企业外贸管制度更新版.doc

企业外贸管理条例一、组成人员：老板----盯目标望远镜---全面的看待市场和使命，要有前瞻性；外贸部经理----追过程 求结果-平面镜---真实的看待自己，时刻检查自己的工作外贸部业务员----强有力地正确执行显微镜---把事情做细，从小处入手，精细的做好每一件事情！共同的关键词：开心、付出有回报（个人能力提升和经济收入）二、管理制度为了更好的发展公司外贸业务，提升外贸业绩，同时帮助外贸人员更好的成长，特制定如下条例：（一）、基础工作：1）接受培训----接受阿里巴巴的电子商务培训，将培训内容运用到日常工作中。2）熟悉产品----了解贵公司的产品知识，相关术语，建立一份所有产品的价格表，并经常更新；3）准备实物样本和电子样本：需由生产部配合，每件产品要提供高质量的样品，便于寄样。同时制作电子样本，买家会经常要求寄样品册，可以用电子样本代替。4）准备报价单：A.报价单采用文本形式，其优点文件小，不易受电脑病毒感染，海外买家更愿意接受。B 报价单的确定需有生产部门和销售部门的协助，大家经过详细分析，最后确定。争取同一产品能有多种报价。5）询盘处理：A/接收客户询盘：至少每天三次收发email (早中晚各一次)B/询盘回复：a. 确保回复每一个查询b. 及时报价：一般无特殊情况，客户的每次询价提问确保在一天内完成，争取在两小时内完成，如果需要，报价时连同电子样本、报价单一起发出。c.回复时尽量告诉买家我们能为他做什么,扼要介绍公司并强调优势所在,完整填写公司地址，电话，传真让买家感觉我们是一家很正规的公司C．询盘整理：每天在收到买家查询后第一步：接收和评级, 将所有询盘按A`B`C`D`级进行保存，进行EXCEL表管理 （参考客户管理档案）第二步：建立买家数据库：定期向买家发送市场资讯，行业动态，公司新闻隔些日子，向买家发送最新的产品或最热门的产品，并通知买家到网站上去看；新产品开发：寻求买家对新产品的要求和建议，或按照买家的要求定做新产品国外参展并拜访客户；利用买家数据库找出目的地的客户，并查看每次联系的记录，与买家约时间沟通；参加商展；利用买家数据库通知买家摊位号，带上商展的最新样品，追踪表格。按照买家反馈与买家约见面；利用买家数据库寄送最新的样本，样品和节日问候及正常性商务问候；利用买家数据库进行统计工作；了解客户源实力，地域，性质和最受欢迎的产品。 注：A级：有明确意向，成交可能性较大的客户。B级：有意向，但有些犹豫，需要通过努力才能争取的客户。C级：有意向，但属于长线采购，周期较长，不确定因素较多。D级：意向不明确，但也有可能成交。每月由贵公司操作人员将所有A级客户名单及具体情况提交给总经理。6）客户跟进：按ABCD级进行。A级：每周2次 B级：每周一次 C级：每半月一次 D级：每月一次方法：将所有的客户资料（如老客户、展览会认识的客户）放入Access/Excel/crm客户管理系统中，而不只是来自阿里巴巴的邮件查询。每次收到一个陌生的邮件查询、电话或传真时，先在客户管理系统中查找他以前有没有和您联系过，问过产品，如果以前有过联系，当时的进展如何？在对该客户的情况有一个基本的判断，进行更有效的后续跟进；如果该客户以前没有联系过，则将他的资料录入到系统中。系统地跟踪每一个查询，一般每半个月至少和客户联系一次，如果有参展、新产品发布或促销活动，通知客户。经常利用客户管理系统来发直邮给所有问过产品的买家。常发新产品推荐给买家。从节省成本角度出发，合理利用电话、传真、邮件，Trademanager; skype, msn…。 TEL电话：针对A级客户了解详细的情况；FAX传真：传真查询用传真回复（12小时以内）；POST：给买家提供最完整的资料，用特快专递寄资料，设计一个反查询表格随信件一起发过去。7）客户要求寄样品：a. 电子样本。先寄电子样本给客户，因为速度快而且成本为零，还有样本可随时更新。b. 真实样品。样品邮寄费一般采用样品免费，快件费倒付方式，样品量大，客户先由T/T方式汇到我司帐号，如果客户对产品确有诚意，他会主动提出倒付，这样的客户希望很大，关键就取决于样品质量了。8）网页资料更新：资料更新（如产品图片更换、公司基本信息修改）是非常重要的一个方面。就好比是公司的一张脸，需要给人以新鲜的面孔。阿里巴巴的后台操作工具—my alibaba是为了针对跟进买家操作特别设计的，可以自己非常方便的完成部分资料发布及更新。具体要求如下：A、首先建立一个产品关键词表，因为所有的操作都须围绕关键词来；B、每天发布20个新产品，可使用导入功能，将时间最早的老产品导入，发布成新的产品，24小时后将被导入的老产品删除（防止产品越积越多，造成页面繁乱）。C、发布20个新产品时按照关键词发布，尽量做到每个产品