资料建立与档案管理.ppt

資料建立與檔案管理 主講人：吳勝基　總經理 資料建立與檔案管理 一、分析工作內容 二、資料檔案定位 三、定期更新資料檔案 四、結論 檔案定位與建立 一、社區概況 二、住戶資料 三、財務資料 四、專案資料 五、其他 　社區概況 基本資料： 社區基本資料表 社區財產清冊 管委會移交清冊 聯絡資料： 管委會委員聯絡表 社區常用電話、廠商聯絡表 住戶資料及財務資料 住戶資料： 建物謄本資料 住戶基本資料名冊及現況一覽表 停車場汽機車位名冊 財務資料： 財務交接資料 管理費收繳及催繳作業資料 財務報表 社區專案資料一 社區區分所有權人會議資料： 會議通知單、出席委託書、會議議程 會議記錄、所有權人名冊、出席名冊 管委會報備及變更資料： 管委會報備證書 管委會報備變更申請資料 管委會例行會議資料： 會議通知、議程、記錄 社區專案資料二 回報系統資料： 週工作報告、月行動計劃表、年度計劃表 維護記錄表： 機電維護、弱電維護、電梯維護 裝修記錄資料： 住戶裝修申請書、切結書、裝修人員管制表 突發狀況處理資料： 事故處理報告書、住戶反應事項處理記錄 　七大系統檔案建立 一、聯絡資料 二、函文資料 三、會議資料 四、公告資料 五、財務資料 六、督導紀錄資料 七、其他資料 * * * * *