管理技巧——会议与主持.pdfVIP

第13章 会议与主持 管 ·理 ·技 ·巧 下载 简介 参加会议可能要占去管理人员相当大的一部分时间。会议 上常常存在以很多无聊的话语去谈论一些无意义的东西，如将 骆驼描绘成“由委员会设计的赛马”。但无论其正式与否，会 议已越来越成为组织活动中不可分割的一部分。认为会议无关 紧要是一种幼稚的看法。而重要的是 ,会议要有效地举行，并分 清楚哪些会议没有必要，哪些又是需要认真组织的。 那些关心其组织的人，尤其是主席，有时可能是秘书，最 需要学习有效举行会议所需的技巧。普通成员也需要培养一些 技巧，比如如何确定需在会议中达到的目标。对会议上所发生 的事情的理解，也有助于了解组织是如何运作的。在会议必须 由普通成员主持时，对这方面加以了解是一种极好的准备。对 于这些技巧，其中有一些已在第 1 2章关于雇员关系谈判那一节 中论及过，但就其整个领域来说，人们需要根据自己的情况加 以处理。这就是为什么它单成一章的原因。本章探讨了会议的 必要性，以及会议失败会产生什么后果，同时也将对会议的类 型进行一下划分。 会谈前需要做相当多的准备，而且一旦会谈开始，其主持 就需要一定的技巧，其中包括要使各成员的发言朝积极方向发 展。许多章节讨论的一个基本主题是 ,主席在帮助解决实质性问 题上的角色，是如何与其程序及过程控制角色发生冲突的。因 此，本章将就主席应该如何解决这一两难问题提出一些建议。 还有一节讲的是关于会谈结果的记录问题。最后，提供了一个 附表，以解释与正式委员会程序有关的各个主要角色。 整个本章使用“主席职务” ( c h a i r )一词而不用另一表达方 法“主席 ( c h a i r m a n ) ”是为了强调：主席一职既可是男性，也 可是女性。 3 6 0 营管·理·技·巧 第 13 章 下载 会议与主持 会谈的必要性 会议可能是组织机构的一个重要组成部分。在一些机构中， 如地方政府决策必须以一种委员会型的结构来进行，此结构含 有许多委员会或支委会，不过它们只是作为一个整体来对理事 会负责。在商业机构中，对于股东大会和董事会一级以下的会 议，虽然并非一定要举行，但它们同样非常重要。作为部门运 转的一个辅助手段，可能很有必要召开会议。它在促进部门间 的合作上也起着非常重要的作用，否则，不可能有部门间合作。 决策的日益复杂化，部分原因是由于机构内信息的分散，这也 常常意味着只有将人们聚积在一起，并集中所有人的智慧和技 能，才能做出有效的决策。随着全球一体化趋势以及信息技术 的发展，某些会议上要求进行多国语言的同声翻译和 / 或进行电 子商谈。如果会议失败，这可能意味着该机构在某个重要方面 的不成功。 会议失败的后果 为什么需要保证会议的有效举行，有许多原因，其中会议 上所做的决策可能是很重要的一个方面。决策的质量如何 ,可能 与会议举行中所运用的技巧有密切关系。由于节省的时间要乘 上出席的人数，所以会议的有效性方面若有一个小小的提高， 就可能会节约相当多的时间。除去决策以外，会议还有其他职 能，如向与会代表提交简要的汇报，或确保决策的公开化。决 策的质量和业务执行的效率，可能也会影响到会议外的工作关 系，影响到会议在将来场合下能起多大作用的可信度。管理人 员必须清楚：在主持会议时自己位于焦点之处，有的听众很挑 剔。通常，在这些人面前的表现如何，可能会提高也可能会损 抑自己的声誉。 营·销·预·算算 3 6 1 管 ·理 ·技 ·巧 下载 会议类型及活动分类 会议之间就其重要性及正式与否来说，彼此有所不同，既 有众议院的议事