2016-担保公司档案借阅管理制度.docVIP

PAGE 第 PAGE 2 页 共 NUMPAGES 4 页融资担保有限责任公司档案交接借阅管理流程一、目的为了规范公司档案管理，防止中心文件外流、丢失及便于查找，特制订此制度。二、范围公司全体员工三、档案分类界定公司可以借阅的档案有：公司管理文件资料、业务合同文件资料、外来文件资料等。交接规定1、 档案的接收与移交档案工作的重要组成部分，接收一方或移交一方，必须严肃认真地为档案的接收与移交工作。2. 档案的接收与移交，必须严格履行交接手续，移交一方（公司全体员工）在移交资料、文件、档案时需附资料清单一份。档案接收一方（档案室的工作人员）、移交一方（公司全体员工），双方经过档案资料的检查与核对确认档案质量合格、数量准确以后，双方必须在移交登记表上签字，方可交接。如资料档案质量不合格、内容不完整、不具有实际价值或不具备法律效应仍需移交存档的需总经理授权且签字方可移交存档。3. 档案的接收、移交范围分为：公司管理文件资料、业务合同、文件资料、外来合同、文件资料等。4 移交给档案室的档案，必须符合上级规定的档案质量标准，如发现移交的档案不符和上级规定的档案质量标准，接收一方拒绝接受或退回原移交一方重新整理直至达到质量标准为止。借阅规定 1、员工因工作需要借阅、调用文件资料时都必须填写“档案借阅（用）申请表”“档案借阅登记表”，并预计归还日期。其中书籍与不涉及保密的文件资料可以直接外借，涉及保密的文件或公司内部文件都必须有借阅权限许可人签字方可借阅见（表一）。如借阅者直属领导外出又需急用文件资料，可请总经理签字借阅文件资料，但同时必须在借阅单的备注栏中写明原因。 2、如果借阅者借阅在密级规定中明确写明不得借阅、调用的某类档案，此时直属主管的签名无效，借阅者如要借阅该类档案必须由总经理签字批准。所有借阅者不得将借出的保密性文件资料在未经许可的情况下私自复印、拷贝或其它任何方式留有复件。同时也不能将该保密性文件资料在中心内外传播或传阅。 3、借阅者有义务保持所借文件资料的完整、整洁，如果为光盘软盘类资料要尽量保持载体无划损。 4、借阅者如将所借阅的书籍、资料遗失均，因此造成的一切损失及责任均由借阅（用）人承担包括但不限于承担法律责任。光盘软盘类数据如若损坏应将已坏载体上交档案管理员做报废处理，如不能交出原件均按遗失处理，其中重要文件资料的遗失由经管综合部按情况严重性处理。 5、为方便信息资料的流通，所有文件资料均有一定借阅期限，借阅期限依文件资料的类别由档案管理员告知归还日期，如因工作需要文件资料还需使用，需办理续借手续。 六、附则1、本规定由经管综合部负责解释。2、本规定自发布之日起施行，原相关规定自行废止。 文件资料借阅权限（文本）文件类型密级保存期限借阅权限批准级别借阅期限备 注业务资料机密5年以上按岗位权限用后归还中心文件资料证件原件机密永久依需要承办人员总经理用后归还按用途的日期归还证件复印件依需要承办人员部门主管按情况处理规章制度、办法内部公开永久或长期所有员工用后归还按用途的日期归还人事档案保密长期部门主管以上及相关人员用后归还按用途的日期归还,离职人员档案保存一年财务文件资料绝密长期一般不得借阅总经理用后归还按用途的日期归还表一 PAGE PAGE 3文 档 借 阅 登 记 表表二序号借 出 档 卷归还档案备 注借出日期借阅人批准人借用目的数量借用期限档案编号(或文件资料号)管理员签字归还日 期签 字PAGE 档案管理流程一、文件资料归档③管理员将档案进行编号、归档，以备查阅及借阅②资料归档人及资料接收人在文件归档登记表上签字确认①③管理员将档案进行编号、归档，以备查阅及借阅②资料归档人及资料接收人在文件归档登记表上签字确认①档案管理员填写文件资料归档登记表二、文件资料及档案借阅A．管理员按文件资料借阅人权限，办理文件资料借阅A．管理员按文件资料借阅人权限，办理文件资料借阅②档案借出后，档案管理员要做好记录，及时追踪。档案借阅人要及时归还所借档案。因工作需要文件资料还需使用的，借阅人需办理续借手续②档案借出后，档案管理员要做好记录，及时追踪。档案借阅人要及时归还所借档案。因工作需要文件资料还需使用的，借阅人需办理续借手续B．B．借阅者不得将借出的保密性文件资料在未经许可的情况下私自复印、拷贝或其它方式留有附件，也不得将该保密