中国铁路工程总公司文书档案管理办法.doc

PAGE PAGE 10 中铁大桥局集团文书档案管理细则 第一章 总 则 第一条 为规范集团文书档案管理工作，统一文书档案工作标准，提高文书档案管理水平，充分发挥文书档案的作用，根据国家档案局《企业档案管理规定》、《国有企业文件材料归档办法》和《中铁工程总公司文书档案管理规则》，结合集团实际, 制定本细则。 第二条 中铁大桥局集团文书档案是指集团在各项工作中形成的应当归档保存的文件材料。它是企业工作活动的历史记录，反映了企业贯彻执行党和国家的路线、方针、政策的情况，反映了企业在不同时期的历史面貌，是进行日常工作、经验总结、调查研究的依据和必要条件，是企业的宝贵财富。 第三条 各单位文书档案必须坚持集中统一管理的原则，建立健全档案管理机构，确保档案的完整、准确、安全、保密和有效利用。 第二章 文书档案的管理体制和任务 　　第四条　集团所属各单位要加强对本单位文书档案工作的领导。根据档案工作管理体制的要求，各单位的文书档案工作要接受上级档案部门和地方档案行政管理部门的监督和指导。　　第五条　集团办公室下设档案科，是集团档案业务管理部门。各单位应在行政办公室下设档案室，配备具有一定档案业务水平的专职人员；各分公司、项目部也应建立起相应的专（兼）职档案人员队伍,负责本单位(部门)的文书档案的收集归档工作，并保证档案人员的相对稳定。 　　第六条　文书档案工作的基本任务：　　(一)完成对本单位各部门形成的各种文件材料的收集、整理、归档、保管和统计工作； (二)集中统一管理本单位文书档案，积极提供利用，为各项工作和研究服务；掌握利用文书档案的情况、总结利用文书档案的经验，不断提高其管理水平；　　(三) 收集、整理、保管与本单位有关的内部资料，配合档案提供利用；　　(四) 对所保管的文书档案定期进行鉴定、销毁； (五) 在统一领导、分级管理的原则下，对所属单位的档案工作进行监督、检查、指导；　　(六)严格执行党和国家保密制度，维护档案的完整与安全。 第三章 文件材料的收集归档 第七条 文件材料的收集归档，是各单位、各部门文书处理人员应尽的职责，应纳入领导工作议程、单位工作计划，同时列入部门的职责范围和文书处理人员或兼职档案人员的岗位责任制。 第八条 各单位、各部门在其职能活动中形成的应归档的文件材料，都必须由文书处理人员或兼职档案人员收集整理，及时向档案部门移交归档，不允许承办单位、部门或个人分散保存。各单位应建立文件材料归档责任追究制度，不按要求归档、造成文件材料丢失的应追究当事人或部门的责任。 第九条 各单位、各部门文书处理人员（兼职档案人员）在文件材料收集、整理、归档时，应做好以下工作： (一)按照归档范围，将需归档的文件材料收集齐全、完整； (二)对归档文件进行价值鉴定，确定保管期限； (三) 确定文件材料的秘密等级，绝密文件应单独存放； (四)按照文件材料之间的联系和特征进行分类整理。 第四章 归档范围 企业在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具 有保存价值的文件材料，都应按照《国有企业文件材料归档范围》、《中铁大桥局集团文书档案保管期限表》及时归档（见附件1、2）。 第十一条 归档文件材料的来源： (一)本企业内部形成的文件材料； (二)本企业所属单位和派出机构（含境外机构）应报本企业的文件材料； (三)本企业引进项目、外购设备附带的文件材料； (四)本企业投资的全资、控股、参股企业应向本企业提交的文件材料； (五)本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件材料； （六）本企业执行、办理的外来文件材料。 第十二条 归档文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、 胶片、实物等各种载体形式。 第五章 归档要求 第十三条 归档文件的整理应遵循文件材料的形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。 第十四条 归档文件应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。文件归档后不得更改。 第十五条 非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。 第十六条 电子文件，应与相应的纸质文件材料一并归档保存，即反映同一内容而载体不同的文件材料要保持其一致性。 第十七条 文件书写和载体材料应能耐久保存，所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 第十八条 归档文件材料应齐全、完整、准确、系统，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。 第十九条 归档文件一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。 第二十条 两个以上单位合作完成的项目，由主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与承担任务相关的正本文件。有合同、