第三章：办公自动化软件应用.ppt

第三章 办公自动化软件应用 办公自动化（OA，Office Automation）于20世纪70年代兴起，它将现代化办公和计算机网络功能结合起来，成为一种新型的办公方式，它是当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域，是信息化社会的产物。 Microsoft Office办公软件 通常有专业版、标准版、小企业版、学生与教师版及基础版等多个版本。包括Word 、Access 、Excel 、FrontPage、Outlook、PowerPoint等组件。发展版本十余个，统领了世界办公软件的潮流，在世界Office软件市场长期占据霸主地位。 第三章 办公自动化软件应用 3.1 文字处理软件Word XP 3.2 电子表格Excel XP 3.3 电子演示文稿软件PowerPoint XP 3.1 文字处理软件Word XP 了解办公自动化的原理； 理解电子表格、文字处理和多媒体演示软件的基本功能； 掌握 Office XP办公类软件基本操作方法：启动与退出、工作窗口的基本组成与操作、文件的建立、打开与保存、文本编辑区通用编辑方法。 了解Word XP的各种视图的意义与应用； 掌握Word XP文档的编辑、查找和替换，文档格式的设置（包括字符格式、段落格式）和页面格式的设置（包括节的设置、分页、分栏和插入页眉和页脚），样式的使用； 掌握Word XP表格的创建与编辑，插入图片、文本框、艺术字和绘图及图文混排的方法。 3.1 文字处理软件Word XP 3.1.1 认识工作窗口 3.1.2 创建和编辑文档 3.1.3 设置文档格式 3.1.4 表格制作 3.1.5 图文混排 3.1.1 认识工作窗口 Word XP的启动 工作窗口组成 窗口的主要元素包括标题栏、菜单栏、常用工具栏、格式工具栏、标尺、滚动条、文本区、状态栏和任务窗格等部分。 其中位于窗口最右端的“任务窗格”是Word XP中新颖的工具，它可以进行文档的创建与打开、信息检索、样式与格式的设置等操作。 退出 3.1.1 认识工作窗口 （1）标题栏 位于窗口顶部，显示当前所使用的程序名称和正在编辑的文档名，“最小化”、“最大化”和“关闭”按钮。 （2）菜单栏 位于标题栏下方，几乎包括所有的操作命令。由“文件”、“编辑”、“视图”、“插入”、“格式”、“工具”、“表格”、“窗口”和“帮助”9个主菜单项组成。 （3）工具栏 位于菜单栏下方，由一些常用图标按钮组成，是菜单命令的一部分，每个小图标代表一种命令。 （4）标尺 工具栏的下方是水平标尺，可调整左右页边距，设置段落缩进，改变栏宽等。编辑区的左侧会出现垂直标尺，可调整上下页边距，设置表格的行高等。 （5）文本编辑区 位于标尺的下方，是输入、编辑文本的区域。文本区中的“|”形光标称为“插入点”，用于指示插入或确定字符的位置；“回车符”为文本段落标记，表示一个段落结束。 （6）状态栏 位于窗口的底部，显示当前编辑的状态，如页号、节号等，并显示插入点的当前位置。 Word的视图方式 （1）普通视图 用户可以输入、编辑和设置格式等，能够看到字体、字号、字形及行距等格式，但没有页眉和页脚的显示，和实际打印效果有些不同。 （2）Web版式视图 是专门用来创作Web页的视图形式。文档的显示就像在Web浏览器中看到的一样。 （3）页面视图 可以显示整个页面的分布情况和文档中的所有元素，并能对它们进行编辑。在页面视图中，文档的显示效果跟实际打印出来的效果一致。 （4）大纲视图 用户可以方便地折叠文档，只看标题；或者展开文档，查看内容，这使得查看长篇文档结构变得很容易。 3.1.2 创建和编辑文档 创建、打开、保存与关闭文档 创建新文档 打开已经建立的文档 选择当前文档 保存文档 关闭文档 3.1.2 创建和编辑文档 输入文本 汉字输入 符号和特殊字符的输入 切换插入与改写状态 删除字符操作 段落的拆分与合并 汉字输入 使用鼠标 快捷键: ctrl+空格(中英文切换) shift+空格(全角半角字符切换) ctrl+shift(输入法切换) 符号和特殊字符的输入 插入一般符号：右击输入法窗口的“软键盘”按钮， 打开软键盘，用鼠标单击软键盘上的符号， 就可以把相应的符号插入到插入点所在位置。 插入特殊字符：选择“插入”|“符号”命令，弹出“符 号”对话框，如图所示。单击“符号”或“特殊 字符”选项卡，在对话框内单击需要的符号或特 殊字符。 符号和特殊字