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ERP系统下会计档案管理 　　摘要：随着油田财务管理水平的不断提高，ERP系统的不断成熟和完善，会计档案管理工作遭遇到了巨大的挑战。由于ERP系统下存储的会计电子数据存在各种链接与关联关系,以纸张作为媒介来保存打印的会计凭证和会计账簿已无法反映会计核算的全貌,更无法对一些重要的会计信息进行搜索查阅。因此,对财务部门来说,在企业内部建立一套切实可行的会计档案电子存储方案应摆上议事日程。作者根据工作的实践，就如何做好ERP系统下会计档案管理工作，谈谈个人看法。 　　关键词：数字化；管理档案 　　 　　1.ERP系统下的会计档案的特点 　　 　　众所周知．传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专用材料，它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。这些史料和证据具有严格的数据平衡性、序时性和严肃性。财务系统实行ERP系统后，由于产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据与文件，财务人员的所有日常工作以及历年会计资料的调阅均在计算机上完成，因此为会计档案赋予了许多新的特点。 　　 　　1.1会计凭证分类管理渐现优势 　　在传统会计实务理念下,会计记账凭证必须连续编号，《会计基础工作规范》中就规定:“填制记账凭证时,应当对记账凭证进行连续编号”，而且一般是记账凭证与原始凭证合起来管理,即记账凭证从系统中打印出与原始凭证装订在一起，我们暂且称之为“统一管理”模式。而ERP下则产生了与之对应的“分类管理”模式的概念,这里的“分类管理”包含了纵向分类管理和横向分类管理两个方面。首先,由于ERP下所有业务按流程管理,这样一些主要的业务模块产生的记账凭证编号就可作为单独的记账凭证类别进行管理,进行分类别连续编号,即所谓的纵向分类管理：这种纵向分类管理对ERP下复核和审计提供了一个极好的管理平台,使有关人员可以按业务分类对相关凭证进行快速追溯。其次,ERP下会计凭证的概念与传统会计实务下的会计凭证的概念已有所区别,ERP下的会计凭证一般应分为手工原始凭证,电子基础凭证和会计记账凭证,并且会计记账凭证在计算机中存在的状态也与传统会计实务下不太一致,以x厂为例，现阶段的会计凭证分为：集成凭证（计划部门、天然气销售等）、超级用户凭证、财务中心日常业务生成凭证（包含不可打印的co凭证以及资产凭证）等。ERP下的会计记账凭证在计算机中一般不可能仅仅以会计分录的数据形式存在,它还包含大量链接信息和集成数据信息,通过这些信息与电子基础凭证关联在一起,其中包含大量的企业采购,生产,销售等企业其他经济活动信息。这样,会计记账凭证实际上是企业的经济活动信息在财务上体现的一个链接和集成平台,而这样的一个平台是无法通过打印在纸张上与相关原始凭证一同管理的,因此必须将原始凭证从打印的记账凭证下分离出来,单独编号,并通过设定在记账凭证属性项下的编号信息与手工原始凭证进行链接,形成横向分类管理。这种横向分类管理使会计记账凭证的电子存储成为可能。 　　 　　1.2会计账表已非独立数据形式 　　传统会计实务下的会计账簿和会计报表是一种独立的数据的概念,它们不是实时数据,而仅仅是对财务数据在一定时点或时期的反映形式,因而当这些数据一旦形成,也就不再需要其他数据的支持。也就是说当一定时期的账簿或报表形成后,一旦凭证数据转移或丢失则账簿和报表数据依旧存在,而且不会发生任何变动。在这种情况下,会计账簿和报表不但会占用大量的存储空间,而且不利于数据信息的实时更新。而ERP下,会计账簿与报表已没有必要像传统会计实务状态下那样以独立的数据形态存在,尽管会计账簿与报表两者间从形式上有所区别,但从实质上看会计账簿与会计报表已经与其他的各种查询一样成为由基础数据支持的表格输出形式。这种形式下数据能够实时更新,查询数据及时准确,不存在因缺少个别系统管理步骤而引起查询数据不及时的情况,因此,我们传统中所说的“记账”这一过程也就不复存在。当然,在这种情况下,系统也对数据安全性提出了更高的要求,因为一旦基础数据存在差错或出现丢失现象,就会给后续的查询产生连续性差错,从而造成会计信息的失真,并可能给企业生产经营带来不可估量的损失。 　　 　　2.ERP系统下的数字化会计档案管理工作 　　 　　数字化管理档案是ERP活动的产物，又是数字化管理活动的客观表现，在经济活动中具有史料和查证作用。它是指存贮在磁盘（硬盘和软盘）或其它存贮介质上的会计数据和程序，以及打印输出的各种账簿、报表、凭证等核算数据和系统开发运行中的全套文档资料。所以加强数字化管理的档案管理，是实现数字化油田工作连续进行的保障，是ERP信息管理系统内数据安全完整的保证，是数字化会计系统正常运行的保证。 　　 　　2.1加强ERP下的会计档案管理，理顺会计档案管理体制 　　完善会计档案管理工作的各项规章制