教职员工档案管理系统使用说明跟操作方法doc.docVIP

PAGE PAGE 2 教职员工档案管理系统使用说明及操作方法 教职员工档案管理系统，是获省级优秀科研成果一等奖的项目之一。是实现学校管理科学化、标准化、现代化不可缺少的软件之一。 教职员工档案管理系统分单机版和网络版。 教职员工档案管理系统，是国家知识产权保护产品，登记号：2006SRO8528。 一、软件简介 1、菜单：有基本设置、输入数据、查询及打印、统计四个菜单。 2、功能：教职员工档案管理。单项信息或全项信息查询；范围或分类查询；高级查询。打印或随机打印诸多信息资料和报表。用扫描仪、数码相机、摄像头均可将教职员工相片以BMP的格式录入。记事栏目可录入约650个文字，专供登录教职员工家庭主要成员、学习和工作简历、工作业绩及奖惩情况。保存数据功能。恢复数据功能。清空数据功能。压缩数据库功能。统计功能。Excel数据的导入和导出功能。 二、操作方法 1、系统设置。进入系统，点击“系统设置”，有两个选项：一是系统设置；二是打印选项。 ⑴在“系统设置”对话框中，系统设置了四项功能。 ①保存数据。即备份数据，可直接将库内数据保存到硬盘中。点击“保存数据”命令键，选择盘区（C、D、E、……），自拟文件名，就把数据保存起来了。 ②恢复数据。就是将保存在硬盘或U盘中的数据调回来，在系统中重新运行。 ③压缩数据库。使用时间越长，数据越多，库越来越大，点击此键可使数据库压缩变小。 ④数据清空。将库内数据清空。 ⑵打印选项。有一项“打印选项”功能。 打印报表，要性别选此项，不带性别不选此项。 2、输入数据菜单。进入系统，点击“输入数据”菜单，进入“教职员工档案数据输入”对话框。然后，在上边的窗口，从上到下、从左向右录入教职员工的数据信息。如果按部门或科室录入更好。每录完1名教职员工或修改数据信息之后在退出编辑之前，都要按“√”确认编辑存盘，否则会丢失数据信息。 输入相片的格式是BMP。所以，获取相片要选BMP格式保存。如果是JPG格式，需先转换，后录入。 输入相片方法：将光标移到放照片的位置，单击鼠标右键，单击“由文件载入”，双击要输入教职员工的照片，按“√”确认编辑存盘。 删除相片方法：光标指向照片，单击鼠标右键，单击“剪切”，按“√”确认编辑存盘。要把剪掉的照片彻底清除库中，必须压缩数据库。 规范“时间”栏目输入格式：“输入教职员工档案数据”及“查询”时，涉及输入“时间”的栏目较多，为规范输入，特设置统一写入格式：年码2位，如03；月码1月至9月1位，10至12月2位；日码1日至9日1位，10日至31日2位。年码和月码之间用短横线连接“-”，月码和日码之间用短横线连接“-”。一律用阿拉伯数字。确认后即可输入成绩。计算机的日期设置：短日期样式（S）为yy-M-d;长日期样式（L）为yyyy’年’M’月’d’日’。也可按计算机的设置日期格式写入日期。 Excel的导入和导出。为快捷方便的录入数据，与其它软件数据共享、减轻劳动强度，提高工作效率，设置了Excel的导入和导出功能。 导出。“教职员工档案管理系统”中的教职员工信息，可以导出到Excel中去。 起一个文件名、在Excel中保存在1个页面上。 操作程序是：系统→输入数据→Excel→导出到Excel→起文件名→保存。 导出数据的存盘格式是：“Microsoft Excel 97-2000或97-20xx工作簿（※.xls）”。 导入。凡是Excel教职员工信息，只要做到“四统一”基本上都能导入“教职员工档案管理系统”中去。 四统一是： ①统一导入信息的“存盘格式”。因为“Excel”有多个版本，“存盘格式”也有多种方式。所以统一导入信息的“存盘格式”，是决定能否将信息导入“教职员工档案管理系统”中去的关键之一。 不论“Excel”安装何种版本，都有一种通用的存盘格式。如果系统中安装的是“Excel2000”，则通用的存盘格式就是：“Microsoft Excel 97-2000工作簿（※.xls）”；如果系统中安装的是“Excel2003”，则通用的存盘格式就是：“Microsoft Excel 97-2003工作簿（※.xls）”；如果系统中安装的是“Excel20xx”，则通用的存盘格式就是：“Microsoft Excel97-20xx工作簿（※.xls）”。 ②统一Excel信息中的首行“项目名头”。Excel中的教职员工信息，首行“项目名头”必须是：“序号、姓名、性别、出生日期、民族、行政职务、教师职务、有何特长、政治面貌、参加工作时间、入党团时间、行政编码、原学历、原毕业时间、原毕业院校、原专业、原学位、现学历、现毕业时间、现毕业院校、现专业、现学位、身份证号、本人成份、评资格时间、聘任时间、评特级教师时间、通讯地址、部门、邮编、手机、宅电、电子信箱、家庭住址、教师