办公室主任特训第16章秘书人员的配备.docVIP

第十六章 秘书人员的配备和 使用标准 第一节tc 第一节 秘书人员的配备 为了切实依循秘书工作的客观规律做好秘书工作，除了要继续研究行政管理体制，秘书机构设置、内外环境因素、秘书人员的素质培养、技能提高等方面的问题外，对秘书人员的配备问题进行一些具体而深入的探讨，是非常必要的，也是极其有益的。 根据秘书工作的历史经验，特别是秘书工作发展提出的更高要求，在配备秘书人员中，应当坚持下述原则： 一、适应性原则tc 一、适应性原则 所谓适应性原则，就是根据领导的个性特点，工作习惯来配备秘书。历史和现实都表明，领导因经历、学识、素养、气质的不同，其个性和工作习惯也会有所不同。这就要求，在为领导选配秘书时，必须充分注意到这一点。如果不加考虑地、随便地给领导配上一个不“适应”其个性特点和工作习惯的秘书，就会程度不同地影响领导工作的开展和领导能力的发挥。相对地，也会因此隐没秘书的个性特点。这样，对领导和秘书双方都不利。那么，具体如何根据“适应性”的原则来选配领导的秘书呢？这里，需要把握好两点： 1.要了解领导的个性特点 看其性格是耿直的，豪爽的，还是沉稳的、持重的。 2.要了解领导处理问题的习惯 有些领导处理问题以“单刀直入”见长，遇事当机立断；而有些领导处事则不紧不慢，凡事从长计议，三思而行；还有些领导处理问题擅长随时制宜，相机行事。 对于这些各具特点的领导作风及工作习惯，秘书机构须了如指掌，以便在为领导选配秘书时做到因人制宜，配置得当。 二、职能性原则tc 二、职能性原则 所谓职能性原则，就是按照领导的管理职能要求配备秘书。在一个单位和地区，由于领导分工的不同，其管理职能也不一样。这就是说为领导配备秘书不能套用一个模式。按领导管理职能配备秘书可试用以下几种方法： 1.专业对应法 采用这一方法的要求，是根据领导的管理职能及专业分工情况来选配能适应那些特定条件的秘书。比如，处在行政管理岗位上的领导应具有行政管理专业知识及其技能的秘书；处在经济管理岗位上的领导则应配备具有经济管理专业知识及其专门技能的秘书；而主管科技工作的领导即应配备知晓科技专业知识并能熟练地办理科技事务的秘书等等。这样配备，既有利于领导获得直接的“外脑”效应，也有利于有关秘书履行其专业辅助职能。 2.层级选配法 在领导层中，不仅有管理职能、专业分工的区分，而且有管理权限的区分，这是层级选配法的客观依据。对于处在正职位置上、级别相对高出一格的领导，应考虑选配专业职务、工作经历稍高一点的秘书；对于处在副职位置上、级别相对低一格的领导，可考虑选配专业职务、工作资历稍低一点的秘书。这样选配秘书，一方面是顾及到领导工作的客观需要，另一方面是要切实解决因人施才的问题。 另外，在秘书人员的配置上，秘书部门的层次越高，分工越细，人员编制也相对较多，内部分设负责不同业务的处(科)。层次低一些的秘书部门，内部不设处(科)，只有人员的分工或工作的侧重。层次越高的秘书部门，专业人才越多，不仅要有在行政工作、政治工作、后勤工作组织协调方面具有一定经验的人员，还要有不少能掌握一定现代化技术和业务技能的人才。在工作的侧重点上，层次较高的秘书部门重点是搞好综合协调和对有关工作的指导；层次较低的秘书部门则侧重搞好日常性的实际工作。 这些客观情况，也是有关领导和秘书部门在采用层次选配法配置秘书人员时应当考虑的问题。 总之，配备秘书人员的职能性原则和方法如果把握得好，将有助于解决各取所需，人尽其才的问题。 三、类型性原则tc 三、类型性原则 所谓类型性原则，就是根据领导工作的性质和秘书人员的特长，按照类型来配备秘书。关于这个问题。具体来说就是：重点要配备好智囊型秘书；一般要配备好综合型秘书；适当配备好专才型秘书。 1.重点配备好智囊型秘书 要善于根据领导工作的性质及其特殊需要，专门为主要担负决策职责和研究性任务的领导选配好参谋和助手。 2.一般配备好综合型秘书 在为所有领导配备秘书时，都要确保所配秘书具有素质上、专业技能上的综合性。 3.适当配备好专才型秘书 要能根据秘书工作中的某些专业性很强的岗位选配好具有专门技能的秘书。 这样，既有利于提高专门工作的效率，也有利于提高秘书工作的攻关能力。 tc 第二节tc 第二节 秘书人员的使用 秘书工作是秘书如何为领导服务与领导如何使用秘书这两个方面的对立统一。这里，专门讲一下领导如何正确使用秘书的问题。 考察领导使用秘书的正反经验，领导正确使用秘书，领导者必须具备“三个素养”，掌握“三个原则。” 一、三个素养tc 一、三个素养 1.科学素养 即善于运用马克思主义的基本原理对各项工作进行全面有效的战略思考，思维品格优秀，思想方法正确，洞察力强，知识面广。 2.作风素养 即能为人师表，胸怀宽广，礼贤下士，谦逊严谨，勤勉踏实，敢于承担责任，能以高尚的品德和情操赢得下属