会议与商务活动第3章会中工作.ppt

会议与商务活动 会议与商务活动 胡伟编著 第3章 会中工作 了解会间服务的工作内容及重要性；明确多种会间服务的方法、多种会议记录的方法以及安排会间文化活动的方法；熟知会间服务的多种技巧及常用的会议记录方法，能完成基本的会议记录；掌握基本的会议主持方法及技巧，能根据议程独立主持会议。 了解会议中主持人需要做的工作；明确会议主持人如何做开场白、串词与总结；熟知会议主持人的管理技巧；掌握会议主持时间安排、议事进度安排以及会议意外情况处理的技巧。  二.接站工作要求及服务技巧 （1）提前到达，做好迎接准备工作，这能让对方感觉到自己被重视和受尊敬。 （2）对来宾礼貌热情，细致周到，凡事替对方考虑，可帮助减少对方对陌生环境的不适感。 （3）一般采用对等接待或高规格接待，即根据对方来人的职务（级别），安排我方同等职务或级别的人员前往接站，以示尊重 （4）用语礼貌恭敬，态度亲切自然。 （5）接站现场要对双方人员作简单的相互介绍。 3.2报到与签到（一）报到 ●知识掌握 1.说说会议报到和会议签到的区别。 2.你知道怎样才能做好会议记录吗？你常用哪些快记法记录？ 3.你参加的会议有没有组织一些会间活动？你希望他们组织会间活动吗？为什么？ 4. 你喜欢当主持人吗？说出原因。 5. 你觉得怎样才能当好会议的主持人? 6.会议中主持人需要做的工作有哪些？ 7.会议主持人如何作开场白、串词与总结？三者关系如何？ 8.会议主持人在会议中应注意什么问题？ 9.会议主持人安排时间、安排议事进度与处理会议意外情况有哪些技巧？举例说明。 ●知识应用 【案例分析】 【实践训练】 祝学业进步！ 3.5会间文化娱乐活动的安排 一.会间活动的作用 二.组织会间活动的原则 （1）健康、轻松的原则 （2）安全至上原则 （3）组织有序原则 （4）自愿参与原则 （5）从简节约原则 三.会间娱乐活动的种类和形式 （1）会间娱乐活动的种类 （2）常见的五种会间活动形式 四.组织会间活动的注意事项 （1）适当照顾与会者的兴趣和要求 （2）尊重与会者的宗教信仰和风俗习惯（3）活动能体现地方风俗或特色 3.6会间食、宿工作 （一）会议餐饮工作 安排会议餐饮需要注意以下几个方面： 第一，会议餐饮安排的首要原则就是量入为出。 第二，会议餐饮食品特别强调的是安全卫生。 第三，在具体菜式的选择上，工作餐要体现顾全大局的原则。 第四，注意餐桌礼仪。 （二）会间住宿工作 安排会间住宿需要注意以下事项： （1）要了解住宿宾馆的档次 （2）要了解房间的设施设备 （3）要了解宾馆提供的相关服务 （4）要了解住宿者有无特殊要求 3.7会议主持人 3.7.1会议主持人工作概述 （一）引领会议进入程序 （1）将与会者引入会议状态 （2）准时开会 （3）介绍会议目的 （4）开场白要简洁、明快、扣人心弦 （二）推进会议 （1）防止冷场 （2）合理让与会人员发言 （3）要限制超时和超次的发言 （4）引导与会人员实现会议目标 （5）澄清混乱模糊的信息 （6）时常做简短概括 （三）结束会议 （1）通报取得的成果 （2）指出分歧 （3）明确今后的行动方法 3.7.2会议主持人的语言 （一）会议主持的语言要求 （1）音调正确，举止适当 （2）突出中心，紧扣议题 （3）准确鲜明，精练概括 （4）严谨灵活，通俗易懂 （5）评述得体，幽默生动 （二）开场白 （1）开场白的基本类型 ①开门见山式。②迂回入题式。 ③引发思考式。 （2）开场白的技巧 ①常见会议的开场白要实说巧说。 ②晚会类的开场白通常是先造氛围，后入主题。 （三）连接词 （1）会议连接词 （2）晚会串词 （四）会后小结 3.7.3会议时间安排的改进 （一）“压缩法”加“限时制” 推行会议“压缩法”、“限时制”，要采取以下措施： （1）加强教育，树立正确的会议“质量观”。 （2）严格限时。 （3）设置“限时器”。 （4）简化会议程序。贯彻会议“压缩法”，要特别注意从复杂的会议程序中解脱出来。 （5）开会准时。 （6）控制发言时间。 3.7.4掌握议事进度 一.语言方式 二.非语言方式 3.7.5达成会议决策 达成会议决策是很多会议的重要内容，例如党、团员代表大会。达成决议可以有以下决策方式。 图 四种群体决策 3.7.6处理会议中的意外情况 一.可能出现的危机 会议开始前和进行中，可能会出现下列“危机”： （1）时间到了，答应到会的人还没有来，也许他根本就没打算来。 （2）会议已经在进行中了，某位重要的嘉宾才匆忙赶到会场，让他坐哪里，要不要中止正在进行的议程，向大会介绍这位嘉宾。 （3）进入会议室，才发现实物投影仪不能使用，或者是软件出了问题，或