图书馆系统使用说明.doc

图书馆系统使用说明 采访 书目预定 功能：图书征订后，可将图书订单号码、书名、作者、出版社、价格、册数等一些数据录入电脑，以便随时查询图书预订情况。 操作方式：点击【采访】中的【书目预订】，进入书目预订窗口（图1.1）。录入书号后，系统会自动生成出版社相关信息。预订方式可在系统维护中设定（详见系统维护）。 图1.1 书目预订窗口 预定书目查询修改 功能：对已录入电脑的预订书目信息进行查询、修改、删除。 操作方式：点击【采访】中的【预订书目查询修改】，进入此功能窗口（图1.2）。打开窗口时，显示所有的书目预订情况，可根据订单号、预订日期、正题名查询条件进行查询。查到所需的预订书目后，选中某一预订书目，双击表格中的记录或单击【修改】按钮，进入修改窗口（类同预定录入）。 图1.2 预订书目查询修改窗口 采访查重 功能：在进行书目预定时候，可将书商提供的MARC数据与馆藏书目进行对比，以剔除重复书目。 操作方式：点击【采访】中的【采访查重】，进入采访查重功能窗口（图1.3），先点击【浏览】按钮，选中MARC文件后点击【导入】按钮，系统会把MARC文件中的数据进行分解后显示在下方表格中，选择查重条件（可多选）后点击【查询】，系统会自动把表格中的数据与馆藏数据进行对比，并可在 “重复次数”列中显示结果。 图1.3 采访查重窗口 到书验收 功能：当预订的图书到馆后，将实物与预订信息核对，进行验收工作，同时打印验收单；验收完毕的书目可直接进入待编目的数据库。它包括三个子菜单，分别是：发票录入、到书验收、打印验收合格单。 发票管理 功能：将已到书目的发票信息录入电脑，可进行查询、修改、新增、删除等管理。 操作方式：选择【采访】中的【到书验收】，点击【发票管理】，进入发票管理窗口。输入开票日期的起始日期、结束日期、批次、发票始号、结束号码、金额等，可以进行复合查询，结果查出后，可进行修改和删除操作。点击【新增】按钮，开票日期默认为系统时间，发票号码不能为空，且不能重复。（总册数必须大于等于社科类 + 科技类的册数。） 到书验收 功能：当预订的图书到馆时，将实物与预订信息核对，进行验收工作。 操作方式：选择【采访】中的【到书验收】，点击【到书验收】，进入到书验收窗口（图1.4.2）。可根据输入订单号、预订日期、正题名等查询条件点击【查询】，即可查到所需的预订书目，然后可双击或单击【验收】按钮，进入验收窗口，此窗口显示为该预订记录的所有相关信息，输入批次后，点击【验收】按钮后验收完毕。 必须输入批次后才能进行验收，否则系统提示不能进行验收，如果不想验收或者查到收到图书与实际不想符，则可以点击【不验收】按钮退出此窗口。 图1.4.2 到书验收窗口 打印验收合格单 功能：根据验收批次、验收日期等条件打印预订书目中已经验收的图书情况。 操作方式：点击【采访】中的【打印验收合格单】，进入验收单打印窗口（图1.4.3）。可按订单号、批次、验收日期等条件组合查询，然后点击【打印】或【打印设置】按钮，显示验收图书清单，可根据需要打印或者导出出清单。 图1.4.3 打印验收合格单窗口 账目统计 功能：根据中图法对图书馆已预订书目和到书书目进行统计，以便更好的掌握预订图书及预订图书到馆情况。 预订统计 功能：根据中图法统计每一类的书目预订情况。 操作方式：点击【采访】中的【帐目统计】，点击【预订统计】，进入预订统计窗口（图1.5）。选择统计时段点击【统计】即可。 图1.5 账目统计窗口 到书统计 类同预定统计。 图书催缺打印 功能：根据书目预订情况，打印出未到的书目清单，以便催促预订书目到馆。 操作方式：点击【采访】中的【图书催缺打印】，进入图书催缺打印窗口（图1.6）。可按预订日期和订单号码进行查询打印。 图1.6 图书催缺打印窗口 经费管理 功能：可进行年度经费录入、查看经费的使用情况、对经费的控制以及年末经费结转等。可使图书馆经费更合理利用。其中包括年度经费录入、经费使用情况、经费控制、用途分析、上年经费结转。 年度经费录入 功能：将当前年度图书馆使用的计划经费录入到系统中，以便由系统来管理经费的使用情况。 操作方式：选择【采访】中的【经费管理】，点击【年度经费录入】，进入年度经费录入窗口（图1.7.1）。此窗口同时具备录入、修改、删除功能。 录入：在使用年度中直接输入经费使用的年度，如果输入的年度已经存在，将显示其经费情况（参照修改）；如果提示“上一年度经费还未结转，请先结转”，则要进入上年经费结转（参照上年经费结转）。再设置经费使用的时间段，前一时间必须小于后一时间，如果时间段小于当前时间，系统将提示你是否保留当前设置。在下期计划总经费中，系统将自动加上上期余额。在计划使用比例中，点击任一使用类别，输入比例数即可，最后点击新增完成录入。（注：各个经费使