简析当下电子文件在双套制中置之变化.docVIP

简析当下电子文件在双套制中位置之变化 　　摘 要：随着数据库管理技术、信息传输技术的发展，电子文件逐渐呈现出取代纸质文件的趋势。在这种发展态势下，将“双套制”归档的工作重心从纸质文件转移到电子文件，不仅顺应了数字时代信息发展的趋势，也为将来实现单套制作了思想观念上的铺垫和缓冲，更是对电子文件作为档案所具有的原始性的保护。 中国论文网 /4/viewhtm　　?P键词：档案；电子文件；双套制 　　Abstract： With the development of database management techniques and information transmission techniques， electric document tend to replace the paper documents. In this situation， transferring the work focus of dual filing system from paper documents to electric documents， will conform to the tendency of digital time， and pave the way for single filing system. It will also keep the electric documents in protection with its primitiveness. 　　Keywords： Archives； electric documents； dual filing system 　　在档案工作中，“双套制”一直是保证实体安全、方便查找利用的有效途径。在纸质档案归档工作中，“双套”意指文件的正副本，“双套制”即原件作为档案馆馆藏，复制件用于查阅利用的方式。随着计算机技术应用的普及、电子文件的产生，“双套制”的含义发生了转变，与之相关的一个概念是“双轨制”，在国内当前文件流转环境下，纸质文件和电子文件按照业务流程“双轨制”流转，而在归档时，须将同一文件流转中产生的纸质文件和电子文件“双套制”归档，是为“双轨制”和“双套制”在当下的含义。但计算机技术仍旧在不断发展中，数据库管理技术、信息传输技术层出不穷，电子文件逐渐呈现出取代纸质文件的趋势，在这种发展态势下，办公和文件流转也显现出众多新的特征。 　　1 电子文件流转在当下的特征 　　特征之一：OA系统的应用。为了提高工作效率，缩短办公流程周期，目前大部分企事业单位及高校都开始使用OA系统。OA全称为Official Automation System，即办公自动化系统，一般面向组织内部的日常运作和管理。1985年，第一次办公自动化规划会议召开，会上给办公自动化所下的定义为：办公自动化是指办公人员利用先进的科学技术，不断使人的办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公室人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统，以达到提高工作质量、工作效率的目的。这个定义显示，办公自动化的主体操作者为办公人员，运行的硬件手段为基于先进科学技术的、人以外的各种设备，软件手段为服务于某种目的的人机信息处理系统，而主要目的是提高工作质量和工作效率。在当前技术手段的支持下，办公自动化打破了现实工作和网络工作之间的壁垒，将文件流转从现实环境移置入了网络环境。借力办公自动化技术综合性的不断加强，电子文件以其强大的信息处理可能和流转速度逐步取代了纸质文件。 　　特征之二：电子政务的推行。电子政务的推行是近十年来文件计算机管理的产物之一。联合国经济社会理事会将电子政务定义为：政府通过信息通信技术手段的密集性和战略性应用组织公共管理的方式。这个定义的前提是信息通信技术，也就是说，通过信息通信技术，政务活动的主体工作从现实环境置入了网络环境之中。如果说OA系统面对的是机构内部文件流转，电子政务则将这个范围推广到了面向社会的、更大的范围。根据新华网的报道[1]，上海于2007年就搭建起了“电子政务受理大厅”，目前，在该网站上可以进行生育收养、户籍办理、教育科研等177项个人事务办理和设立变更、准营准办、税收财务等813项法人事务办理。 　　OA系统和电子政务的推行不仅大大缩短了事务办理周期，且在无纸化办公的实行上迈出了一大步，新华网在2007年记录的数据就显示[2]：“从8月1日起，（上海）市政府开始以纸质和电子双轨方式下发公文，从10月1日起普遍下发电子公文，纸质公文各部门原则上只下发1至2份，简报、会议通知只发电子版本。而且，各区县政府、各部门向市政府报送材料，也要以电子版本为主。仅此一项每年可节纸10万张，而且，以往要三天才能送达的文件，现在只要5秒钟。” 　　特征之三：数据库管