主题词项目在公文格式中设立与取消反思.docVIP

主题词项目在公文格式中设立与取消反思 　　摘 要：主题词1985年起在中央文件上试标，后陆续成为国家规定的公文格式选择项目和固定项目，2012年党政公文格式规定取消该项目。在实施公文标注主题词期间，有部分公文研究者批评其与档案管理脱节、词表编制各自为政等问题。公文格式中设立主题词项目本意是便利档案检索利用，但因有新检索技术的出现替代，特别是由于其词表编制研究论证不足、实施价值追踪调查不够和推行措施不力等主观方面原因，使其进入被取消的命运。 　　关键词：公文；格式；主题词；反思 　　Abstract： Starting from 1985， subject words were experimentally marked on central documents， and in turn became a state-specified optional element and a regular element of the official document format. However， the Layout key for official document of Party and government organs published in 2012 has ruled out this element. During the practice of marking subject words on official documents， some researchers of official documents criticized on the element’s irrelevance to archive management and the discrepancy in building word banks. The intention of setting up the subject words element in official document format was to facilitate utilization of file retrieval. Yet owing to the arising new retrieval techniques as alternatives， and especially for subjective reasons including insufficiency of appraisal in compilation of word banks， inadequate follow-up study of practical values and ineffective implementing measures， the subject words element fell into a place of being annulled. 　　Keywords：Official document；Format；Subject words；Reflection 　　从20世纪80年代始，我国党政等系统陆续推行在公文上标主题词的做法，但2012年4月16日由中共中央办公厅和国务院办公厅联合发布的《党政机关公文处理工作条例》与2012年6月29日由国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会联合发布的《党政机关公文格式》，都在关于公文格式的规定中取消了主题词项目。主题词项目在公文格式中的被取消是由于科技的进步，还是由于其他的原因？本文试做探讨。 　　1 主题词项目在公文格式中从设立到取消的过程 　　据刘文森发表在《中国档案》2010年第6期的《以“关键词”取代“主题词”检索公文信息之我见》一文披露，“在中央文件上试标主题词始于1985年，在政府办公厅系统较大范围内试标公文主题词始于1987年”。[1]之所以如此，国务院办公厅秘书局1997年12月20日发布的《国务院公文主题词表》的“使用说明”中说得明白，是为“适应办公现代化的要求，便于计算机检索和管理公文”。但是，虽然前引刘文森的该文说1984年中共中央办公厅秘书局就编印了一个供机关内部使用的“高层次主题词表”，国务院办公厅秘书局则于更早的1981年就编印了在办公厅内部使用的《国务院公文主题词表》，并在1984年对该表进行了修订，[1]然而在国务院办公厅1987年2月18日发布的《国家行政机关公文处理办法》中，关于公文格式的组成项目没有正式列入主题词内容。在原国家技术监督局1988年9月5日发布的《国家机关公文格式》中，主题词项目也只是作为选择性项目列入规定内容。1989年1月11日，国务院办公厅秘书局正式发布1988年12月修订版的《国务院公文主题词表》供全国各行政单位试用。1989年4月25