第12讲 书面沟通4.pptVIP

第十二讲 书面沟通 花旗集团副总裁Paul Goodman: 出色的写作 能力是公司录用取舍的决定因素 书面沟通的类型 备忘录 信函 电子邮件 建议书 报告 摘要 备忘录的4个要素 日期 主题 送交 发送 附件 复印件 信函的要素 写在印有公司抬头的信笺上 包含日期、接收者的姓名与地址和称谓 1至2页的篇幅 以结束语、签名和工作头衔作为结尾 信函的基本格式 无缩进式 修正的无缩进式 半缩进式 无缩进式 修正的无缩进式 半缩进式 建议书的种类 推荐报告 具有说服力的文章 解决技术问题 需要外部专家或进一步的援助 具体的管理计划 时间表、相关人员和相关责任 具体的补偿措施 说明偿付的数量和方法 构建建议书大纲 简介（陈述问题、推荐、报告的范围与计划） 根据有关规定对所建议的问题展开讨论 （按照规定展开讨论、针对每一部分） 管理计划 （组织、人员） 成本分析 公司能力 （设备、经验） 总结 报告的结构 标题/副标题 报告摘要 可视图像列表 报告主体 参考书目 附录 注意：若是一份简短的报告（2至10页），省略摘要和目录；只需将报告附加到备忘录或信函上。 摘要的定义与类型 定义 描述性摘要仅仅列举目录 信息性摘要给出必要的信息 常规惯例 简洁明了的语言、完整的句子 构建摘要 用自己的语言描述文章内容 围绕文章主题撰写 列出主题，加上衔接部分与过渡句 编辑摘要以提高可读性 写作过程 确定思路 写草稿 编辑文章 形成思路的不同方法 列提纲 头脑风暴 思路草稿 思路树 商务写作的语气 专业但不僵硬 友善但不虚伪 自信但不傲慢 礼貌但不卑微 案例分析 找出以下备忘录错误之处 提出修改意见 备忘录 张总: 您知道,对香蕉业来说,如果能显著减少运输损坏、降低成本,意味着什么?利润!!! 很幸运的是,我们又一次找到一种方法达到这两点.据我们认真计算,如能采用,公司可以减少运输损坏10%,减少总成本5%.由此利润增加7%,同时因为客户更加方便而会更满意!我们的方法是:改变香蕉包装的方式! —采用更小更便于集装箱装运,也无需销售商拆装,顾客可以成件购买的小件包装. 新包装方式已证明从技术上、经济上是可行的.敬请张总再三考虑,予以批准.同时因涉及多个部门的合作,需您协调. 敬请考虑. 小张 2003年6月15日 备忘录 收件人: 丁玲经理 发件人: 张伟 日期: 2003年6月15日 关于:包装香蕉新方法 香蕉是不宜保存的食品,具有易腐烂的特点.这给我们公司在运输香蕉过程中带来了不利.用我们以往的包装方法,香蕉的腐烂率达8%,这使我们的成本加大;采摘六分熟的香蕉可使腐烂率大幅下降,但是味道又会受到影响.针对这个问题,我查阅了一些资料并询问了有关专家,获得了一种新的包装方法,可使腐烂率降低到2%,又不会因采摘半生香蕉影响味道. 我想将此方法在本公司推广,这需要您的大力支持,并请您在推广过程中协调各部门之间的关系,以使新方法得以顺利实施. 商务信函的类型 说明性和肯定性信函 负面性信函 劝说性信函 说明性和肯定性信函 主要目的 向读者提供好消息 便于读者正确理解 消除负面影响 次要目的 树立作者的良好形象 树立组织的良好印象 巩固作者与读者之间的友谊 避免重复劳动 说明性和肯定性信函的结构 报告好消息,综述要点 列出细节和背景资料 不避讳地说出可能的消极因素—只是尽量强调积极方面 阐明读者的受益处 结尾充满友善、积极、关怀、有远见 说明性和肯定性信函主题句 主题句须具体 主题句须确切 主题句须达到预期目的 主题句须具体 过于泛泛:培训课程 好些:19日的培训课程 或:面试技巧培训课程的评估 主题句须确切 过于冗长:关于学生对比萨饼原料和调料 的偏爱倾向的调查 好些:中学生对比萨饼的偏爱倾向 或:中学生对某某比萨饼的好恶 主题句须达到预期目的 主题句: 1月2日起租车减价 从1 月2 日起,凡是阿里失业公司的职工,在高速车行租车,无论公用还是私人租用,一律享受15%的折扣. 说明性和肯定性信函的种类 内部信函 确认信 摘要 致谢和祝贺投诉的回复 内部信函的顺