第四章 会议组织.ppt

某公司销售团体会议议程表 公司销售团体会议在4月20日星期一上午9：00在公司总部的三号会议室举行： 1、宣布议程 2、说明有关人员缺席情况 3、宣读并通过上次会议的记录 4、通信联系情况 5、东部地区销售活动的总结 6、销售一部关于团队沟通问题的发言 7、公司销售人员的招聘和重组 8、销售二部经理的人选 9、下季度销售目标 * * 会务工作 本章主要介绍会议的涵义、性质、作用、会议的组织安排、会议文书等。重点掌握会议的作用、组织安排、会议文书的特点以及会议控制的手段。 第一节 会议概述 第二节 会议的组织安排 第三节 会议文书 第七章 第一节 会议概述 一、会议的涵义  会议就是把人们组织起来讨论和研究问题的一种社会活动方式。 构成会议的要素有： 会议名称； 会议时间； 会议地点； 会议主持者； 会议的参加者； 会议主题； 会议的方式方法； 会议的结果。 二、会议的性质 对于会议的性质，我们归纳以下几点认识： 1、会议不是目的，而是工作方法。开会的目的是为了做好工作，解决问题。 2、开会是领导方法的一种，而不是领导方法的全部。 3、开会只是我们工作过程中的一个环节，不是我们工作的始终。 三、会议的作用 1、立法作用 2、行政手段作用 3、上传下达、部署任务的作用 4、宣传教育作用 5、理论研究作用 第四章 会务工作 第二节 会议的组织安排 一、会议的分类  会议是内容和形式的统一体，从不同的角度可以有不同的分类。 1、从会议的规模来分（p146） 有大、中、小三种类型。 2、从会议的内容容量来分 有综合性的会议、专业性的会议、专题性的会议、一事一议的会议、咨询性的会议等。 3、按时间分 可分为定期性会议和不定期的会议。　 会议常规礼仪： 一、会议环境的礼仪规范 会议环境应强化会议主题。必须围绕会议主题来衬托，或庄严隆重、或喜庆热烈、或轻松活泼……。 1，讲台 一般来说，主席台大都设置有专门的讲台，位置一般在主席台的右侧，不宜在中间，以免主席团成员视线受阻。 讲台上要放话筒，有时也可以放置鲜花。 2，会徽 有时候，在主席团后面的背景上会悬挂会徽。 会徽是体现或象征会议精神的图案性标志，它是会场的视觉中心，能起到渲染和突出会议精神的作用。 3，会标 会标要悬挂在主席台的正上方。 会标的制作应端正、醒目、大方。除开悼念性会议外，一般为红底黄字或红底白字。 字体以楷体或美术字体为宜。 4，旗帜 为了衬托会议气氛，有时需要在主席台上和会场内外悬挂旗帜。 主席台上的旗帜应围挂在会徽两边，以突出会议的庄严隆重。 5，花卉 可以调节会场气氛，振奋与会者的精神。 注意：如果在主席台台口围放花卉，宜选择低矮的绿色品种，以免挡住视线。 红色表示热烈；黄色表示亲切；绿色表示希望 如果是涉外会议，尤其是重大的涉外会议，选用花卉应突出中华民族文化特色。选择有代表性的中国原产花卉，如梅花、牡丹、菊花、兰花、月季、杜鹃、山茶、荷花、桂花、水仙等。 6，灯光、音响、空调 灯光要明亮、柔和。音响音量适中；空调温度控制在20度左右。 二、会议服务安排的礼仪 会议环境是会议礼仪的硬件；会议服务是其软件。 1，拟发会议通知 会议的主题、形式、内容、任务、议程、出席人员的等确定以后，便应该尽早拟发详尽的会议通知，以便与会者安排工作，做好相关准备。 一份详尽的会议通知包括：会议名称；会议主题与内容；会期（起止时间）；报到的时间与地点（要特别交代清楚交通路线或附上交通路线图）；会议的具体出席对象；会议要求（材料的准备及其差旅费和其他费用的问题。） 2，准备会议资料 会议所需的文件资料，都应该在会前准备好。会后补发是不符合礼仪规范的。 3，礼貌待客 会议召开期间，秘书及其相关工作人员要按照有关的礼仪规范，做好迎送、登记、引导、陪同以及联络等工作，尤其对重要的与会者或年老体弱者予以重点接待或照顾。 如会期比较长，还要为与会者安排一定的文体活动或参观游览活动。 4，做好会议结束工作 会议结束后，秘书及相关人员要礼貌的做好扫尾工作，如会议安排照相，要及早安排，好让与会者离会时能拿到照片；及时为与会者订好车票、船票或机票；妥善安排各类与会者离开。 三、秘书的与会礼仪 对于秘书及相关工作人员来说，不但要操办具体的会议事务，有时还要充当主持人组织会议，或者陪伴或代表领导、单位出席各种会议，必要时，还要在会上发言。 最重要的一点是：秘书人员与会时，仪容衣着一定要整洁得体，仪