浅谈信息化背景下秘书应具备的素质与能力.docVIP

PAGE PAGE 8 目 录 内容摘要…………………………………………………………1 关键词……………………………………………………………1 前言………………………………………………………………1 一、信息化背景下秘书应具备的素质…………………………1 （一）在信息化背景下审视秘书素质…………………………1 （二）在信息化背景下重构秘书素质…………………………2 （三）在信息化背景下秘书在工作中必须提高的素质………4 二、信息化背景下秘书应具备的能力…………………………4 （一）在信息化背景下秘书应提升创新能力…………………4 （二）信息化背景下秘书在日常工作中应具备的能力………5 参考文献…………………………………………………………7 浅谈信息化背景下秘书应具备的素质与能力 【内容摘要】：信息时代是一个以信息化为特征的激烈竞争的时代，在这样的时代背景下，秘书专业的综合化程度日益提高。这就要求秘书必须提高自身的素质与能力，而这其中，包含着在信息化背景下许多深层次内容的问题，本文从信息化背景下秘书应具备的素质和信息化背景下秘书应具备的能力两个方面，初步探讨了信息化背景下秘书应具备的素质与能力。 【关键词】:信息化;秘书;素质;能力 为了做好信息化背景下的秘书工作，就必须紧跟信息时代发展的步伐，紧紧围绕工作的中心以及重点，树立工作中各种必备的意识，提高自身素质，加强工作能力,不断完善自己，掌握科学的工作方法，付出艰辛的劳动，做好领导的参谋和助手，高效率、快节奏地完成领导交办的各项任务。笔者认为在信息化背景下秘书应具备的素质与能力包括两个方面： 信息化背景下的秘书应具备的素质 随着以计算机为中心的现代办公设备进入办公室，秘书的许多工作，如传统的文本阅读、公文写作、文书处理、文件传递、文档管理与查询等，逐渐被电子文档、计算机语言识别系统、计算机文字处理软件、电子邮件、数据库以及计算机检索系统等数字化、网络化的自动办公系统所取代，而且这些相关技术还在无限量地更新，应用范围也在不断的扩大。面临的文化背景宽了，思维领域广了，知识更新更快了，作为领导的助手，秘书应该以怎样的思维方式和智能水平在这个复杂又富有挑战的环境中，为领导提供优质高效的服务呢？这是每一个当代秘书必须思考的问题。 在信息化背景下审视秘书素质 信息观念滞后，信息素质低下 有些秘书缺乏信息意识，对信息的价值认识不足，对数字化信息表现冷淡；有些秘书一见到数字化设备就发怵，一看到英文就头疼。现代信息技术知识的缺乏导致思想和行为出现障碍，制约了信息观念的更新和信息素质的提高。事实上，无论参谋、咨询、决策，还是管理、协调、督查，今天的秘书工作无一不是以信息为基础的。有的学者甚至认为，“秘书工作就是信息工作”。 思想陈旧固化，缺乏创新意识 不少秘书缺乏创新意识和创新能力，主要表现在：①“写奉命文、办奉命事”的传统观念在头脑中根深蒂固，做起事来唯唯诺诺，战战兢兢，不敢越雷池一步。②“秘书工作被动论”占主导地位，致使一些秘书心安理得地采取被动的工作方式，满足于领导叫干什么就干什么，缺乏积极主动、开拓创新的精神。③惯性思维方式严重束缚了秘书的创新能力，头脑被旧有的条条框框所禁锢，老是跳不出习惯性思维方式的怪圈。信息时代是一个以创新为特征的激烈竞争的时代，在这样的时代背景下，那些因循守旧，无创新能力的人，将会失去立足之地。 知识结构单一，知识储备浅薄 有些秘书还局限于传统的知识结构，随着信息时代的到来，这样的知识储备已经完全不能满足时代的发展和需求，知识更新势在必行。 在信息化背景下重构秘书素质 加强秘书的信息素质 现代秘书的信息素质，是指秘书人员在工作实践中根据组织内处信息环境的发展要求，自觉接受教育训练而逐步形成的，关于信息活动的修养和能力，是一个涵盖广泛的综合性概念。具体说来，主要包括以下五个方面： （1）信息观念。这是指秘书对信息的初步认识，以及在工作实践活动中形成的对信息价值的总体印象。比如，如何看待信息技术，如何认识信息网络的功能，这是衡量信息观念先进与否的一个具体标准。 （2）信息意识。这是指秘书针对信息的知觉、情感、意志等心理品质，具体表现为对信息是否具有特殊的、敏锐的感受力和持久的注意力，简言这，就是对信息的敏感程度。 （3） 信息能力。这是指秘书在从事秘书工作和的实践活动中所应具备的，对信息进行搜集、理解、分析、处理的能力，包括获取信息的能力，选择信息的能力，预测信息的能力，处理信息的能力和运用信息的能力。 （4）信息知识。这是指秘书对信息基本常识的了解，对诸如信息源以及信息检索工具、检索方法等知识的掌握，包括信息文化知识，计算机和信息网络技术常识，以及一定的外语和法律法规知识。 （5） 信息传递。这是指秘书在获取和使用信息过程中应当遵循的伦理规