办公室接待工作概述教学文稿.pptx

办公室接待工作概述——关于接待工作的若干体会youxiang接待工作的定义接待，是一定的社会组织对公务活动中的来访者所进行的迎接、接洽和招待活动，是社会组织间人员相互交往的方式。接待是一项展示单位形象、体现水平、彰显实力的工作。接待水平从一定程度上反映办公室整体工作水平。接待工作的原则热情礼貌。秘书是客人最先见到的单位成员，秘书的形象直接影响着客人对单位形象的判断。因此，秘书在接待来访者时，不论是谁，都要做到热情礼貌，周到大方，平等对待，主动为来宾提供各种必要的服务。细致周到。不论在哪个接待环节，都需要秘书人员认真、细致。耐心。如客人到来，秘书要主动迎上去，微笑问候，仔细询问对方来意。对于初次来访的客人，应主动引路，在客人告辞时要提醒对方有无遗漏物品，在计划性接待工作中，秘书要拟写出详细的接待方桉，直至实施的每个具体环节上，分清部门职责，明确个人任务，在安排布置时，也要检查督促。接待工作的原则勤俭节约。接待工作是办公室的常规工作，每年都有各种各样的接待任务，秘书人员在做好接待准备和服务工作的同时，也要注意接待经费的控制。要从简节约，精打细算，避免铺张浪费，要学会做好接待经费预算，节约成本。在安排宴请、参观、娱乐、座谈会等项目时，尽量减少不必要的开支，缩短接待时间，控制参与人员，提高接待工作效率。严守机密。严守机密是指秘书在接待过程中，要注意各方面的保密工作。既要体现热情友好的合作态度，又要注意的信息透露的度，做到该说的一字不少，不该说的一字不多。要按照单位规定，协调行动，统一对外口径，特别在涉外接待中要谨言慎行，严格按单位的保密制度办事，严防泄密。接待工作的原则尊重个人。接待工作也要注重以人为本，尊重个人的医院和隐私。例如，秘书在接待工作中会主动帮客人提行李，但如果客人不愿意，就不要勉强，有的可能是客人的私人贵重物品；在如喝酒，中国人习惯认为向他人敬酒是礼貌客气热情的表现，因此不管对方酒量大小，都要一而再，再而三地向对方频频举杯，以致最后双方酩酊大醉，洋相百出。在接待客人时，对于个人疾病、年龄、婚姻、收入、私人电话、宗教信仰、政治态度等都要避免过问。尊重个人，就是尊重他的选择、尊重个人习惯、尊重个人隐私。如何做好接待工作做好接待工作的意义接待的一般程序客人抵达前的准备客人抵达后的接待服务客人离去（后）的有关工作 常用接待形式及注意事项会见、会谈会议宴请参观和娱乐做好接待工作的意义接待工作意义重大，主要体现在三个有利于：第一，有利于增进上下级间和单位之间的了解，为领导和同志们开展工作提供方便。第二，有利于加强与外界的广泛联系，进一步推动企业发展。第三，有利于扩大企业对外影响，提高企业的知名度，同时，也能开阔视野，学习其他单位的好的经验。接待的一般程序客人抵达前的准备客人抵达后的接待服务客人离去（后）的有关工作 客人抵达前的准备1.对来访客人要有所了解，做到“四个知道” ：知道客人的基本情况知道客人来访的主要目的、抵离时间以及客人抵达时所乘交通工具知道客人的活动日程、意见和要求知道我方的接待指导思想和接待规格客人抵达前的准备2.制定接待方案是接待准备工作最核心的环节，在接待工作中起到规划指导的作用，要做到“九个明确 ”：迎送安排要明确住地安排要明确就餐安排要明确活动和日程安排要明确车辆安排要明确宴请安排要明确费用支持要明确新闻报道要明确分级接待要明确客人抵达后的接待服务客人抵达后的接待服务工作包括：迎接客人、会见、会谈、宴请、会议、合影、娱乐、参观等。在接待的过程中，特别是负责人，一定要掌握全局，整合好各方面的力量。在迎接客人时，一定要提前做好沟通，掌握到达和离开的时间、确定迎送规格。客人离去（后）的有关工作 核实客人离去所乘航班或车次抵达时间、地点有无变化，以及飞机（火车）停靠的情况。按照接待方针和接待方案，设计和实施欢送礼仪，视情况赠送礼物。如有需要，参加接待的人员在客人住地列队欢送。欢送人员目送客人所乘汽车、火车、飞机启动后，再返回。做好新闻报道工作。常用接待形式及注意事项会见、会谈会议宴请参观会见、会谈会见会谈的程序我方人员应先到会客室；工作人员在门口迎接客人，客人进入会议室后，我方人员应立即起身表示欢迎；如要合影，宜安排在宾主握手后，合影再入座；记者来访一般安排在正式会谈前；会见结束后，将客人送到车前或门口，挥手告别并目送客人离去。注意事项了解会见和会谈的基本情况。包括会见会谈的人员、职务、人数、会见会谈的目的和性质。通知有关人员和部门做好准备。安排好会见（谈）程序。安排好座次。会议会议的主要程序制发会议通知选定会场确定会标、回头标和宣传标语排列会场座次组织发奖等会场布置（大中型会场布置中的要求）会标：一般用红底贴白字的横式布幅制成会徽：悬挂在主席台的天幕中央，形成会议视觉中心标语：醒目，一般不超过13个字旗帜：主席台