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Excel在办公自动化中的应用 摘 要 在日常工作中，我们经常用到记录着人量信息的文件，而这些信息经常以Excel文件的形式存储，对于不熟悉Excel使用的用户来说，对这些信息的管理感到非常烦琐。实际上。Excel在处理大量数据时，有很多技巧，如果能够灵活使用这些技巧，会大大地提高工作效率。文叙述了在日常工作中经常使用的一些小技巧，以供大家借鉴。 1． 处理工作衰中的多行多其售囊 在我们处理的工作表中的大量数据时，有时输入下面的记录数据看不到上面的表头，常常将数据输错位置，这时我们可以采用冻结窗格的办法，将表头的内容始终显示在窗口的上面。方法如下：选中表头下面的一行数据，单击“窗口”j“冻结窗格”命令，这样，上面的表头部分内容就被冻结，下面的数据可以随意利用滚动条来查看，这样输入数据时，表头部分始终会显示在窗口的上面，就不至于输错位置。当工作表中的数据列较多时，当输入后面的数据看不到前面列时，也可以先将前面的列填写完，然后再将填写完的列隐藏起来，隐藏列的操作方法：选中要隐藏的列，并单击鼠标右键，在快捷菜单中单击“隐藏”菜单命令，这样对应的行号会从工作表中自动消失，从而显示的列就会减少，这样输入数据就不容易出错，当将数据输入完后，再将隐藏的列显示出来，显示隐藏列的方法：要同时选择被隐藏列左右相邻的两列．或者选中整个工作表，然后选择“格式”【“行”I“取消隐藏”命令，这时被隐藏的列就被显示出来。 2． 工作寰中输入相同t据 在使用Excel工作表的过程中，我们经常要输入大量重复的数据，如果依次输入，无疑工作量是巨大的。现在我们可以借助Excel的“宏”功能，来记录首次输入需要重复输入的数据的命令和过程，然后将这些命令和过程赋值到一个组合键或工具栏的按钮上．当按下组合键时，计算机就会重复所记录的操作。 2.1 录制宏 首先打开工作表，在工作表中选中要进行操作的单元格；接着再用鼠标单击菜单栏中的“工具”菜单项，并从弹出的下拉菜单中选择“宏”子菜单项，并从随后弹出的F级菜单中选择“录制新宏”命令：设定好宏，宏名可以改为其他名字，这里就用默认的“Macrol”作为宏名，还可以指定快捷键，这里我们将快捷键设为“Ctrl + x”。然后我们就可以对指定的单元格，进行各种操作，例如在工作表的“张三”的“聘任结果”中输入“五级”，然后单击“录制新宏”工具栏的“停止录制”按钮，这时程序将自动对所进行的操作进行了记录复制。这时如果需要在其他人员的“聘任结果”中输入“五级”，只要按快捷键“Ctrl + x”，就可以快速地将“五级”二个汉字输入到相应的单元格中。还可以将该宏制作成命令按钮，将命令按钮放到工具栏上。 2.2 制作命令按钮 可以将上述录制的宏，制作成一个命令按钮。具体操作如下：单击“视图”菜单中的“工具栏”I“窗体”菜单项，在窗口中出现的窗体工具栏中选择。按钮”工具，在工作表中的任意位置绘制一按钮，按钮名称默认为“按钮1”，在弹出的“指定宏”对舌框中，将该按钮指定为前面录制的名为“Macrol”的宏，单击“确定”按钮。这时当选中需要输入“五级”的单元格，只要单击“按钮1”就可以了。也可以利用此方法，制作输入其他内容的按钮。 2.3 将命令按钮放在工作栏上 前面制作的命令按钮，是绘制在当前的工作袭中，如果工作表中的内。容比较多，需要滚动窗口，这时命令按可能会看不到，所以展好把该按钮放在工具栏上，这样就方便多了。具体操作如下：单击“视图”菜单中的“工具栏”“自定义”菜单项，弹出“自定义”对话框，在“类别”列表框中选择“宏”，在右面的“命令”列表框中，将“自定义按钮”拖到工具栏上的适当位置，关闭“自定义”对话框，单击工具栏上的“自定义按钮”，在弹出的“指定宏”对话框中将该按钮指定到前面的“Macrol”宏，单击“确定”按钮。这样在大量输入相同数据时，就会节省大量的录入工作，从而提高工作效率。 3． 快遮■-§工作寰中不相邻的空行 在Excel I作表中存有大量数据，通常会有很多不相邻的空行存在．当需要将这些空行删除时，一般的方法是逐行选中这些空行，然后将其删除，这样操作起来不仅量大，而且非常费时。如何将这些空行变成相邻行，并且将其快速删除呢?下面介绍一种简单的操作方法：首先打开要删除空行的工作表，在工作表的数据项最后一列再添加一列。如“删除空行”列，在该列的下面两个单元格中分别输入“l”、“2”两个数字，选中这两个单元格，拖动下面的填充句柄，一直拖动到数据末尾．这样就在该列中顺序填入整数。然后单击“数据”『“排序”菜单项，会弹出一个对话框，在弹出对话框的“主要关键字”中选择数据表中的除“删除空行”列以外其他列，排序顺序选择“降序”，单击“确定”按钮．这时所有空行都会集中到表的底部，并且都变成相邻行了，在行标号处选中这些连续的空行，单击