归档文件讲课稿.docVIP

机关、团体、事业单位档案归档文件整理办法需要明确的几个基本概念。一、什么是归档文件？是指：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。二、什么是归档文件整理？就是：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。三、什么是件？就是：归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册为一件；来文与复文为一件。第一章 文件的收集工作一、首先确立文件的收集(归档)范围 凡本单位在职能活动中形成的,办理完毕,应作为文书档案保存的各种纸质文件材料,均属归档范围。它包括三个方面：1、本单位制发的正式文件(包括代上级机关起草的文件)。是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，具有利用价值、凭证价值、查考价值的文件材料。2、外单位的来文。需要贯彻执行的上级机关\同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材料。3、本单位形成的没有文号的文件，例如：会议纪要、通报等。几种特殊情况，也在归档范围之内：1、重要文件材料的历次修改稿，例如：大事记、组织机构沿革等。2、有党和国家领导人重要修改意见和批示、指示的稿本应属机关文件材料归档范围。3、还有就是机关文件的最后定稿，即使没有机关领导人的签批、审改意见，原则上亦应纳入机关文件材料归档范围，