会议高手--知心顾问.pptVIP

* * * * * * * * * * * * * 讲师提示： 从具体问题引出，请各小组会议主持人谈一谈，刚一开始，收集的小黄条，是怎样做归纳的？如果小组意见不统一，你是怎样在有限的时间说服持不同意见者而达成目标的，你要呈现给大家此方面供交流分享的观点是什麽？ 1、对应开始确立目标，进行分析（如SWOT方法） 2、5W1H找出关键点 3、A、B、C分类 4、压力排序：给定一定时间，限期出结果；或给定票数，提供小组意见。 5、N/3方法，逐步划小单位，进行归纳。 注意会议决策的过程及全体参与性。联系小组长归纳小黄条实际案例，进行评述。 现场提问：如果出现意见重大分歧，你有什麽解决措施？ * 讲师提示： 主持人作用：宣布决议、回顾决议产生过程，明确后续安排， 强调注意事项，对会议目标达成进行评估并感谢与会者。 * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 发问的技巧 开放与封闭 空投与指定 倾听的技巧 注视对方 不中途打断 询问不明之处 适当归纳 不任意表露情绪 记录的技巧 活用5W2H:即what、where、when、who、why、how、how much. 掌握主词、动词、形容词 明确数字 运用key word 列点说明:可了解发言重点,归纳主题方向 一言以蔽之 会议记录 准确记录会议要点 核实重要信息 撰写会议纪要 主席的工作 发言促动:让大家想发言,并说出想表达的意见。 工作分配的促动:鼓励大家主动认领工作,掌握成 功的机会。 创意的促动:提出一些其它产品的优点,激发大家 的创意,将别人的优点用于我们的产品上。 问题的促动:主席应提出一些问题让与会人员了 解问题的状况。 感情的促动:主席除了要让与会者体会到你的关 怀、感恩、自责、包容、肯定外,还要让与会者 自动自发创造和谐的气氛 会议中的问题 人身攻击 对策: 对双方进行安抚 重申议事规则 重提主题进行讨论 离题 对策: 兜一圈切回主题 给予肯定再切断话题 将离题的议题留置最后再做讨论。 请他做归纳或替他做归纳。 事先请将规则讲清楚 发言限定时间 会议中的问题 争议不下 对策: 暂停会议休会20分钟以上。 参与第三者的意见 将双方意见列表比较。 进行不记名投票。 重整双方意见提出新的方案。 重申共同利益。 会议中的问题 抱怨 对策: 同情其不满的情绪。 归纳其不满的原因。 寻求解决的方法。 上级指导员发言过于投入 对策: 装傻发问 重新提出问题 幽默有技巧的提醒长官。 会议中的问题 短话长说 对策: 适时的制止发言。 引导其说出具体的想法。 时间不足 对策: 选择重要的议题进行讨论。 限制发言人数(可事先登记) 限制发言时间。 会议中的问题 争功诿过 对策: 主席应制止不当的发言,并给予其适当的肯定。 引导组织成员彼此说出对方的优点,让大家都能受到适当的肯定。 为反对而反对 对策: 请他提出更好的对策。 引导他思考是否有考虑周延。 会议中的问题 独占发言 对策: 主席制止其行为。 说明规则并强制执行。 消极的话 对策: 发言者的情绪表示理解 提振士气,拟定共同目标。 呼喊精神口号。 会议中的问题 如何发言 积极的发言 明确的发言 尊重的发言 坦承的发言 客观的发言 针对主题 与会者报告的种类 工作完成的报告:你完成了什么工作,何 时完成?完成的重点? 工作异常的报告:工作的预定进度、现在 进度、差异进度、差异原因、处置对策 及何时会赶上进度? 请示报告:背景状况、建议内容、事情的经过。 需要支持的报告:什么事?原因?对策?现况如何?需要哪些支持? 论证的误导 权威的误导 经验的误导 参考点的误导 倒果为因的误导 感觉与事实 感觉——即对事物主观的意念,其中包含个人的价值判断,因此感觉的产生往往因人而异。 事实——即有具体、明确的讯息陈述,与实际所发生的事件相符。 抱怨的种类 复杂性的抱怨 人身攻击,在他人身上贴标签 算旧帐 消极性的抱怨 抱怨内容 抱怨的内容应包括: 到底发生了什么事、这造成何种困扰?希望别人怎么做或协助? 或可以套用一个公式来作为抱怨的模式: 我了解……只是……它会……是不是可以………… 另外可以采用更和缓、柔软的抱怨方式,是从感谢或 自责开始 主持会议的原则 以人为本——主席应尊重、肯定与会人员,让每位与会人员受尊重且能够自我发展。 停止操控——应在会议中集思广益、促成组织学习、培养与会能力。不可用职权来控制议程、只求个人决议。 目标与过程兼得——在过程在达到目标,让每个人享受到学习的过程。 对事不对人 感觉与理性兼顾 解决问题也处理情绪 课堂练习 选择各部门代表，现场举办一次会议 会议的主题: 最近公司人员流失比较严重，严重影响公 司正常运营及未来