如何组织跟参加会议.docVIP

组织和参加会议 　　一、会议主席有哪些责任： 　　1、主持会议：主持会议、维持会议秩序并确保小组的积极工作(应明确会议的任务和会议小组类型); 　　2、会议控制：会议控制的方式和组织取决于召开会议的原因。控制应当着眼于建立行为标准，以这些标准徇会议的结果，并在必要时进行调整。作为有效的会议主持人应遵循以下五个基本原则：决定讨论主题;明确讨论范围;确保人们围绕主题依次发言;尽可能做到公正、尽全力避免与会者的争论;确保其他成员了解会议的进展情况。 　　3、引导：必须能够发起会议，并确保以良好的秩序进行主题的问题的讨论。介绍会议议题(解决问题过程)：1)识别主题/问题;2)交换和开发建议;3)评价不同方案;4)选择行动计划(确保每个人都明确自己的责任)。 　　4、促进讨论：1)主席应当经营以提出恰当问题的方式激励与会者(掌握提问技巧) 　　如何促进讨论：1)提问的措辞避免“是”或“不是”的答案;2)提出简短的问题;3)采用紧扣主题的问题;4)采用只涉及一个方面的问题。 　　5、应付“隐密议程”：应努力保持讨论集中，而不使其演变成与会者之间的个人冲突。 　　6、作出决定：除了正式的投票表决方式，主席应采取一致同意的方法，或者恰如其分地引出解决问题的最佳方案。 　　7、会议结果后，主席的责任是确保备好会议纪要和会议决定的后续行动计划。 　　二、决策方法及其优缺点： 　　1、权威决策法：由主席决定;快速、高效;但是成员可能没有表态或赞成;2、多数/投票表决决策法：一般认为比较公正;投票时机很关键;可能分裂群体成员;少数人会不同意，因此可能不承担责任;3、趋同决策法：根据群体的大致倾向决策;成员高度参与;过长(要求听取所有成员的意见，尽管他们实际上尚未形成明确观点);或许有时难以达到。4、达成一致决策法：每个人都完全同意;难以达成一致，实际上通常不必如此。 　　三、与会者的责任：转自环 球 网 校 　　1、态度：树立对会议的积极态度，敞开思想并听取别人的意见; 　　——会议能为你提供各种机会： 　　1)受益于别人的知识和观点;2)从同事的背景和经历中获取最大量的信息;3)对所执行政策和决策的参与感;4)更好地了解和正确评价你的同事，在你们中间形成团队工作精神;5)与别人交换你的个人思想;6)以别人的眼光评价你的个人观点、信念和态度。 　　2、准备：保证自己做好准备和了解会议主题; 　　3、认识群体过程：对“群体过程”和群体功能的认识有助于树立正确的态度更好的参与。 　　——有效的会议参与者的特征： 　　1)注意考虑其他有关的人;2)认识到交互作用过程必须是双向的，要灵活和宽容;3)注意交流障碍的存在，努力克服他们; 　　4)辩证和分析地思考的能力5)有能力和意愿以适应别人的语言，清晰扼要地讲话;6)具有适当的时间意识，既包括何时、如何发言、也要考虑会议安排和地点;7)具有合作与调解的愿望，以实现群体目标;8)认识积极倾听的必要性。 　　四、在一次会议中，应何时参与? 　　——当你感到有些东西可讲时：1)准备好即时参与;2)分几次发言，而不是一次把话都说完;3)保持灵敏状态，准备发言。 　　五、会议的议程是：需要讲座的业务事项的顺序。 　　六、议程顺序： 　　1、选出主席和工作人员(必要时);2、会议通知——由秘书宣读(通常仅在非常正式的会议);3、上次会议纪要——阅读通过(通常由秘书)，然后由主席签字;4、备忘录提出问题;5、达成的协议——秘书宣读;6、主席致开幕词;7、前面会议留下事项;8、财务问题(财务主管报告、帐目流转等);9、委员会和工作单位报告;10、在可能时提议讨论、建议者和依次发言名单;11、预先提出并列在议程中的其他事项; 　　12、下次会议日期;13、任何其他业务14、感谢主席(在一般会议上不常见);15、主席答谢(同上);16、主席宣布会议闭幕。 　　七、议程准备和支持文件： 　　1、议程中的每个项目应用数字排序，如发生变动，在会议开始时主席应说明理由;2、当继续上次会议的一个项目时，引用那次会议的日期和备忘录编码是有益的;3、另一种有用的方法是将参考资料作为重要的支持性文件，既可驸在相关项目后面，也可列一清单放在议程后面; 　　4、在准备会议时，提问题比平铺直叙能激励更多的反馈;5、议程应有一个提示，确定下次会议的日期、时间和地点。 　　——议程计划步骤： 　　1)根据上次会议列出突出问题;2)通过预期目前发展和与会议成员联系，提出商务中的新议题;3)选择重要议题; 　　4)避免包括过多的“新问题”;5)将例行项目放在开始;6)按逻辑关系排列关键项目;7)根据可用时间和与会者情况安排项目; 　　8)用数字排列项目;9)交叉参考上次会议的议题;10)要求明确提出下次会议的细节，在议程结尾列出“下次会议日程”;11)指