WORD2003文档结构图技巧.docVIP

word2003文档结构图的使用 　　在word2003中，利用文档结构图，在文档中可以从一个标题直接跳到另一个标题。然而，在使用文档结构图时，在用户的文档中对于标题必须指定标题样式——标题1、标题2、标题3等。单击“常用”工具栏中的“文档结构图”按钮或选择“视图”——“文档结构图”菜单项，中文版word2003窗口左侧就会显示文档的结构目录树，如图所示。若想定位到文档中某一个标题的位置，在文档结构图中单击标题的名称即可。　　为了帮助用户找出需要的标题，文档结构图提供以下快捷方法：　　●读标题：将鼠标指针悬停在标题上，就可以显示整个标题。向左或向石拖曳文档结构图窗格与正文间的边线可以调整文档结构图窗格的宽窄。　　●选择显示大纲级别：在文档结构图中单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选挥一个大纲级别选项，以确定显示到哪一级的标题层次。　　●显示或隐藏次级标题：单击标题旁的减号可以折叠某个标题下的次级标题，这样可以使更多的标题显示在文档结构图中；单击标题旁的加号可以显示次级标题。 WORD文档结构图和目录-使用大钢视图 2008-08-06 01:08 　　在Word中，大家对段落的对齐方式、缩进、段前、段后间距等属性都比较熟悉，但是，你是否注意到段落的另外一个非常重要的属性——大纲级别。　　实际上，段落的大纲级别在很多地方都非常有用，下面我们就来详细了解一下它的作用和应用（注意：下面的操作适用于Word XP及2003中进行的，其他版本请参考使用说明） 一、用大纲级别结合文档结构图快速定位 　　我们在Word中打开一篇文档，在菜单栏上选择“视图→文档结构图”（如图2），如果这篇文档已经设置好各级大纲级别，我们可以在左边的文档结构图中看见很多分好级别的目录。这时如果我们在左侧的文档结构图中点击一个条目，那么在右侧的文档中，光标就会自动定位到相应的位置。　　利用文档结构图的这一功能查阅文档（特别是长文档）的时候会非常方便。 　　也许有的朋友会说，我打开的文档在文档结构图中怎么看不到条目？那是因为这篇文章没有设置大纲级别，参考图1，除“正文文本”级别的段落不出现在文档结构图中外，其它级别的段落都会排列在文档结构图中。　　这种排列有从属关系，也就是说，大纲级别为2级的段落从属于1级，3级的段落从属于2级……9级的段落从属于8级。在文档结构图中，点击条目前面的“－”号或 “＋”号，可以把有从属关系的条目折叠或展开，这种方法与Windows资源管理器左窗格中的目录和子目录的操作方法有点相似。 　 　明白了上述原理，我们就可以给文档中的章节标题设置好大纲级别，以便利用文档结构图快速查看文档。在实际应用中，我发现有些人利用格式刷给章节标题设置 大纲级别，这的确是一种不错的方法，但这并不是最好的方法。因为我们一般都是用“样式”来给文档排版的，而段落的“样式”中本身就包括了大纲级别的设置， 所以，我们只要给段落应用了正确的“样式”，段落的大纲级别也就自动地设置了。 　　那么我们应该怎样设置一篇文章的大纲级别呢？下面我们就来介绍设置方法和技巧。 二、在大纲视图中设置大纲级别 　　那么我们应该怎样设置一篇文章的大纲级别呢？　　现在我们打开一篇文档，点击水平滚动条上的“大纲视图”按钮，把文档切换到大纲视图。如图3所示，在大纲视图中，在文档中的每一段落前面都显示有一个标记，其中小正文形的标记表示该段落的大纲级别为“正文本文”，类似“＋”的标记表示该段落的大纲级别非“正文文本”。 ?????????????????????? 　 　我们把光标定位在一个“＋”标记的段落前，在大纲工具栏上点击“折叠”按钮，可以把从属在它下面的其它级别的段落和“正文文本”逐层折叠起来，完全折叠 后，该段落的下面会出现一条类似波浪线的下划线。同样的道理，点击工具栏上的“展开”按钮，也可以把从属在该段落下面的其它段落逐层展开。　　在大纲视图中，除了可以使用折叠和展开的方法快速地查阅文档，我们还可以利用它重新组织文档和快速地改变段落的大纲级别。 　　⒈重新组织文档　　先把段落下面的内容完全折叠起来，如图4所示，单击“将文档另存”前面的“＋”标记选中这个段落，然后点击大纲工具栏上的“向下移动”按钮，这时，文档中的“将文档另存”和下面的“取消嵌入TrueType字体”就互相交换了位置。　　点击大纲工具栏上的“展开”按钮，展开这两个段落下面的内容，你会惊奇地发现，下移后的“将文档另存”下面的内容还是原来的内容，原来排在“将文档另存”下面的“取消嵌入TrueType字体”中的全部内容，现在也排在了“将文档另存”的上面。利用这种方法，可以快速地重新组织文档内各部分的内容，这可比用剪切、粘贴的方法方便多了。 　　⒉改变段落的大纲级别　　把光