北大纵横—北京鲁艺房地产办公室职务说明书-1127（黄）.docVIP

办公室主任职务说明书 岗位名称 办公室主任 岗位编号 LY-01-01 所在部门 办公室 岗位定员 1 直接上级 总经理 职系 管理职系 直接下级 副主任、人事主管、档案物品管理、网络管理、前台、司机 所辖人员 5 本职： 按照国家政策法规、公司制度，全面履行办公室职责，全面负责公司行政、办公、后勤服务、人事等综合事务。按照公司领导意图发挥督察、协调、服务、参谋、助手作用。 基本权限： 对公司规章制度监督执行、检查权； 对违反公司制度者有批评、罚款权； 第一部分：行政管理 职责与工作任务 工作要求及标准 工作记录 协调部门/岗位 职 责 一 职责表述：公司计划组织管理工作 工作 任务 负责下达公司年度经营计划草案到各部门征求意见，并及时汇总、上报总经理 12月上旬下达征求意见稿，12月20日将各部门意见汇总、上报总经理 发文登记簿 主管领导、各部门经理 组织公司各部门制订月度工作计划，并汇总、上报总经理 当月25日前组织各部门完成下一月工作计划的制订； 当月27日完成部门工作计划的汇总、上报 主管领导、各部门经理 负责下达年度经营计划和月度工作计划到各部门严格执行 12月下旬下达各部门下一年度经营计划 当月最后一个工作日之前下达各部门下月工作计划 发文登记簿 主管领导、各部门经理 检查各部门执行公司经营计划情况、督促工作志、工作总结的及时收集、上报 每周五向主管领导汇报各部门工作计划执行情况 当月最后一周收集、上报各部门工作总结 工作汇报 主管领导、各部门经理 职 责 二 职责表述：检查、督办、协调各部门工作 工作 任务 检查公司重大决议和领导指示的情况，并督促办理，及时向公司领导反映 重大决议和指示每天检查，发现问题及时汇报； 每周向有关领导提交《执行情况报告单》 《执行情况报告单》 主管领导 协调各部门制订、完善公司各项规章制度及主要的业务流程并报公司领导审批后下达执行 根据需要或领导指示在规定时间内完成相关制度和流程的制订并上报呈批 主管领导、各部门经理 组织召开总经理办公会、重大业务会议及其他重大会议、活动；保证会议和活动的会议资料、设备、场地等物质条件的合理安排 至少提前一工作日（重大会议按实际执行）通知参会人员，分发相关资料。不得因会议资料、设备、场地等物质条件的原因延误会议和活动 会议记要 会议签到表 与会领导及其他人员 负责公司会议室借用管理，协调、安排各部门会议时间；负责会议室卫生工作和物品安全 严格登记借用记录，合理、高效调配，会议室借用时间安排不得发生冲突；保证会议室清洁、卫生，保证会议室物品的绝对安全 会议室借用登记表 检查记录 借用人 职 责 三 职责表述：负责公司对外公共关系及法律事务 工作 任务 负责对外信息发布、宣传、联络、协调、公关与接待工作 信息及时、准确发布，接待活动保质、按时完成 发文登记簿 外部各单位 公司负责公司法律事务，为公司的经营管理和决策及各项活动提供法律支持 保证各项经营和管理活动都能事先得到法律咨询和支持，对重大决策和活动事先应有法律顾问的参与，并提供书面意见 法律意见书 法律顾问 第二部分：办公管理 职 责 四 职责表述：负责公司文书管理 工作 任务 负责非业务性质的领导指示、通报等文件的起草 用词准确、正确、全面表达领导意图，草稿每千字出错不得超过1处。当月累计不得5处 指示、通报 主管领导 负责公文审核、呈批、催办等工作 公文审核、呈批时间不超过半天；严格按照审批权限呈批公文，紧急文件随时呈批；第日口头催办公文，及时向有关领导汇报 文件呈批单 《执行情况报告单》 经办人、主管领导 负责收集并熟知房地产相关宏观政策、法规，并及时了解公司内部动态，汇总、整理各部门上报的相关信息，分析各项检查结果，按周提供公司工作简报 每周一提供公司工作简报，内容简明扼，信息准确、及时 工作简报 各部门资料管理员 负责公司介绍信的管理工作 未经总裁或总经理批准，不得私自开具介绍信 介绍信 经办人、经办人 职 责 五 职责表述：负责公司信息化建设、管理 工作 任务 负责制订公司信息化建设规划方案 及时提交方案，方案成本低，功能适宜，切和公司实际，简单易操作 信息化规划方案 主管领导 负责公司网站内容的审核工作 保证用词准确，内容符合公司规定，当日必须完成审核工作 第三部分：后勤服务管理 职 责 六 职责表述：负责后勤管理工作 工作 任务 与物业管理协调，负责公司物业管理 保证公司良好的物业环境 物业公司 负责公司车辆的调配使用及交通安全管理工作 科学、及时调配车辆，严禁私用公车；以最低的成本处理交通安全工作 公司用车登记表 用车人、司机 负责检查各部门用