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软件项目管理Communication Management Version 0.1 by 李涛 Revision History Version 0.1, August 4, 2003 Version 1.0, Nov 4, 2003 沟通 我说我恨你就真的恨你吗？ 我说我爱你就真的爱你吗？ 我真的搞不懂！ 为什么沟通？ 有效的，成功的管理者都很重视沟通 为什么沟通？ “高级管理人员往往花费80%的时间以不同的形式进行沟通，普通管理者约花50%的时间用于传播信息” 《Effective Communication》,Ludlow,R. 巴纳得认为构成组织的基本要素有三，一是共同的目标，二是合作的意愿，三是信息的交流。而要使前两个要素发挥作用，信息交流是基础 什么是沟通 通过说话、信号、书写或行为来交换思想、消息或信息。The exchange of thoughts, messages, or information, as by speech, signals, writing, or behavior 是指信息通过预先设定好的符号系统在个人间传递的过程 是为了设定的目标、把信息、思想和感情在个人或群体间传递的过程 沟通的目的 建议：改变人们的行为方式 影响：用积极或消极的方式激发、劝说或鼓励他人 提供信息： 获取信息： 沟通管理 沟通管理就是确定利益相关者的信息交流和沟通需求，确定谁需要信息，需要什么信息，何时需要，以及如何将信息分发给他们。虽然每个项目都需要交流项目信息,但对信息的需求和分发方式却差异很大。 项目沟通管理就是要保证项目信息及时、正确地提取、收集、传播、存储以及最终进行处置，保证项目信息畅通。 沟通模型 沟通是一个双向过程，它包括发者到收者的全过程 沟通容易吗？ 韩乔生先生在解说比赛时，眼睛里看着A，脑子里想起了B，嘴里说着C，实际指的是D，观众听着以为是E 沟通的最终目的在于：确保接收者得到的是发送者想要传递的信息 沟通模型 请关注影响信息传递的各个环节 沟通中间的各个环节 发报者（Communicator）——消息的产生者。 编码（Encoding）——将精神、思想转化为一种可以被其他人理解的代码或语言。 消息（Message）——编码的输出。发报者想要传达的思想、意见、感觉或其他信息。 媒介（Medium）——用来传达消息的工具或方法。 收报者（Receiver）——完成或打断通信过程的参与者。只有当收报者接收到消息并使他与发报者之间对消息的意义理解“相同”时，才发生沟通。 解码（Decoding）——将可以被解释的信息转化为口头、非口头和／或可视的。 反馈（Feedback）——检查我们对所收到消息理解情况的机制。 噪声（Noise）——阻碍消息传送与理解的任何东西 什么阻碍了沟通 过滤（Filtering），指大量信息在上行沟通或下行沟通过程中损失掉的现象。滤波的起因是语音、文化、智力、消息内容、可信度、信誉、组织结构位置、历史因素 什么阻碍了沟通 障碍（Barrier） 缺乏清晰的沟通渠道 物理距离 分散注意力的环境因素 有害的态度 权力游戏 沟通障碍 语义：没有使用同样的表达真正意义上的符号系统 知觉的选择性：人们在接受或转述一个信息时，符合自己需要的又与自己切身利益有关的内容很容易听进去，而反之则不容易听进去。这样就会有意无意中产生知觉的选择性 心理因素：个人兴趣的影响 沟通过程 沟通管理过程 沟通计划编制，Communications planning，确定干系人信息和沟通的需要；谁需要哪些信息、何时需要、如何得到 信息发送，Information distribution，使项目干系人适时得到所需要的信息 绩效报告，Performance reporting，收集并发布绩效信息。包括状态报告、进展测量和预测 管理收尾，Administrative closure，为了将阶段或项目正规化完成而产生、收集与发布信息 沟通计划的编制 沟通计划就是确定项目利害关系者的信息交流和沟通的要求。简单的说，也就是谁需要何种、何时以及应如何将信息交到他们手中 不同项目之间的信息需求和分发方法不大相同。识别干系人的信息需求，并确定满足这些需求的合适手段，是获得项目成功的重要保证 沟通计划的编制 项目沟通计划：规定未来项目沟通管理的文件 参与项目的每一个人，都必须用项目“语言”沟通 编制沟通计划的步骤： 识别干系人 确定他们的需要和期望 对这些需求确认采用适当的沟通技术 练习 确定在一个项目中，以下角色的沟通需求： 项目经理 部门经理 客户 开发工程师 公司决策层 沟通计划内容 信息收集渠道结构：详细说明信息收集和存储渠道的结构，即用何种方法从何处收集信息。 信息分发渠道结构：