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文件写作技能 内容 文件编写规定 模板制作 表格制作 与三标一体的结合 文件编写规定 表头 总则 文风 模板 标题 层次 用语 总则 文件是企业文化的一个载体，必须认真对待每一份文件的编号。 广义的文件泛指一切制度、流程、方案、商务信函、管理表格等文档。 文件编写的目的是通过明确的条文来规范公司的各项活动。 总则 公司所有文件编写应遵循以下原则： “最简单、最实用”，一切规定都应保证在具体工作中能完全做到并便于检查； 准确、简洁地表达，避免任何可能引起的歧义； 对任何一项活动只能规定唯一的程序； 处理好各种接口，与有关标准、规范相互协调避免职责不清。 总则 对下列文件的编号应特别重视，要广泛征求意见，逐字逐句反复修改： 阅读范围广的； 使用周期长的； 内容特别关键，牵涉敏感性问题的。 每次编写时，应参照以往发布的文件来规范格式、用语、排版和字体。 文风 准确。 用词准确，具体、不可模棱两可。仔细斟酌词语程度、性质等方面的细微区别。 简洁。 措辞简洁，扫除一切套话、空话；精简用字，反复推敲每句话、每个字、删掉每一个可有可无的字。 统一。 文件的结构、文体、术语均应统一。 模板 一律使用标准模板，模板有助于文件管理和阅读。 文件模版 文件编号 G - ZB - 07 B 版次 流水号 行文单位代码 文件类别 文件版次。文件第1版A可省略，每修改一次，版次依次递增。 编制人、审核人、批准人必须真实，手写签名。 文件超过1页时，前后页文件编号、文件名、版次应一致。 模板 文件签署的特殊规定 产品设计文件等各类文件其编制人、审核人、批准人必须真实，手写签名； 批准人起草的文件，可由2个人在3栏（编制、审核、批准）签名，或只签署批准栏； 电子邮件发送内部文件时，签名栏打印姓名；发送对外文件时，签名栏打印姓氏代号。 表格文件不设签署栏，拟制人、批准人只在存档表格上签字。 通报、传真、技术方案等均应按相应的模板编写。 标题 文件标题应确切地反映主题，以帮助读者迅速了解文件的主要内容、性质、适用范围。 相关文件标题应避免近似词，词义和字形均要突出个性。 措辞应反复推敲，应用越广泛的文件标题字数应越少。 常用标题定性语：方针、守则、准则、规定、职能、职责、责任制、章程、政策、决定、决议、标准、程序、规范、规程、规划、措施、流程、指南、指引、方法、方案。 层次 文件按其逻辑结构，一般以条、款、项划分层次。 条是文件层次中最基本的部分。每条通常有小标题，并单独成一行。 款是条的有编号的细分单元，款一般不设标题，如果有，也不一定单列一行，如版面不紧，则单列一行。 项是款的细分单元，不设标题。 层次 文件条款号 文件款号用阿拉伯数字编号，以2级为限。应避免层次的过度细分，少用项编号，若有具体的需要，由以小写英文字母作为区别。涉及敏感性内容，每小段必须有条款号，以方便其他文件引用。条款叫法如： 2. XXXXXXXX（第2条） 2.1 XXXXXXXX（第2条第1款） a. XXXXXXX (第2条第1款a.项) 非敏感性问题，可不用字母作项号，而在项前用破折号，以便直观。 用语 术语 程度 数字 标点 单位 范围 用语 术语。使用术语可精简文字，达到言简意赅的效果。对于特别敏感、深奥或平时不常用的术语，文章中第一次出现时，在术语后括号内写出全句。 程度。程度的表述应采用如下形式： 较好、好、很好、最好、较差、差、很差、最差。 较快、快、很快、较勤奋、勤奋、很勤奋、最勤奋。 不可使用偏差、偏好、尚可、原则上、基本上、差不多等词。 用语 数字。除序数词和约定俗成用法外，均用阿拉伯数字。对外文件或某些内容简练的内部文件大段落可用中文数字。 标点。要十分认真对待每一个标点，每个文件使用标点的风格应一致“%”时必须空1格。尽量少用“：”、“（ ）”。应避免标点的视觉干扰。 用语 单位。按SI单位制使用计量单位，特别注意字母的大小写。 长度 mm、m、km 重量g、kg、t 面积 cm2、m2 体积ml、l、m3 功率：W、kW 压力：Pa、kPa、MPa 货币单位为外币时必须在符号之后加汉字注明。 范围。表示范围，要精简而明确。 正确的表述