差旅费报销管理规定1018.doc

PAGE 1PAGE 11员工借支及费用报销管理规定(试行)总 则为加强公司财务管理，控制费用开支，规范借支及费用报销流程，依照国家的有关财务法规和公司《财务管理制度》的有关规定，结合公司经营管理实际情况，制订本办法。本规定适用于各类借款及经营活动中的管理费用、销售费用、项目费用报销管理，包括各类办公费用、业务招待费用、项目费用、差旅费用等。借款管理借款定义：指员工发生或经办的除对外投资、物资采购、固定资产、投标保证金付款之处的，以现金及银行（电汇、支票、本票等）形式支付的各类借款。主要包括：员工个人发生的出差借款、业务借款；员工个人经办的标书费借款；员工个人经办的其他借款。为保障资金安全，借支人应为与公司签订劳动合同的正式员工；公司员工加入公司后第一次借支时应由综合管理部确认其已与公司签订劳动合同后方可办理借支。借支金额应与实际发生费用相匹配，尽量减少资金闲置。一次提现金额超过5万元的，公司应提供专车，并有公司其他人员陪同提取。借款程序：（一）、申请：员工办理借款申请时填写“借款单”一式一联（见附件1），按要求填写完整。出差及业务借款单应备注栏内注明出差地点、项目名称和项目号等信息，同时将出差申请表作为附件一并提供；项目标书费借款，应将标书费单位、汇入对公帐户名称和帐号作为借款单附件一并提供；其他个人经办但与对公商户结算的借款，应将合同或协议（如有），汇入对公帐户名称和帐号作为借款单附件一并提供。1、原则上所有个人借支通过电子银行直接汇到个人银行帐户上，不提倡直接取现金；2、凡以支票方式支付的各类借款，必须明确借款金额，原则上不接受空白支票的借取；3、凡以本票方式支付的各类借款，必须明确提示财务复核人员办理的时间要求，一般情况下须提前半个工作日送交财务，以保证财务出纳及时到银行柜面办理；4、凡单笔借款金额10000元以上的大额现金或50000元以上的银行转帐借款须提前一天通知财务部，以保证出纳及时安排现金。（二）审批：借款人申请—部门负责人/分管副总审核—财务会计复核—总经理审批--出纳支付。除标书费用借款、公司批准的备用金、公司批准的员工借款挂帐外，公司严格执行前款不清、后款不借的原则，特殊情况的须在借款单醒目位置注明未结清借款金额，按上述流程审批后，提交总经理批准。（三）签收：现金或票据形式借款，借款人领取借款时同时在借款单上“领款人”处及出纳现金流水帐或票据登记簿指定位置签收，表示已取得与借款金额一致的全部现金或指定形式票据；电汇形式借款，以打印的支付凭证为据，无须签收。严禁替他人借款或代他人领取借款。出纳支付后必须在借款单上加盖现金付讫或银行付讫的印章。（四）报销时间：出差及业务借款应于借款人出差回司后三个工作日内办理报销手续并结清；具有指定用途的费用借款须在“借款单”上注明预计报销时间后五个工作日内办理报销手续并结清；标书费借款，借款经办人应及时催收发票，原则上需在款项汇出后的30日内完成报销手续。（五）、催收：财务部在月末、季末、年末定期进行借款对帐与催收，如发生逾期不办理报销手续或办理报销手续后仍有借款未清的，由财务部以书面或电子邮件方式反馈给相应部门负责人催办，部门负责人须反馈原因并约定明确的报销及结清时间，如借款人在约定时间内仍未办理的，财务部则会同综合管理部可直接从其薪资中扣除，如仍不够以书面形式追缴，逾期仍未结清的，寻求法律诉讼等形式解决。凡出现帐龄超过60日的标书费借款，一律在每月对帐时，由借款人所在部门负责人书面说明理由，并报公司分管副总签字后分别抄送财务部和总经理，由总经理提出处理意见。（六）、归还：借款人的报销与归还借款实行收支两条线制度，即报销人签收金额报销款，同时归还原借款，并由财务部开具收据给原借款人。收据由财务复核人员开具并在经办栏签字，出纳在收据出纳处签字，原借款员工在收据审核人处签字确认。1、归还借款手续应由本人办理，如不可抗力等特殊情况需由家属代为办理的，可由本人出具书面授权委托书原件，经综合管理部确认后给予办理；2、员工离职前，财务部应核实该员工已结清其名下所有借款，否则不得在离职会签单上签字。挂帐定义：挂帐是指公司总经理最终批准的具有专门用途的借款。挂帐程序申请：员工申请借款并挂帐，必须同时填写“借款单”（一式一联）和“借款暂挂帐特批申请单”（见附件2），各项要素需按要求填写完全；员工申请将原借款转为挂帐，借款人需填写“借款暂挂帐特批申请单”办理挂帐，并按审批流程签批后，提交财务部办理借款转挂帐手续；审批：申请人申请—报销费用归属的部门负责人签字/分管副总审核—财务会计复核--总经理审批—出纳支付；签收：借款人领取借款时同时在“借款单”上“领款人”处及出纳现金流水帐或票据登记簿指定位置签收，表示已取得与借款金额一致的全部现金或指定形式的票据；先以借款形式借出，后申请转挂帐的