浅谈纪馆藏品档案管理.docVIP

浅谈纪念馆藏品档案管理 　　藏品是纪念馆开展陈列、宣传、研究等各种活动的物质基础,不同类型的纪念馆往往由于藏品性质的不同而加以区分。一座纪念馆拥有大量与其定位相符的精美藏品,既可提高纪念馆的品味,又可以最大限度地实现藏品的自身价值。记录详实、内容可靠的藏品档案准确地表达了藏品的价值,不但为陈列和科研提供第一手的详实资料,而且是藏品能否发挥好作用的关键。 中国论文网 /4/viewhtm　　一、藏品档案的内涵 　　藏品档案是科学、准确、完整地反映藏品全部情况的记录材料。其主要部分体现在藏品档案册及藏品编目卡片上。它包括对藏品名称、尺寸、重量、质地、现状、来源等文字的描述,专家鉴定意见、流传经过的详细记录,以及藏品的照片、视频录像等。笔者认为,其内涵可以从两个方面概括: 　　1、藏品自身档案。主要有包括三个方面:一是藏品入馆的原始单据。包括接收、拨交藏品的清单,捐赠、收购藏品的收据,借入、寄存藏品的借据,以及捐赠人开据的捐赠证明。二是藏品来源的原始记录。包括藏品流传经过的文字说明或录音、录相材料,发掘品的发掘报告等。三是藏品的原始记录。鉴定意见、藏品总登记账、藏品卡、藏品修复档案、藏品保护档案、藏品分类账、藏品目录、出入库(馆)凭证及藏品调拨手续等。此外,还有藏品照片、音频、视频和光盘等资料。 　　2、与藏品相关的其他档案。主要可以概括为四个方面:一是展出记录。包括展品目录、展品点交册、装箱单、有关展览现场的照片录像等资料、展览的陈列方案、展览图录和相关文件以及相关学科、社会各界及新闻媒体对此次展览的报道等。二是提用凭证。包括藏品展览时的提取清单及外出的借据和领导签署的使用意见等。借出使用时要留存藏品原状、使用的文字记录及图像记录。三是修复记录。包括各级主管人员签署的修复意见及批准书,对藏品存放环境、修复措施、使用材料(包括药物)名称、剂量等的文字记录和藏品修复前后修复部位的照片资料。四是注销凭证。包括藏品注销原因及有关主管人员签署的意见等材料。 　　二、传统方式管理藏品档案的缺点 　　纪念馆藏品档案管理是按照一定的步骤和方法进行的。由于受各种因素的制约,不少中小型纪念馆仍然采用传统的方法进行藏品档案管理。首先是藏品登记,然后把具有相同特征的藏品聚集起来,其他的区别出来,另行分类。藏品分类后,同类的藏品分在一起,按登记号顺序排架,对每一件藏品进行总登记。藏品编目完成后,再按照一定顺序排号,说明其特点。按照传统方法建立藏品档案由于工作量大、程序多,因此存在一些不足。 　　1、藏品档案很难达到规范和统一。由于人员变动相对频繁,经手人员较多,在建立藏品总登记簿时,经手人员难免会出现字迹不工整、不清晰的问题。另外,如有订正,还需要用其他颜色标识,由经办人员在订正处盖章。在藏品档案建立过程中,类似这样的规范性操作随时可能会有。但由于经手人员多,每一个人面对成千上百件藏品,在档案建立中难免有所疏忽,这样会对原始藏品档案的建立带来很大影响。再者,藏品档案经多人填写,不同的字迹、书写习惯和填写详略不一,会对藏品的研究带来很多不便,甚至会因书写不清晰而造成研究问题中的失误。 　　2、藏品种类多,数量大,比较容易造成藏品档案管理疏漏。当藏品提取出库时,空出的位置不应以其他藏品填补,而应保留其空位。待藏品回库时归回原位;否则,就难以保证藏品秩序,造成排架错乱,以至藏品错位,丢失时也不易及时发现。随着对藏品研究的不断深入,藏品档案内的资料会越来越丰富,卷宗也越来越厚,若不及时整理就会混淆。关键时刻找不到需要的东西。 　　3、藏品档案的利用率低,增加保管难度。维护藏品档案的质量,既取决于其材料质地,也取决于它所处的环境。环境因素直接影响到藏品档案的保存年限和提供利用,不同质地的藏品对保管环境有不同的要求,光线、温度、湿度等这类自然破坏力虽然进行缓慢,破坏轻微。但日积月累会使油画褪色掉渣、织物粘连腐烂、书卷虫蛀霉变、文献字迹模糊等,不注重对藏品档案的保护环境,就会对档案造成严重的威胁。还有些重要的藏品是文博工作者研究的重点,该藏品档案难免被多人、多次借阅,会给藏品档案造成一定的磨损、损坏或者遗失,影响藏品档案的管理。 　　三、藏品档案的数字化管理 　　运用数字化技术是时代发展的要求,藏品档案的信息化是随着计算机技术的发展而产生的一种档案信息形态。数字化的藏品档案是一个由文字、声音、图像所组成的一个数据平台,它是以藏品档案为基础建立起来的信息系统,它不仅是藏品账、卡和藏品档案内容的集中体现,同时也将藏品的动态信息囊括其中。它的出现为藏品档案工作管理带来新的视角。主要有以下优点:一是便捷,信息规范;二是收集方式方便,效率很高;三是保存途径方便,节约空间;四是利用方式高效,资源共享。 　　通过数字化信息把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源