购物中心商场采购部工作手册.docVIP

PAGE - PAGE 1 - 采购部管理手册 目 录 TOC \o 1-3 \h \z HYPERLINK \l _Toc168715483 第一章 总则 HYPERLINK \l _Toc168715484 第二章 部门组织机构 HYPERLINK \l _Toc168715485 第一节 部门职能与职责 HYPERLINK \l _Toc168715486 第二节 部门岗位设置 HYPERLINK \l _Toc168715487 第三章 品牌引进流程 HYPERLINK \l _Toc168715488 第四章 供应商编码申请流程 HYPERLINK \l _Toc168715489 第五章 供应商变更流程 HYPERLINK \l _Toc168715490 第六章 品牌撤场流程 HYPERLINK \l _Toc168715491 第七章 附则 第一章 总则 采购部管理手册作为公司管理手册的一个分支，目的是为了规范采购管理工作。采购管理手册主要包括三大部分：一是总则，二是部门组织机构，三是部门的工作制度和流程。具体包括，部门的职能与职责、部门岗位设置、供应商合同审批流程、供应商商品编码申请流程、供应商变更流程、自营商品进货(退货)流程、专柜撤场流程等。 第二章 部门组织机构 第一节 部门职能与职责 基本职能：商品组合、品牌招商与维护、供应商会晤管理、品类及业务拓展。 二、基本职责： 负责定期对市场、商场、专柜情况进行调查； 负责收集调研信息，为商场调整做好准备； 负责制定并实施商品组合、采购、销售策略； 负责制定并实施供应商谈判及关系维护策略，负责与供应商来访、出访管理； 负责制定商品采购合同范本与操作规范，严格审核并切实履行合同条款； 负责制定并实施公司品牌营销策略，规划品牌展示，调整经营布局； 负责公司品牌引进与清场工作，定期进行展台的调整； 动态地跟踪分析竞争对手、行业市场状况、供应商状况，适时调整营销策略； 统筹部门职责范围内的工作，协调与其他各部门的合作关系； 对员工进行管理理论的培训，协助人力资源部组织专业技术培训。 第二节 部门岗位设置 采购部门岗位设置主要分为四个级别，依次为采购经理、采购部长、采购主管、计划员。其中，采购经理和计划员各一名，计划员直属于采购经理，主要负责部门的文书处理、会议安排与记录、控制部门开支、跟进工作进度等文职类工作。采购部经理主要负责制定并实施商品组合、采购、销售策略，审核、安排、监督、负责采购部日常工作管理。采购部长和主管主要负责品牌引进计划的制订、合同的签定，以及与供应商关系的维护等。 采购经理 采购经理 计划员采购部长 计划员 采购部长 采购主管 采购主管 第三章 品牌引进流程 一、目的 此流程设置的重点是为了增强合同文本的重要性、严谨性、原则性，加强合同文本的规范性、完整性。 二、涉及人员及职责 1、采购部：主要负责和供应商进行谈判，对合同所有条款进行审核申报。合同签定后负责及时在系统中进行录入。 2、财务部：按固定的合同内容、政策标准及商品引进报告等对合同进行审核，重点是是否符合标准、和涉及财务类的相关条款。合同签定后负责及时在系统中审核、执行、并保管合同原件一份。 三、具体流程（流程及相关说明） （一）流程图 （二）相关说明 1、采购部长/主管根据统一要求（详见《商品引进流程》）与供应商进行相关内容的洽谈。 2、洽谈完毕后，将符合招商条件的品牌详细填写《商品引进报告》、《合同审批表》，并提交采购部经理审批；将不符合招商条件品牌的有关资料及洽谈经过由计划员建档。 3、采购部经理审批招商人员上报的《商品引进报告》、《合同审批表》，符合要求的品牌交财务部经理审批，提交分管副总审批；不符合要求的品牌签明处理意见后退回。针对提出的处理意见，采购部长/主管应及时与供应商进行沟通，再次洽谈。 4、分管副总审批由采购部上报的《商品引进报告》、《合同审批表》，符合要求的品牌提交总经理审批；不符合要求的品牌签明处理意见后退回。针对提出的处理意见，采购部长/主管应及时与供应商进行沟通，再次洽谈。 5、总经理对《商品引进报告》、《合同审批表》进行审核，符合条件的上报总部审批；不符合要求应按照要求重新商谈，重新提供资信材料。 6、总部对《商品引进报告》、《合同审批表》进行审批，符合同条件的进入合同签订阶段；不符合要求的品牌签明处理意见后退回。针对提出的处理意见，采购部长/主管应及时与供应商进行沟通，再次洽谈。 7、对于经总部审批后符合要求的品牌，由采购部长/主管根据《合同签订的标准》及已批准的《商品引进报告》、《合同审批表》，填写合同文本，一式叁份，如需对文本修改，需报集团法务办审核。 8、采购部将合同文本交供