在WOrd中正确设置2012党政我国机关公文格式.doc

在Word中正确设置2012党政机关公文格式 本文的Word操作以Office2003为例，格式规定的引用和解释以GB/T 9704—2012《党政机关公文格式》及中国质检出版社和中国标准出版社配套的《国家标准应用指南》为准。 目前，不少单位在Word中设置公文格式的通行作法是：页边距上3.7厘米、下3.5厘米，左2.8厘米、右2.6厘米，公文主体“行距”采用“固定值”28磅、正文三号字仿宋_GB2312，虽然大体上实现了每面22行，每行28个字标准A4型纸297 mm×210 mm（高×宽），版心尺寸为225 mm×156 mm×宽），版心上边缘距离纸张上边缘（天头上白边）为37 mm， mm，版心左边缘距离纸张左边缘（订口左白边）为28 mm，mm 无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。般每面22行，每行28个字，并撑满版心。标准中，一行指一个汉字的高度加3号汉字高度的7/8的距离。 mm，3号字 mm。 注：1磅≈0mm ，1 mm≈2.8346磅，10.39 mm≈29.4515磅。 2．Word中设置版面的注意事项 要在Word中正确设置2012版国家标准的公文版面，必须注意两个问题： 一是公文格式中撑满版心的含义是公文第一行顶格编排在版心左上角，公文最后一行必须沉底到版心下边缘，因此确切地讲，每面公文应该是由22行3号仿宋字加21个行间距组成。 二是Word中的行距，当使用“固定值”时，文字位于行距垂直方向的下端，距离下边缘有很窄一段的空白；行距垂直方向上端的空白高度较大，设为3号字、28磅时，下端空白约1 mm、上端空白约3 mm。 因此，在Word中设置公文格式时如果不考虑这两个问题，而简单地设为：上3.7厘米、下3.5厘米，行距固定值28磅，就会使实际版心下移，且版心高度小于标准值225 mm，在这样的版心里放置22行正文，每一行的高度就会小于标准值10.39 mm，并且最后一行文字不能沉底贴紧版心下边缘。 3．Word中公文格式版面的设置 打开Office Word2003，点击“文件-页面设置”，在“页边距”页签里，将页边距调整为：上3.3厘米、下3.3厘米，左2.8厘米、右2.6厘米。 点击“格式-字体”，在“字体”页签里，将“中文字体”设为仿宋_GB2312、“西文字体”设为“(使用中文字体)”，将“字号”设为三号；点选“字符间距”页签，将“间距”选为“紧缩”磅值设为0.2磅。 点击“格式-段落”，在“缩进和间距”页签，将“行距”选用“固定值”并设为29.5磅（或者设为29.45磅）。 4.设置效果验证 输入文字，验证是否每面22行每行28个字×宽＝225 mm×156 mm的文本框，来验证版心标准用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在版心下边缘之下，左右放一条字线；字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。数字左右放一条字线字线字线字线⑴Administrator 是登录 Windows 的用户名，如有不同，请选择与你用户名相同的文件夹 ⑵Application Data 文件夹默认是隐藏的，予以显示的方法：依次点击“工具-文件夹选项”，打开“文件夹选项”窗口，点击“查看”页签，拖动“高级设置”的滚动条，找到并点击“显示所有文件和文件夹”，点击“确定”按钮后，即可看到 Application Data 文件夹。 四、版头的设置 1．2012版国家标准⑴份号、密级和期限、紧急程度：一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第一行，三部分依序自上而下分行排列。 ⑵发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。 发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。 联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。 mm×18 mm，所以以此为高限。 ⑶发文字号、签发人：发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。 如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。⑷版头中的分隔线发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。分隔线 mm～0.5 mm，具体高度可根据发文机关标志字体字号酌定。 2．Word中公文格式版头的设置方法 通过公文格式的Word模