竣工档案（工程监理类项目）管理规定 -2018年4月28日.doc

上海华城工程建设管理有限公司 竣工档案（工程监理类项目）管理规定 1总 则 1.1为了加强对公司档案的管理，更加有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，充分发挥档案在企业经营管理实践中的作用，制定本规定。 2本规定所称的档案是指公司及公司下属各级部门和员工在工程建设监理活动中直接形成的，是具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。其载体一般分为纸质载体、光盘载体、磁性载体等几种形式 　　公司档案工作是公司管理基础工作组成部分，应做好“三纳入”工作，即把档案工作纳入领导工作议事日程、纳入各项目工作计划和工作程序、纳入有关人员的职责范围。 　　公司档案实行统一领导、集中管理、各部门配合的管理原则，确保档案的完整、真实、安全和有效利用。 档案机构及其职责 　　公司下设档案室集中管理公司档案，各部门及所有项目监理机构均设兼职档案工作人员。 　　档案室档案管理职责： 　　逐步完善档案制度，不断提高档案管理水平，确保档案安全和方便利用，逐步实现档案管理制度化、规范化、标准化、现代化。 　　（2）集中管理本公司的档案。 　　（3）督促、检查、指导公司各部门、项目监理机构和档案资料工作人员做好归档材料的积累、整理、立卷和归档工作。 　　（4）做好档案的利用、统计、鉴定、编研、销毁等工作，编制必要的检索工具。 　　（5）执行党和国家及公司的保密制度，维护档案的完整和安全。 　　（6）贯彻执行党和国家及上级主管部门关于档案工作的方针、政策和法规，建立、健全档案管理工作的制度和办法。 　　各部门及所有项目监理机构兼职档案工作人员（信息监理人员），负责工程在建期间资料的收集、整理及移交工作。 档案 3.1公司档案的收集范围： 各部门及项目监理在业务开展过程中形成的文件材料，属于归档范围的，应在部门负责人或总监理工程师督促下，由专人负责收集、整理装订，待工程工后移交公司档案室，任何个人或部门不得据为己有或拒绝归档。 3.2档案的收集、立卷、归档 档案由各项目监理机构收集，项目结束后及时整理和立卷，验合格交存档。 （2）下列文件由于现行验收备案制度及公司市场经营需要，由技术中心负责验收后，转交公司市场中心保管，无需装订。具体：监理业务手册、工程质量竣工验收记录（包括附表）、工程竣工验收会议纪要。 各部门其它管理文件自行收集、整理和存档。归档资料的要求： 　（1）文件的分类排列应； （2）（3）每卷厚度不宜超过 （4）案卷装订整洁，案卷封面、卷内目录、备考表填写规范、清晰； （5） （6）档案盒、封面、目录及备考表字体要求 ①档案盒、封面中所填写的项目名称为小三号宋体，档号为小四号宋体字体，其它全部为四号宋体字体。 ②案卷目录和卷内目录中所填写的内容均为五号宋体字，序号、日期和页号均为阿拉伯数字，责任者为小五号宋体字。填写方法为全部打印。 （7）00卷编写包括以下几个方面内容： ①工程概况：包括工程概述、规模、投资、开竣工日期，建设、设计、施工、监理单位情况、单位工程划分情况； ②资料编制情况：包括编制依据、资料套数、卷数、各套资料移交情况、过程资料存放单位及需要说明的问题； ③资料编制人员及编制负责人签名，加盖项目章； ④00卷还应包括《案卷目录》和各卷的《卷内目录》。 3.5电子归档资料的要求：文件类别 格式 文本 DOC、DOCX、PDF 图像文件 JPEG、JPG、TIFF、PDF 图形文件 视频文件 音频文件 （5）电子文件的标识由“文件序号+文件名称”组成，文件序号为卷内文件的流水号，从01开始编号。 （6）电子档案00卷编写包括以下几个方面内容： ①工程概况：包括工程概述、规模、投资、开竣工日期，建设、设计、施工、监理单位情况、单位工程划分情况； ②资料编制情况：包括编制依据、竣工资料移交情况、过程资料存放单位及需要说明的问题； ③资料编制人员及编制负责人签名，加盖项目章。 　档案的检索 档案室对归档材料编制必要的检索工具做好档案的统计、鉴定、利用开发工作，并严格档案的接受、管理、利用、销毁手续。 　　档案的借阅 　借阅档案资料应与工作相关，凡超出借阅范围的须经领导批准； 　借阅档案应认真填写借阅登记单，用毕立即归还，并做好归还登记； 　借阅时应爱护档案资料，保持案卷整洁，不得随意拆叠、涂改、污损、复制，不准拆卷，不得转借他人，更不能随意乱放以免遗失。 　　档案的保养维护 　内应配置必要的设施，切实做好档案的防护工作，确保档案的安全完整。 　对档案要定期进行检查，定期进行档案的清理核对工作，做到帐物相符，对破坏或载体变质的档案要及时进行修补和复制。 　　档案的销毁 　档案的销毁必须经过鉴定并经过领导批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字，严禁擅自进行。 　　档案的备份 所有有价值的文件、报表