全国NVQ《企业行政管理》.ppt

* 4、综合职能之四是归档保存好有用的记录、资料 举例说明哪些信息应在办公室保存。 下列信息应在办公室保存： （1）有共性的信息。比如职工生病，弹性工作安排和请假的资料，职员的家庭电话号码，家庭地址等。 * 2）专用信息。如：在人事部门工作，你必须保存全部工作人员的记录，包括他们的家庭地址，电话，传真号码，未使用的休假记录，应确保信息在需要时能容易查到，以便迅速回答工作人员或经理的查询。 * 5、综合职能之五是有效地安排各种约会 有效安排约会时，应注意： （1）当有来访电话时，要记下来电的时间，来电人姓名，单位，电话，以及要拜访何人 （2）确认约会并通知双方 （3）将以上情况填入约会记录： * 约定见面的时间 要见的人 来访人单位、地址、电话 来访人时间 来电时间 * 6、综合职能之六是每项工作都支持、强化企业的整体管理 （1）迅速有效地处理电话和接待来访者，使客户和打电话的人对单位有一个良好的印象 （2）迅速分发或回复收到的邮件。安排送快件的人迅速和安全地投递紧急或非常重要的文档 * （3）通过安排会议、会见和旅行来协助管理 （4）准备小册子和广告材料，并用Powerpoint软件为经理准备演示文稿。 （5）使用多媒体技术，组织好演讲展示活动。 （6）准备报告、制作精美的文档并分发给用户、同事和客户。 （7）使用专门的软件准备年终财务报告来配合管理者强化部门管理 * 教学方法： 组织学员进行信息交流模拟实践活动，包括“接受和处理信息”、“传递信息”、“记电话留言”、“回答电话查询”、“保存有用信息”、“安排上司约会”等。 总结讲授 * 案例：列出大型单位与小型单位中行政管理职责的差别。 答：C公司是一家中国大型国有企业，该公司的行政部（实际上就是公司的办公室）是公司的行政管理中心。C公司行政部共设4个分部，其分部名称和职责分别如下： （1）秘书分部：主要职责是：a公司的会议服务工作，包括会议安排、会议记录、会议议定事项的督办工作；b公司领导来访客人的预约、安排，公司领导等；c公司领导日常事务的服务工作；d公司及公司领导重要文件的起草工作；e公司文件传递工作；f公司邮件收发工作及内外文件交换工作。 * 2）管理分部：主要职责是： 负责公司办公用品的订货、采购及验收； 负责公司办公用品的库房管理； 负责办公用品的发放； 负责公司办公设备如传真机、复印机、电话机、饮水机、油印一体机等的订购、使用管理及维修； 负责公司通讯包括电话、传真等费用的结算管理。 * 3）公关分部：主要职责是： 负责公司的对外接待工作，如联系、订火车飞机票、订饭店及食宿安排，及外宾参观、购物的陪同工作； 负责公司的对外广告、与媒休联系进行宣传工作； 负责公司礼品、纪念品的订购、管理及发放工作，发放需要申请人有适当的人员签署意见批准。 * 4）文档分部：主要职责是： 根据规格要求，负责公司文件的打印、装订工作； 负责公司文件、资料的归档、管理工作； 负责公司文档的借阅、查询工作； 负责公司文件保密管理工作。 * 企业办公室职责及内部机构设置大多是大同小异，但具体并不会完全相同，应根据各企业实际及习惯性做法，及企业办公室的一般职责，合理确定办公室职责及内设机构。 A公司是典型的小型单位，其行政管理的主要职责有： （1）人事部负责人员招聘、解聘；负责管理各类外聘专家、培训师的工作；参与组织员工各类培训；负责员工的考勤记录；参与考核工作；负责员工工资保险业务的处理；负责人事档案的管理。 * （2）行政部 负责档案合同公章管理；负责公司各类文件资料的接收、归档管理和发放；负责办公用品的购买、保管和领发；负责办公设备购买、配备、维护；负责公司环境安全和保卫；文秘、接待；负责公司资料发行前的三审；负责公司资料印刷前的排版、校对；负责联系资料印刷、装订；负责公司各类文件、资料的接收和发放。 * 思考题及答案： 1、企业行政管理人员的主要职责是什么？ 2、企业行政管理人员的基本素质是什么？ 3、小型单位办公室的行政管理工作职责是什么？ 4、简述大型单位某个办公室的行政管理工作职责是什么？ 5、大型单位办公室集中化管理的优缺点是什么？ 6、办公室集中化管理中，打印室的任务是什么？ * 7、办公室集中化管理中，办公用品储藏室的任务是什么？ 8、办公室集中化管理中，档案室的任务是什么？ 9、办公室集中化管理中，接待区的工作任务是什么？ 10、以电话、接待、信函为例，行政工作应怎样树立单位的对外形象？ 11、以电话、接待、信函为例，哪些行为有损单位的对外形象？ 12、办公室会收到哪些信息？ * 13、办公室如何处理接收到的信息？ 14、办公室如何保证信息及时、安全、准确的传递？ 15、请制作一份电话留言记录表。 16、接打电话时应做到哪些？ 17、