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中国大百科全书稿件管理 　　［摘要］《中国大百科全书（第二版）》（以下简称《全书二版》）的编纂工作是一个非常庞大的工程。《全书二版》的编纂代表了我国百科类书籍编纂的最高水平。本文在《全书二版》稿件流转进度和稿件流转质量控制两个方面，对《全书二版》稿件流转工作进行总结，并在此基础上，探讨大型综合性百科全书的稿件流转工作。 　　［关键词］百科全书 稿件流转进度 稿件流转质量控制 管理 　　［中图分类号］G23 ［文献标识码］A 　　《中国大百科全书（第二版）》（以下简称《全书二版》）的编纂工作是一个非常庞大的系统工程。可以这样说，《全书二版》的编纂工作代表了我国百科类书籍编纂的最高水平。它的问世是我国百科类大型工具书的编纂组织能力的最好体现。前期的选条、组稿、单学科的编辑加工和学科群审稿等工作姑且不说，单单是合拢后长条样［1］就打印了近6万条，约10万页，四百多包，先后有51人参加了长条样的审读工作。编纂后期共打印了8次排版样，每次1.8万页左右，都要经过审稿、改稿、校对、更新数据和检查等工作，社内外直接参与《全书二版》的工作人员约200人。由此可见，类似于《全书二版》这样的大型综合性图书对图书的编纂人员在稿件流转和管理方面的工作提出了较高的要求。 　　百科全书类书籍的性质决定了其稿件来源的多渠道，这必然导致稿件的多样性和复杂性，在对如此复杂的稿件进行整理、组稿、审稿、编辑加工等的过程中，对稿件进行高效的控制管理，使《全书二版》稿件完整顺畅地流转起来，是《全书二版》按时、按质出版的重要环节；而《全书二版》稿件完整顺畅地流转起来又是其编纂工作得以顺利进行的关键环节。在编纂期间编辑部管理中心根据各流程中不同环节制作了19种不同的表格，以满足不同编辑阶段对稿件的不同要求。本文既是作者对《全书二版》稿件流转工作所进行的总结，又是对编纂大型综合性百科全书中稿件流转工作的一次初步探讨。 　　一、稿件流转进度的管理 　　编纂过程中稿件流转进度的管理要符合《全书二版》计划的要求，其具体措施如下： 　　1．建立稿件档案，做好稿件登记。编辑部对编纂过程的每一个阶段都有详细的计划，以保证全书按时、保质地达到预期目标。管理中心根据《全书二版》的编纂计划，特别是每个阶段的预期目标，建立了稿件流转进度控制系统和稿件流转记录系统，每份稿件都有一套完整连续的记录档案。这个流转进度控制和稿件流转记录系统涉及对每个学科编辑、专项负责人的领稿、交稿时间（包括预计交稿时间和实际交稿时间）的管理。一旦发现有稿件没有按时回到管理中心，相关负责人马上可以知道稿件停滞在稿件流转整个流程的哪道工序，延宕在哪位编辑手中，可以督促责任人及时收回稿件。我们在管理稿件的同时还随时介入稿件流转进程中发生的各种情况，并协助处理。例如，审稿人突发情况、稿件缺页、稿件个别页被抽出借阅等，我们都能随时掌握情况，及时帮助协调相关编辑的工作，使稿件可以在整个流转系统中正常运转。这套系统在对稿件流转进度实施有效的控制和管理，保证稿件完整、流畅地运转方面发挥了较大的作用，使《全书二版》的编纂工作按时、保质完成得以实现。 　　2．认真仔细记录，时时进行检查。对《全书二版》编纂中稿件流转进度定期或不定期地进行检查和记录，及时了解稿件的进程，掌握稿件流转中所出现的问题。帮助所有参加编辑工作的同志了解稿件动态，了解全局状况。我们在工作中严格按照每一阶段的目标要求，细化到每一份稿件，检查编辑已处理的稿件是否完整无缺地返回编辑部管理中心，并做好记录。对检查的情况，及时与编辑部有关人员进行联系和交流，客观上起到了监督的作用。几年来基本做到“问题解决不拖延，稿件流转不迟滞”，确保了《全书二版》的进度要求。 　　3．核查汇总数据，及时发现漏洞。根据《全书二版》编纂的计划要求，对收集到的进度数据进行统计整理，与计划要求进行比较，及时发现稿件流转中出现的问题。由于每一专项编辑工作的具体要求不同，我们随时更新流转进度表的记录、统计项目，做到不遗漏一项内容，并做好记录，保证对稿件流转的有效控制和管理。 　　4．分析流转记录，协调流转进度。在汇总稿件流转记录情况的基础上，根据编纂工作每一阶段对稿件的质量和时间的要求，比对实际完成情况和预期完成目标，及时向有关负责人汇报情况并提出建议。协助领导适时、适当调整工作进度和工作要求。 　　二、稿件流转质量控制的管理 　　《全书二版》编纂所涉及的稿件流转范围广、数量大，工作的复杂程度高。组织好稿件的流转，实时进行调度，协调各部门稿件的衔接对于大型综合性百科全书的编纂工作至关重要。 　　1.稿件流转的登记。根据每一阶段稿件审稿要求的不同，制定不同的稿件流转记录系统。在长条样的第一个审稿阶段，每包稿件都要经过文、理两类学科编辑的审稿，以及部分专项编辑的资料补充和修改工