工程档案资料管理规程.docVIP

工程资料档案管理规程 1.0 目的 规范工程资料档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。 2.0 适用范围 适用于成都嘉宝顾问管理有限公司工程资料档案的管理。 3.0 职责 3.1 综合管理部经理监督档案管理的实施工作。 3.2 综合管理部文员负责工程资料档案管理工作。 3.3 项目物管处负责计划、保养、记录表等日常资料的档案管理工作。 4.0 程序要点 4.1 档案的编号 4.1.1 子公司、分公司编号： 子公司、分公司编号为：***(公司拼音缩写)； 综合管理部 编号为：G 4.1.2 年份编号：引用年份序号2000、2001、2002、…… 4.1.3 档案顺序号：采用阿拉伯数字取三位有效数字---001、002、003、…… 4.2 工程资料档案分类 4.2.1 物业产权资料(项目开发批准报告；规划许可证；投资许可证；土地使用合同；建设工程开工许可证；用地红线图等)； 4.2.2 综合竣工验收资料(竣工图：包括总平面布置图、总竖向布置图、建筑、结构、水、暖、电、气、设备、附属工程各专业竣工图及地下管线综合布置竣工卧建设工程竣工验收证书；建设消防验收合格证；公共配套设施综合验收合格书；供水合同；供电协议书、许可证；供气协议书、许可证；有线电视合格证；通信设施合格证；电梯准用证等)； 4.2.3 施工设计资料(地质报告书；全套设计图纸；图纸会审记录；设计变更通知单；工程预决算报告书；重要的施工会议纪要；隐蔽工程验收记录；沉降观测记录；其他可能会影响将来管理的原始记录等)。 4.2.4 其他应保存的工程资料。 设备档案，包括： ——设备台账； ——设备出厂合格证； ——设备使用说明书(要求中文)； ——设备安装、调试报告； ——保修卡、保修协议； ——设备采供安装合同； ——设备设施维护保养合同； ——房屋装饰装修协议； ——设备改造方案全套资料； ——设备更新改造记录； ——设备管理制度； 设备资料。 4.2.5 日常资料 ——设备运行记录； ——设备维修、保养记录； ——设备设施维修保养计划表； ——其他应保存的记录表； 4.3 立卷与编制目录 4.3.1 立卷：就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。文员按以上分类方法，用档案盒(或文件夹)将档案分别立卷： a) 根据档案(或文件夹)的规格准备相应的档案标贴纸； b) 在档案标贴纸上打印出标准黑1号字体的档案类别名称，其格式一般是由组织机构、名称组成，如： ——子公司、分公司综合管理部物业产权资料档案： ***一G一物业产权资料档案； c) 将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(或文件夹)左侧立面距顶部3厘米位置处，并排列在档案柜中； d) 将需归档的资料按其所属类别存放于相应档案盒(或文件夹)内。 4.3.2 编制目录： 档案管理员在档案盒内首页位置准备活页《档案目录》； 每一份档案在归档时，均需将该份档案登记在《档案目录》(内 容包括：序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目)中，以便查阅。 4.4 档案的保管期限 4.4.1 档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。 4.4.2 综合管理部经理应依据部门工作情况对档案的保存价值进行鉴定及标注。 4.5 档案的保管 4.5.1 档案保管的工作任务是： a) 便于查阅； b) 保证档案的安全； c) 防止档案的损坏； d) 采取修复技术，延长档案寿命。 4.5.2 档案的保管程序： a) 工程部将需保管的资料移交给综合管理部文员； b) 文员将该资料登记在《档案目录》中，归入相应案卷并统一编号； c) 文员定期将《档案目录》输入电脑，以便查询； 4.6 档案借阅 档案借阅须经综合管理部经理批准后办理借阅手续； 4.7 在档案归还日期前，综合管理部文员应督促借阅人将档案完好交还档案室。 4.8 内部须复制档案的，由综合管理部经理审批。 4.9 外部因工作需要复制档案的由公司总经理审批，并在复印件上著明用途。 4.10 档案的销毁 4.10.1 超过保管期限的档案，由综合管理部文员依据档案的保管期限，每年编制销毁计划及清单，报综合管理部经理审核。 4.10.2 总经理审批同意后将超过保存期限的档案销毁。 5.0 相关支持文件 6.0 记录 《工程资料档案