第六章 文书的整理和归档.ppt

第六章 文书的整理与归档 　　知道文书整理的含义、整理归档的条件范围和质量要求，了解文书整理与归档的重要意义。 　　熟悉文书整理工作的改革的内容和具体要求理解文书整理的原则及文书工作改革的意义，认识和区分文书“件”和“卷”、“案盒”、与“案卷”的区别。 　　掌握文书整理与归档的方法和步骤。 　　掌握分类方案编制要求，会编制文书整理分类。 　　掌握文书系统整理的方法要求，会对案盒内文件进行排列、编号，会填写文件目录、备考表等。 第一节 文书整理归档及意义 一、文书整理归档的含义 文书整理归档是指将处理完毕的、具有一定查考利用价值的、应作为档案保存的文件材料，按照它们在形成过程中的联系，以“件”为单位，进行装订、分类整理，并进行装盒、归档，使之有序化的过程。 （一）归整的文书，必须是办理完毕 　　所谓“办理完毕”，并不是说文书内容所涉及的事情已经全办完，而是指文书处理程序上已经办理完毕。确定各类不同文书的整理归档时间时应把握以下四点： （二）归整的文书，有查考利用价值 　 文书整理不能“有文必档”，没有查考利用价值的文书材料可以不整理归档。 （三）归整文书材料的介质 　　归整文书材料是指各种纸质文件材料，特殊性文书如音像、录音等不属此整理范围。 （四）归整文书的分类整理 归整的文书，必须按照它们在形成过程中的自然联系分类整理。应把有密切联的文件材料以“件”为单位进行分类整理。 （五）归整文书的保管 归整的文书，应进行装盒（即档盒），以便于保管和利用，同时将归整装盒的文书向档案部门进行移交，即归档。 　　文书整理工作长期以来主要是指文书的立卷工作。立卷的方式及文件整理分类的方式主要是采取按“六个特征”进行立卷。 传统的立卷方法的局限性 1、立卷方法繁锁、复杂，主观随意性较大，立卷缺乏的客观标准，归档文件整理工作质量难以得到保证。 2、传统立卷方法下，文件的查找利用已不适应办公自动化的要求，尤其是文档人员专职少、流动性强。 新方法的优越性 《归档文件整理规则》是我国文书档案工作特别是文书整理工作改革的一项重大举措，主要包括以下内容。 归档文件整理十步骤（适用于纸质文书档案） 第一步：确定归档和不归档范围 第二步：分年度 第三步：确定分类法 第四步：划分保管期限 第五步：归档文件的排列（按事由原则进行排列） 第六步：盖归档章及填写其项目 第七步：装订 第八步：编目（归档文件目录） 第九步：装盒 第十步：档案排列上架 新的《规则》以“简化整理，深化检索”为宗旨，即以“件”为单位进行整理，取代以“卷”为单位进行整理。 　 整理的文书以“案盒”取代“案卷”，看起来只是形式问题，实质上具有重要的意义。 第二节 文书整理归档的范围和原则 　　文书整理的范围是指机关在工作中 形成的可以归档的文书材料。 案例分析： 刚参加工作的小王，在对文书进行归档整理时,认为文书整理归档的重点应该是以本机关单位直接产生的文书为主，而上级的批复和下级的请示都不是本机关的文件，因此都不属于归档范围，所以就没有对这些档案进行整理，归档时也没向档案室移交。 问题：你认为小王的做法正确吗？为什么？ 　　文书整理归档的基本原则是：遵循文件形成的客观规律，保持文件之间的有机联系，区分文书的不同价值，便于保管和查找利用。 　　1. 遵循文件形成的客观规律。 文书是机关工作活动的客观、自然的反映。 2. 保持文件之间的有机联系。 机关内部之间联系各个部门，每个机关都有自己的工作职能在整个国家机构的组织体系中处于一定的地位。 　　活动和工作过程中的联系，决定了文件之间自然的、历史的联系。 　　3. 区分文书的不同价值。 　　 4. 便于保管和查找利用。 文书整理的根本目的，是便于保管和利用。所以，文书整理归档时，除了要保持完整、系统外，还要考虑保管和利用的方便。 （二）文书整理归档的质量要求 1. 整理归档的文书应齐全完整。 　　2. 整理归档的文书要符合档案保护的要求，主要指整理归档的文书材料所使用的书写材料、纸张、装订材料等要符合经久、耐用等要求，以利于能够妥善的保管。 　　3. 整理归档的文书材料的保管期限应界定，根据文书档案保管期限的规定，文书的保管期限分为永久、长期、短期三种。 第三节 文书整理归档的方法和步骤 公司文书归档工作程序 　　分类方案类目是指在一年的实际文书没有形成之前，事先根据机关工作活动的规律，在研究机关的工作性质、职权范围、内部组织机构及分工情况的基础上，预测下年度可能形成的文书，按照文书整理的原则