II：了解存储选项 个人文件夹给予您最大限度的控制权 这听起来像您吗？如果是，具有个人文件夹给予您的控制权确实是一种乐趣。 例如在旧项目完成、新项目开始时，您会体验到设计归档系统的乐趣，并考虑如何更新这些归档系统。 您创建规则将邮件移动到指定的位置。 管理邮箱 II：了解存储选项 两者都使用 PST 文件 您已了解到，对于归档与个人文件夹两种方式而言，邮件都是被移动（而不是复制）到一个 Outlook 文件夹。 这两种方式的另一个相似点是文件夹、子文件夹和其中包含的邮件都被存储在您的计算机上一个称为 Outlook 数据文件的文件中。 管理邮箱 II：了解存储选项 另一种类型的个人文件夹 有些帐户类型将电子邮件直接发送至个人文件夹，如下所示。 如果电子邮件直接发送至您自己的计算机，在邮箱图标旁边的导航窗格中所看见的名称就是个人文件夹。 管理邮箱 II：了解存储选项 另一种类型的个人文件夹 这是