LOTUS NOTES 讲义教材03.docVIP

第3章 阅 读 邮 件 几乎每个拥有或工作在计算机上的人都在发送邮件。商人们使用邮件发送便笺、通知即 将到来的项目或会议、发送报告、进行订货等，家庭和朋友们共享家庭的新闻、闲聊和交流 烹饪法等。Lotus Notes 提供了作为邮件革命部分的工具。 在这个学时中，将要学习邮件数据库和收件箱。这个学时将要讲述以下主题： ? 打开和导航邮件收件箱。 ? 使用活动按钮。 ? 选择和标记邮件。 ? 预览和阅读邮件。 3.1 打开邮件收件箱 在Lotus Notes中能够找到的所有信息都是存储在数据库中的，邮件也不例外。 L o t u s Notes 把邮件存储在邮件数据库中。存储的邮件中包括接收和发送的邮件信息的备份和一些特 殊的文档，例如约会和任务。 要查看已经发送给你的邮件，可单击“邮件”书签，打开邮件收件箱（如图 3 - 1所示）或 者单击“个人兴趣书签”文件夹，然后选择你的邮件书签（其中有你的名字） 。另外一种方法 是从标准的Lotus Notes 欢迎页中，单击“打开邮件”热点。 当第一次打开“邮件”时，窗口分成两个大的被称为“导航窗格” （在左边）和“视图窗 格” （在右边）的窗格。 “导航窗格”列出了可用的视图（其中一个已经被选取或增亮） ，而 图3-1 当打开邮件数据库 时，收件箱就会自动 显示 标题栏 “邮件”书签 “个人兴趣书 签”文件夹 导航窗格 选择边界 视图窗格 列栏题 已经收到的邮件 任务按钮 菜单栏 便捷图标 操作栏和按钮“视图窗格”列出了包含在已选取视图中的文档。这两个窗格被一条狭窄的线分开，通过向左 或向右拖动这个边框线，就可以改变这两个窗格的宽度。 3.1.1 使用导航面板 如图3 - 2所示的“邮件导航窗格”列出了标准的邮件视图，例如收件箱、草稿、发件箱、 所有文档、废纸篓、讨论线索和信笺。它还显示两个文件夹──定则和群组日历。表 3 - 1包含 了这些视图和文件夹的简要说明。 表3-1 邮件视图和文件夹 视图或文件夹 显 示 收件箱 已已经收到的邮件 草稿 已还没有完成但已经被选择来作为草稿保存在这个文件夹中的便笺 发件箱 已已经发送的邮件（如果选择保持邮件的一个拷贝） 所有文档 已包含在邮件数据库中的全部文档，包括发送和接收两个方面的邮件便笺以及日历条 目和待办事宜 废纸篓 已做了删除标记的文件的收容箱。做了删除标记的文档显示在这个文件夹中，直到清 空这个废纸篓或者永久性地删除这些邮件为止 讨论线索 已邮件是按照第一个字母的顺序排列的，所有对该邮件的回答邮件都排列在该邮件的 下面 定则 已设置用于控制邮件的条件和活动，例如，自动地放置邮件到某个目录中 信笺 已标准化及自定义经常重复用来书写邮件的便笺。信笺包含有页眉和页脚，并且还可 以包含样板文件的文本，例如月份报告。在第 6学时“优化邮件”中，将要学习如何 创建信笺 群组日历 已跟踪一组人的可用性日历。它是相对于单个人而言的 在大多数情况下，视图的内容是受数据库设计者控制的。但是，用户可以控制文件夹的 第3学时 阅读邮件 2 5 下载 图3-2 在邮件导航窗格中的 “收件箱”是当前被 选取的，而且在导航 窗格底部的“邮件” 图标被增亮了 视图 文件夹 “邮件”图标 “日历”图标 “待办事宜”图标内容。甚至用户还可以创建自己的文件夹来组织邮件信息（参阅第 5学时“管理邮件”中 5 . 7 “使用文件夹”一节） 。 在“邮件导航窗格”的底部有三个图标，它们分别代表邮件、日历和待办事宜视图。当 查看数据库时，邮件图标就会增亮。当查看待办事宜或日历时，也会出现同样的情况。可以 使用位于书签窗格的这三个图标从一个视图导航到另外一个视图。 3.1.2 使用视图面板 当在导航窗格中选择不同视图和文件夹时，在视图窗格中列出的文档就会变化。例如， 当单击“收件箱”视图时，发来的邮件就会显示在“视图窗格”中。当单击“发送”视图时， 就会显示发出的邮件。 当选取“收件箱”视图时，视图窗格的每一行代表不同的发送邮件。可以从中看出是谁 发送的邮件、邮件的大小和邮件的主题。所有没有阅读的邮件都在邮件左边的选择栏中有一 个红色的星号，并且文本的颜色也是红的。 没有邮件？ 如果你是N o t e s的新手，可能没有邮件发送给你，因而 在“视图窗格”中没有文档列出来。如果你正在连接到 D o m i n o服务器， 可以给自己发送一个便笺，该便笺就会显示在此收件箱中。你还可以请 求某人给你发送几个电子邮件，从而可以进行练习。 在“收件箱”中的邮件是按时间顺序显示的，从最旧的（第一个）到最新的（最近的或 是在底部） 。若需要把顺序反过来时，可单击“日期”列标题右边的小三角形。切换到按日期 排序是会有好处的，因为当有了足够多的邮件充满整个屏幕时，反向排序