怀柔档案信息网.ppt

主要内容 一、档案管理现代化 二、电子文件与电子档案的定义 三、电子文件的管理原则 四、电子文件的管理要求 五、保证电子文件信息的安全 六、树立对电子文件的正确认识 掌握电子文件至电子档案的管理环节 四、电子文件的管理要求 1、收集积累要求 （一）凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的电子文件均应被保留。要收集文件定稿以及相应的背景信息和元数据。记录了文件历次修改痕迹和重要法规性文件的历次修改稿均应被保留。 （二）应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，定期存储于能够脱机保存的载体上。 （三）对用文字处理技术形成的文本电子文件，应注明文件存储格式、文字处理工具等。 （四）采用非通用文件格式的图像电子文件，应将其转换成通用格式、如无法转换，则应将相关软件一并收集。 （五）对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，应注明其软、硬件环境和相关数据。 1、收集积累要求 （六）对用多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。 （七）对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。 （八）对通用软件产生的电子文件，需注明其软件名称、型号、版本号和相关参数手册、说明资料等。 （九）计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数，管理数据等应与电子文件一同收集。 （十）对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。 2、电子文件收集积累的格式 (一)文本电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。 (二)图像电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。 (三)视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。 (四)音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。 3、电子文件的登记要求 （一）每份电子文件均应由文件形成部门在《电子文件目录》中登记，每种格式的电子文件均应由信息部门在《电子文件登记表》中登记。上述两种表格应与电子文件一并向档案部门移交。 （二）电子文件登记表和电子文件目录应与电子文件同时保存。 （三）电子文件登记表和电子文件目录制成电子表格时，应与电子文件一同保存，永久保存的电子表格应附有纸质等拷贝件并与相应的电子文件拷贝件一起保存。 （四）电子文件类别即指：文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件、程序文件、数据文件。 电子文件类别代码： T—文本文件 I—图像文件 G—图形文件V—影像文件 A—声音文件 O—媒体链接文件 P—程序文件 D— 数据文件 电子文件登记表 4、电子文件的归档--归档要求 （一）电子文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按照档案管理要求的格式将其存储到符合要求的脱机载体上。 （二）各单位档案部门要根据本规定，明确本单位电子文件归档的时间、范围、格式要求，保证归档电子文件的质量。 （三）具有永久和长期保存价值的电子文件，在归档时，如有电子文件的纸质版本或缩微品应同时保存。 （四）归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。 （五）加密文件夹应在解密后进行归档。 （六）压缩文件应在解压缩后进行归档。 * 金晓涛 一、档案管理现代化 档案管理现代化概念 概念:档案管理现代化.是相对于档案传统手工管理而言的.它是以系统论等现代管理科学为指导,应用现代管理方法和手段,积极采用先进的管理技术与设备,充分发挥档案管理人员的主动性,积极性和创造性,对档案管理的传统方式和做法进行改革,使档案管理实现系统化,定量化,信息化,智力化,以取得档案管理总目标的最佳效果. 档案管理现代化优点 （一）档案管理上实现方便、高效管理 （二）档案保护上有利于馆藏档案的保存保护 （三）档案利用上查阅高效、快捷 计算机检索直接为利用者服务 婚姻档案证明 计算机检索 档案管理现代化不足 （一）档案管理上安全性问题 （二）档案管理上人员素质的要求 小结 只有电子文件大量产生才会出现电子档案管理。只有用计算机对档案信息进行全文（实体）管理和利用，档案工作才能称得上真正进入信息时代，档案管理也才能真正称为现代化。 二、电子文件与电子档案的定义 档案载体的演变 结绳 刻契 档案载体的演变 甲骨档案 金文档案 档案载体的演变 简牍档案 石刻档案 档案载体的演变 纸质档案 声像档案 档案载体的演变 电子文件档案 档案载体的演变 甲骨 简牍 纸张 磁、光介